Een team aansturen en uw werknemers blijven motiveren is niet altijd even gemakkelijk in tijden van telewerk. De vraag luidt dus: “Hoe stuurt u uw teams aan op afstand?” Wij geven u graag enkele tips om uw teams te motiveren en hun moraal op peil te houden.
Telewerken biedt jammer genoeg niet alleen voordelen. Werknemers die zich van alles en iedereen geïsoleerd voelen of die zich verplicht voelen om volledig autonoom te werken, het feit dat u moeilijk toezicht kunt houden … Zodra het moeilijk wordt, loert demotivatie al snel om de hoek.
En hier speelt de manager een belangrijke rol.
In moeilijke situaties een team op afstand aansturen is niet altijd even gemakkelijk. En toch moet iedereen die bij het bedrijf werkt, zich gesteund voelen door de managers, zelfs op afstand. Het is de (zware) taak van de manager om motivatie te bieden, zijn team te stimuleren en een goede groepsdynamiek te behouden. Het is ook aan hem om mensen samen te brengen en aan te moedigen, om de band tussen de teamleden te versterken en de teamspirit te verbeteren.
We geven u graag enkele tips om uw teams te motiveren en er, zelfs op afstand, voor te zorgen dat uw werknemers met een glimlach aan de slag gaan.
Maak een toolbox om uw teams op afstand te motiveren
Om te beginnen, moet de manager een aantal tools verzamelen waarmee hij zijn teams op afstand kan motiveren. We geven u graag enkele tips.
Organiseer vergaderingen op afstand (videoconferenties)
Telewerken is voor velen de norm geworden. Gelukkig bestaan er verschillende softwarepakketten om videoconferenties te organiseren: Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet … Keuze te over. Om uw teams te motiveren en van uw virtuele meeting een succes te maken, kunt u er een specifiek doel aan vasthangen. Laat vergaderingen ook niet langer dan 30 minuten duren. Anders verliezen de deelnemers hun aandacht.
Houd contact via e-mail
Bestook uw teams niet met e-mails, maar stuur af en toe een informele, motiverende e-mail naar uw werknemers. Gebruik hierbij positief en dynamisch taalgebruik. Om de gesprekken wat hartelijker te maken, kunt u gerust een paar smileys toevoegen aan uw bericht. Door een minder formele toon te gebruiken, benadrukt u uw verbondenheid met uw werknemers en kunt u uw teams beter motiveren.
Plan beloningen in
Werknemers zien een beloning als een erkenning voor hun werk. Telewerken mag dus geen belemmering vormen om werknemers die het verdienen daadwerkelijk te belonen. Bonuspunten, een geschenkdoos, premies … Alle middelen zijn goed om uw teams te motiveren en tegelijkertijd hun behoeften te vervullen.
Gebruik een samenwerkingsplatform
Een samenwerkingsplatform is een virtuele werkruimte. Hiermee moderniseert u uw interne communicatie, komen uw werknemers sneller met elkaar in contact en kunt u het werk beter stroomlijnen. Met Slack, WhatsApp of Talkspirit kan uw team bijvoorbeeld op elk moment van de dag communiceren. Het leven is trouwens meer dan werken alleen. Houd dus gerust ook minder formele, vriendschappelijke gesprekken.
Stel collectieve en individuele doelen
Om teams op afstand te motiveren, moet de teamleider hen regelmatig herinneren aan de missie van het bedrijf. De maatschappelijke bestaansreden. Geef dus regelmatig duiding over ieders werk. Stel een actieplan op. Iedere werknemer wil zinvol werk doen. Door zin te geven aan het werk van uw werknemers, geeft u ze de kans om elke dag beter te worden, om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, om te begrijpen waarom ze ’s ochtends vroeg opstaan en zich ten dienste van het bedrijf stellen.
Stel doelen voor het hele team … maar ook individuele doelen. En vertrouw op uw teams. Wees niet bang om te delegeren. Doelen behalen, dat betekent ook dat u uw werknemers helpt om hun verantwoordelijkheid op te nemen.
Wees een manager die dicht bij zijn werknemers staat
Ook op afstand moet een manager dicht bij zijn medewerkers blijven. Door telewerk moet hij soms wel creatief uit de hoek komen. Daartoe steunt hij op twee essentiële pijlers:
- vertrouwen;
- verantwoordelijkheid.
Geef uw teams ook objectieve feedback over hun werk. Uw teams op afstand aansturen, dat betekent ook dat u empathie, nederigheid, vriendelijkheid en assertiviteit aan de dag legt.
