Formations gestion des emails sur Outlook

Découvrez comment utiliser Outlook comme un véritable assistant personnel pour mieux vous organiser, gérer vos mails et votre temps !

Présentiel / Distanciel ?

Présentiel et distanciel

Niveau

Médium / Avancé

Prérequis

Une connaissance de base d’ Outlook

Public-cible

Toute personne souhaitant gérer efficacement ses mails et son temps

Objectifs

Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de

• Automatiser certaines actions récurrentes
• Gérer leur boîte de réception efficacement
• Donner des priorités à certains mails
• Gérer leurs tâches de manière optimale

Programme détaillé

• Adopter les bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer ?
• Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l’opinion par vote
• Optimiser l’utilisation des options avancées d’Outlook, elles vous feront gagner un temps précieux !
• Utiliser des modèles et les QuickParts pour les messages répétitifs
• Gérer sa boîte de réception
• Méthode BDD – Base de données
• Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer
• Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés
• Gérer ses tâches et priorités avec le dossier tâches: créer des listes, documenter, assigner, faire des suivis…
• Les actions rapides pour gagner du temps
• Gérer de multiples projets (simples) avec le dossier tâches
• Choisir les bonnes catégories pour regrouper ses tâches par projet, sujet, client, type de tâches…
• Visualiser et gérer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle dans le dossier calendrier
• Comment établir des règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas?
• Découvrir tous les trucs et astuces (incluant les raccourcis – clavier les plus utiles)

Durée

1 journée