Découvrez comment utiliser Outlook comme un véritable assistant personnel pour mieux vous organiser, gérer vos mails et votre temps !
Présentiel / Distanciel ?
Présentiel et distanciel
Niveau
Médium / Avancé
Prérequis
Une connaissance de base d’ Outlook
Public-cible
Toute personne souhaitant gérer efficacement ses mails et son temps
Objectifs
Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de
- Automatiser certaines actions récurrentes
- Gérer leur boîte de réception efficacement
- Donner des priorités à certains mails
- Gérer leurs tâches de manière optimale
Programme détaillé
- Adopter les bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer ?
- Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l’opinion par vote
- Optimiser l’utilisation des options avancées d’Outlook, elles vous feront gagner un temps précieux !
- Utiliser des modèles et les QuickParts pour les messages répétitifs
- Gérer sa boîte de réception
- Méthode BDD – Base de données
- Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer
- Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés
- Gérer ses tâches et priorités avec le dossier tâches: créer des listes, documenter, assigner, faire des suivis…
- Les actions rapides pour gagner du temps
- Gérer de multiples projets (simples) avec le dossier tâches
- Choisir les bonnes catégories pour regrouper ses tâches par projet, sujet, client, type de tâches…
- Visualiser et gérer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle dans le dossier calendrier
- Comment établir des règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas?
- Découvrir tous les trucs et astuces (incluant les raccourcis – clavier les plus utiles)
Durée
1 journée
