Tegenwoordig betekent het managen van een bedrijf en daarmee het moeten overzien van een aantal werknemers, ook het hoofd bieden aan potentiële managementproblemen. Er wordt steeds meer gesproken over werkgerelateerde burn-out of het vinden van betekenis in taken om werknemers in staat te stellen hun motivatie en vaardigheden te ontwikkelen. Maar er bestaat ook een ander probleem dat steeds groter wordt naarmate de jaren verstrijken. Dit is werknemersverzuim. Als werknemer kan dit fenomeen zorgwekkend zijn, omdat het zich lijkt te verspreiden over alle bedrijfssectoren. Volgens de barometer van Gras Savoye Willis Towers Watson is het verzuimpercentage binnen bedrijven aanzienlijk gestegen, van 4,18% naar 5,04% tussen 2019 en 2020. Deze cijfers roepen vragen op over waarom dit allemaal gebeurt. Verzuim wordt inderdaad besproken wanneer een werknemer herhaaldelijk afwezig is op zijn of haar werkplek. Het gaat hier niet om geïsoleerde incidenten. Wat zijn de belangrijkste oorzaken van verzuim en wat kunnen de gevolgen zijn voor het bedrijf? We zullen proberen deze vragen te beantwoorden.
Wat zijn de belangrijkste oorzaken van werknemersverzuim?
Om te begrijpen waarom werknemersverzuim door de jaren heen blijft toenemen, zullen we eerst de belangrijkste oorzaken van deze herhaalde afwezigheden bij werknemers identificeren. Om het beter te begrijpen, kunnen we de oorzaken van verzuim in twee thema’s verdelen: persoonlijke redenen en professionele redenen. In 2019 werd bijvoorbeeld geschat dat 87% van de afwezigheden in bedrijven niet-werkgerelateerd was.
- Persoonlijke oorzaken: Dit zijn over het algemeen de meest voorkomende redenen om het verzuim van een werknemer te verklaren. Het kan gaan om een gecompliceerde gezinssituatie, zoals een moeilijke scheiding of problemen met kinderopvang. Maar vaker hebben persoonlijke redenen betrekking op de gezondheid van de werknemer. Tijdens een zware griepseizoen zijn er natuurlijk meer gevallen. Ten slotte zijn er comfortafwezigheden, die niet gerechtvaardigd worden door een geldige reden. Uiteindelijk zijn dit de moeilijkst te beheren (waarom?).
- Professionele redenen: Hoewel deze minder algemeen zijn, blijven ze belangrijk, omdat ze de werkomgeving kunnen beïnvloeden en dus de verantwoordelijkheid van de manager. Werknemersverzuim kan bijvoorbeeld wijzen op een negatieve sfeer in het dagelijks werk of op intense stress die kan leiden tot een ongunstige of zelfs giftige omgeving. Deze reden kan samenvallen met een gebrek aan professionele voldoening en kan leiden tot een ernstig gezondheidsprobleem. Ook zijn er arbeidsongevallen of zogenaamde beroepsziekten, zoals musculoskeletale aandoeningen (MSA), die in de loop der jaren steeds vaker voorkomen.
De gevolgen voor een bedrijf?
Logischerwijs kunnen herhaalde afwezigheden van één of meerdere werknemers snel een echt probleem worden voor het welzijn van een bedrijf. Of de redenen nu geldig zijn of niet, het probleem blijft hetzelfde en de gevolgen kunnen talrijk zijn voor het bedrijf. Allereerst leiden deze afwezigheden onvermijdelijk tot verstoring en disfunctie binnen het bedrijf. Als een teamlid regelmatig afwezig is, zal de werklast voor andere werknemers logischerwijs toenemen, omdat zij ervoor moeten zorgen dat taken worden voltooid. Deze gevolgen zullen leiden tot andere gevolgen, zoals extra stress voor andere collega’s en een sociale omgeving die snel kan verslechteren. Bovendien kan werknemersverzuim ook leiden tot een afname van de productiviteit en winstgevendheid, evenals tot vertragingen in lopende projecten en taken binnen het bedrijf. Tot slot is het vermeldenswaard dat excessieve afwezigheden financiële implicaties kunnen hebben. De kosten voor het bedrijf kunnen bijzonder hoog zijn als de afwezige werknemer moet worden vervangen.
Hoe werknemersverzuim beperken?