Om die vaardigheden te verwerven, doen managers er goed aan om hun emotionele intelligentie verder te ontwikkelen. Wees hartelijk, en geef de voorkeur aan een directe, persoonlijke band. Pak de telefoon. Geef wekelijks updates. Check in bij uw teams. Aan de hand van deze managementstijl stimuleert en motiveert u niet alleen uw teams op afstand, maar waakt u ook over het welzijn op het werk.
Uw team aansturen en begeleiden om te motiveren
Als puntje bij paaltje komt, is de manager de enige die beslissingen neemt. Maar vandaag kennen we ook zoiets als een ‘collaboratief management’. Deze doeltreffende managementstijl vertrekt vanuit het principe dat werknemers bepaalde capaciteiten en werklust hebben, en dat ze betrokken willen worden bij projecten van het bedrijf, dat vervolgens op hen kan vertrouwen. Om uw teams op afstand aan te sturen en te motiveren, kunt u als manager dus vertrouwen op vier pijlers:
- waardering: erken de bijdrage van de werknemer en diens toegevoegde waarde;
- nabijheid: hou snelle, hartelijke en eenvoudige gesprekken met de betrokkenen;
- authenticiteit: geef blijk van oprechtheid en transparantie om het vertrouwen van uw werknemers te versterken;
- zingeving: herinner uw werknemers aan de visie van het bedrijf en motiveer hen aan de hand van het doel (waarom?) in plaats van de activiteit (hoe?).
Beheer conflicten op afstand
Afstand zorgt voor spanning. Telewerken vraagt bovendien om bepaalde werkwijzen. Dat betekent dat bestaande conflicten al snel onder de mat worden geveegd. Zoeken naar een oplossing wordt uitgesteld. Woordenwisselingen binnen een team kunnen tot complexe conflictsituaties leiden. Om de collectieve prestaties te verbeteren, ruzies te sussen en de nodige herkadering door te voeren, moet de manager actief luisteren. Vraag uw werknemers dus om een stapje terug te doen en de ruzie te proberen uit te praten met behulp van bijvoorbeeld geweldloze communicatietechnieken.
Ook een bemiddelaar kan helpen. Door de fysieke afstand hebben bemiddelaars zichzelf opnieuw moeten uitvinden, waardoor ze tegenwoordig ook kunnen bemiddelen via videoconferenties. Afstand hoeft dus gelukkig geen hindernis te zijn. Meer nog, er zitten zelfs voordelen aan. De videoconferentietool bepaalt immers wie als eerste aan het woord komt.
Feliciteer uw werknemers wanneer ze extra gemotiveerd zijn
Een team aansturen, dat betekent ook dat u uw werknemers feliciteert wanneer ze goed werk hebben geleverd. Zo halen uw teams altijd het onderste uit de kan. Motiveer uw teams door de sterke punten van uw werknemers te benadrukken en door steeds positieve feedback te geven. Denk er ook aan om collectieve intelligentie aan te moedigen, om zo ieders vaardigheden te benutten voor de organisatie.
Organiseer een teambuilding op afstand
Nog een laatste idee: denk ook eens aan de groepsdynamiek. Rollenspelen en virtuele spelletjes met meerdere personen kunnen teams dichter bij elkaar brengen. Teambuilding op afstand helpt dan ook de band tussen werknemers te versterken, net zoals bij teams die fysiek samen zijn. Een spelletje is ideaal om de moraal op peil te houden, om uw teams op afstand te motiveren, en om de productiviteit een boost te geven. Maar welke rol speelt de manager dan? Wel, die legt de spelregels uit, creëert een vertrouwensband met zijn werknemers en verdeelt de rollen en taken.
Conclusie
Een team motiveren, daarvoor hebt u specifieke managementtechnieken nodig. Wie ook op afstand een goede manager wil zijn, moet zijn leiderschap verder ontwikkelen, een open communicatiestijl bevorderen en bovenal aanwezig zijn om zijn team goed aan te sturen.
Elke werknemer heeft een manager nodig die dicht bij hem staat. Laat een al te strikte hiërarchie dus achterwege en focus op collaboratief teammanagement. Voor doeltreffend projectbeheer moet u de nodige tools aanschaffen en uw werknemers regelmatig feliciteren. Complimentjes zijn immers van cruciaal belang om uw teams op afstand te motiveren en bij iedereen een lach op het gezicht te toveren.
