L’intérêt de former ses employés à l’utilisation des fonctions avancées d’Excel pour une entreprise ?
Devenu très rapidement un outil tout simplement incontournable en matière de bureautique, Microsoft Excel permet de créer des tableurs complexes, mais aussi d’intégrer de nombreuses fonctions. Pour la gestion d’une entreprise, ces fonctionnalités comprennent de nombreux intérêts :
- Une entreprise qui sait exploiter les principales commandes d’Excel, y compris les plus complexes, aura un avantage certain sur ses concurrents. En effet, l’outil va permettre à la société de créer des tableaux croisés dynamiques, de maîtriser les nombreuses fonctions ou encore de valider des données précises.
- Les fonctions avancées sur Excel permettent de gagner du temps en transformant les données pour mieux les analyser et les exploiter, notamment à l’aide du module Audit. Il sera aussi possible d’automatiser certaines tâches.
- En maîtrisant les différentes fonctions avancées sur Excel, vous allez également réussir à filtrer des données pertinentes et à créer des tableaux de bord permettant le suivi, l’analyse ou le reporting de données précises.
Découvrez les fonctions avancées d’ Excel!
Présentiel / Distanciel ?
Présentiel et distanciel
Niveau
Medium
Prérequis
Une connaissance des formules et fonctions de base d’ Excel
Public-cible
Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées et imbriquées les plus populaires d’Excel
Objectifs
Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de
- Maîtriser les fonctions de recherche
- Maîtriser les fonctions imbriquées dans une formule
- Maîtriser les fonctions liées aux chaînes de caractère (Texte)
- Utiliser les zones de noms pour gagner en efficacité
- Analyser une formule grâce à l’Audit
Programme détaillé de la formation Excel – fonctions avancées
- Utiliser le gestionnaire de noms pour gagner du temps
- Créer un nom de référence
- Atteindre un élément nommé
- Modifier et supprimer une plage nommée
- Utiliser un nom de référence dans une formule
- Utiliser les fonctions de recherche
- RECHERCHEH – RECHERCHEV – RECHERCHEX
- Imbriquer ces fonctions avec INDEX et EQUIV
- Maîtriser les fonctions conditionnelles simples et avec conditions multiples
- SI
- ET
- OU
- SIERREUR
- …
- Travailler avec les caractères et les textes
- MAJUSCULE
- MINUSCULE
- NOMPROPRE
- CONCATENER
- CONVERTIR
- …
- Analyser les formules grâce à l’Audit et repérer les antécédents et les éléments dépendants de ces formules
- Trucs et astuces
Durée
1 journée
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Les points abordés lors de la formation Excel – fonctions avancées
Durant une journée, les experts de notre organisme Quality Training vont vous accompagner pour maîtriser les principales fonctions de recherche mais également pour vous apprendre à analyser une formule grâce à un audit particulièrement minutieux, permettant ainsi à votre entreprise d’être encore plus performante sur la durée.
Utiliser le gestionnaire de noms
L’un des principaux aspects à connaître pour évoluer sereinement sur un logiciel aussi complexe que Microsoft Excel est l’onglet que l’on appelle le gestionnaire de noms. En effet, cette boîte de dialogue permet de rendre vos formules nettement plus compréhensibles et plus gérables en leur attribuant un nom précis. Vous pourrez, par ce biais, donner un nom de référence à une plage de cellules, à une fonction, une constante ou encore un tableau. Régulièrement, vous pourrez mettre à jour votre classeur, afin que votre gestionnaire corresponde à l’essentiel de votre travail et à l’ensemble de vos tâches. Un module incontournable pour ne pas être perdu sur le logiciel et accéder à vos formules en un seul clic.
Utiliser les fonctions de recherche
Pour bien comprendre l’intérêt des fonctions et en maîtriser certaines des plus importantes, nous allons axer notre formation sur les fonctions de recherche. Des fonctions très utilisées en entreprise. Par exemple, la fonction RECHERCHEH correspond au fait d’effectuer une recherche sur un tableau à l’horizontal, tandis qu’à l’inverse la fonction RECHERCHEV va vous permettre d’effectuer une autre recherche, mais cette fois, à la verticale. La fonction RECHERCHEX, elle, va aider l’utilisateur à rechercher une valeur précise dans un tableau puis de retourner la valeur correspondant à sa colonne. Un focus sera également fait pour comprendre comment imbriquer ces fonctions avec INDEX ET EQUIV.
Maîtriser les fonctions conditionnelles
Un autre type de fonctions à maîtriser sur le logiciel Microsoft Excel sont les formules conditionnelles bien évidemment. Par définition, ces formules sont un test logique des données de votre tableau, cela à l’aide de la fameuse fonction SI. En plus clair, cela va vous permettre de créer un argument logique “si ceci, alors cela”. Les formules conditionnelles sur Excel sont particulièrement simples, mais elles présentent un grand avantage tant celles-ci seront utilisées au quotidien afin de simplifier l’ensemble de vos tâches. Un large focus sera donc mis sur les fonctions conditionnelles les plus basiques comme : SI, ET, OU, SIERREUR, etc.
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Travailler avec les caractères et les textes
Une autre section de formules à connaître sur l’environnement Excel est celle correspondant aux caractères et aux textes. Prenons plusieurs exemples concrets avec la fonction CONCATENER, permettant d’assembler plusieurs chaînes de caractères. Nous parlerons également de la fonction MAJUSCULE qui, comme son nom l’indique, permettra de convertir un texte en majuscules sur Excel. La fonction MINUSCULE fera exactement l’inverse. Enfin, la fonction NBCAR va tout simplement permettre de compter le nombre de caractères présents dans une chaîne de texte, les espaces compris. Tous ces exemples seront vus durant cette session pour vous rendre autonomes sur l’interface.
Apprendre à analyser les formules
En outre, le logiciel met à votre disposition l’outil Audit. Ce dernier va vous aider à repérer facilement les dépendances entre les cellules et à déterminer la cause d’un problème dans le modèle. L’audit sur Excel fonctionne en créant des traceurs, avec des flèches pointant vers les cellules impliquées dans une formule précise. Ces derniers vont alors rechercher trois types de cellules : les précédents, les dépendants et les erreurs. Cette analyse minutieuse va vous permettre de repérer tous les antécédents afin d’avancer dans la bonne direction.
Les trucs et astuces à ne pas oublier
Enfin, la dernière étape de votre apprentissage sur Microsoft Excel va être d’assimiler certains trucs et astuces afin de ne pas perdre de temps lors de votre quotidien professionnel, et surtout de gagner en efficacité. Aussi, nos formateurs vous accompagneront dans la découverte de nombreux raccourcis-clavier.