In deze situatie rijst een terechte vraag: kan het percentage werknemersverzuim, dat al enkele jaren gestaag toeneemt in bedrijven, worden gecontroleerd of beperkt? Om dit te bereiken, moet het management worden aangepast door verschillende oplossingen aan te bieden. Zoals we hebben gezien, is de gezondheidstoestand van werknemers een van de belangrijkste oorzaken van hun afwezigheid. Sommige bedrijven voeren daarom vaccinatiebeleid in (bijvoorbeeld voor de griep) en bieden handdesinfectiemiddelen aan om epidemische risico’s zoveel mogelijk te beperken. Andere bedrijven stellen documenten op die als preventieve maatregelen dienen tegen verschillende gezondheidsrisico’s. Deze oplossingen kunnen effectief zijn voor ziektes. Echter, zoals we eerder hebben besproken, heeft de andere helft van de redenen voor afwezigheid betrekking op de werkomgeving. In dat geval, hoe kan dit worden aangepakt en welke oplossingen kan een manager bieden?
Een bron van motivatie zijn voor uw werknemers
We kunnen niet genoeg benadrukken dat werknemersmotivatie een fundamenteel element is van effectief en participatief management. Ongeacht hun positie in het bedrijf, heeft een werknemer ongetwijfeld motivatie nodig, moet hij zien dat zijn inspanningen worden erkend en moet hij zich belangrijk voelen in het bedrijf. Het motiveren van werknemers vermindert ook aanzienlijk comfort-gebaseerd verzuim. Maar hoe kan dit worden versterkt? Sommige bedrijven introduceren aanwezigheidsbonussen om werknemers aan te moedigen om naar het werk te komen, terwijl ze aantrekkelijke loopbaanmogelijkheden bieden om hen gefocust te houden op hun doelen en professionele ambities. Aanwezigheidsbonussen kunnen echter een nadeel hebben, omdat ze duur kunnen zijn voor bedrijven en werknemers met rechtmatige, niet-gesimuleerde afwezigheden kunnen benadelen.
Aandachtig blijven naar werknemers
In dezelfde lijn moet een goede manager absoluut aandacht blijven besteden aan zijn team, met name door evaluaties die het gevoel van verbondenheid van teamleden beoordelen. In de afgelopen jaren is gebrek aan voldoening op het werk een echt probleem geworden dat de effectiviteit en prestaties van een bedrijf kan beïnvloeden. Dit mag dus niet lichtvaardig worden opgevat. Bovendien adviseren we een manager niet alleen naar werknemers te luisteren, maar ook naar werknemersvertegenwoordigers of leden van het Comité voor Gezondheid, Veiligheid en Arbeidsomstandigheden (CHSCT) om problemen binnen de organisatie te verbeteren en de beste oplossingen te vinden. Daarnaast kan het ook nuttig zijn om werknemers regelmatig te laten communiceren met de afdeling Human Resources.
Niettemin standvastig blijven
Natuurlijk moet een goede manager om effectief werknemersverzuim te bestrijden naar zijn werknemers luisteren en hen aanmoedigen om uit te blinken, terwijl hij hen blijft motiveren en ondersteunen. Een hoog percentage verzuim geeft namelijk belangrijke problemen binnen een structuur aan en zal uiteindelijk leiden tot verminderde productiviteit. Een goede manager moet echter ook streng zijn wanneer dat nodig is. In gevallen van comfort-gebaseerd verzuim, dat niet noodzakelijk rechtvaardigbaar is, moet de manager slim en streng zijn om werknemers af te schrikken dit gedrag te vaak te herhalen. Medische follow-ups kunnen effectieve afschrikmiddelen zijn in dergelijke gevallen. Maar als de situatie blijft verslechteren en comfort-gebaseerd verzuim vaker voorkomt, kan beëindiging van het dienstverband worden overwogen. Verzuim vertegenwoordigt werkelijk een aanzienlijke aansprakelijkheid voor een bedrijf. Om deze stap echter goed uit te voeren, moet de manager de verschillende mogelijkheden en wetten grondig begrijpen voordat hij een ontslagprocedure start. Anders kan de werknemer zichzelf goed verdedigen, wat een nog ongemakkelijkere sfeer creëert voor beide betrokken partijen.
Samengevat, verzuim vormt een werkelijke uitdaging binnen een bedrijf. Hoewel er veel manieren zijn om werknemersverzuim te beperken, met name door een dynamische en stimulerende werkomgeving te bevorderen, is nul risico onmogelijk. Als expert in managementtraining ondersteunt onze organisatie, Quality Training, bedrijven door de beste tools te bieden voor effectiever teammanagement.
