Découvrez comment faire parler vos données grâce aux tableaux croisés dynamiques !

Présentiel / Distanciel ?

Présentiel et distanciel

Niveau

Medium

Prérequis

Une connaissance de base d’ Excel

Public-cible

Toute personne souhaitant synthétiser des données en Excel, effectuer des calculs sur ces données et créer des rapports professionnels.

Objectifs

Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de

  • Construire une base de données exploitable
  • Créer et modifier un tableau croisé dynamique
  • Effectuer de multiples calculs
  • Créer des rapports professionnel

 

Programme détaillé

  • Qu’est ce qu’une base de données exploitable?
  • Rapport de tableau croisé dynamique : création d’un rapport, sélectionner des données, actualiser des données, filtrer des données, suppression d’un rapport.
  • Edition d’un tableau croisé dynamique : dissocier un tableau croisé dynamique, ajouter des champs, supprimer des champs, personnaliser un champ de tableau croisé dynamique, champs et éléments de calcul, formules.
  • Mise en forme d’un tableau croisé dynamique : modifier la mise en forme, afficher ou masquer les totaux finaux, grouper et dissocier, trier, 10 premiers éléments.
  • Edition d’un tableau croisé dynamique : méthode avancée de traitement des champs et des éléments, formules.
  • Mise en forme d’un tableau croisé dynamique : mise en forme avancée.
  • Graphiques croisés dynamiques : terminologie, affichage de données, différences entre rapports de graphiques croisés dynamiques et rapports ordinaires, graphiques non interactifs, création d’un rapport de graphique croisé dynamique.
  • Options intéressantes.
  • Trucs et astuces

 

Durée

1 journée

 

Que sont les tableaux croisés dynamiques sur Excel ?

 

L’une des fonctionnalités les plus puissantes et surtout l’une des plus utilisées en entreprise sur le logiciel Excel reste la possibilité de créer des tableaux croisés dynamiques. Cette commande est un outil particulièrement intuitif qui va vous permettre de générer un tableau de synthèse à partir d’une base de données brute. Les tableaux croisés dynamiques vont alors regrouper des données selon un ou plusieurs critères. La plupart du temps, ces données peuvent être affichées sous la forme de sommes ou de moyennes. Avoir recours à cette commande va également permettre d’avoir une base de données beaucoup plus fluide, simple à lire et à comprendre.

 

La formation de Quality Training sur les tableaux croisés dynamiques

 

Très utilisé dans de nombreux secteurs d’activité, il est désormais indispensable de savoir bien utiliser le logiciel Excel, l’une des interfaces phares de la suite Office. Celui-ci propose de nombreuses fonctionnalités, qui vont être étudiées lors d’une formation avec Quality Training. Calcul numérique, représentation graphique, analyse des données ou construction de tableaux croisés dynamiques, nous sommes présents pour vous accompagner, que vous soyez dirigeant d’entreprise ou salarié. Certifiée Qfor, notre formation vous permettra d’acquérir de nouvelles compétences, utiles à votre évolution dans un environnement en constante mutation. À distance ou en dans vos locaux, notre équipe se montre présente pour vous délivrer toutes les clés pour une utilisation adaptée de Microsoft Excel !

 

 

Image de l'interface excel

 

Les points abordés lors de la formation

 

Tout au long de cette formation pour apprendre à maîtriser les fondamentaux de Microsoft Excel, nous allons voir ensemble quelques fonctionnalités indispensables du logiciel : apprendre à se servir des tableaux croisés dynamiques et comment s’en servir à bon escient, savoir gérer les champs sur Excel ou encore apprendre à créer des graphiques croisés dynamiques ainsi que des rapports. Notre organisme de formation vous accompagnera afin de vous rendre encore plus productif dans votre environnement professionnel.

 

Comment fonctionnent les tableaux croisés dynamiques ?

Fonctionnalité d’Excel particulièrement convoitée en entreprise, voyons ensemble ce qu’est un tableau croisé dynamique et surtout à quel moment il peut être judicieux d’utiliser cette fonctionnalité.

 

Qu’est-ce qu’un enregistrement et un tableau croisé dynamique ?

On appelle un enregistrement ou une fiche une ligne de votre base de données. Cette ligne peut comprendre différentes valeurs, que celles-ci soient numériques ou alphanumériques. On va s’appuyer là-dessus pour construire une base de données fiable et cohérente.

 

Une fois votre base de données élaborée, nous allons pouvoir passer à l’étape suivante et ainsi, découvrir la fonction des tableaux croisés dynamiques. Cette commande implique de mettre en place des filtres que nous allons appliquer à une base de données, permettant ainsi de faire des sommations de résultats. Votre tableau croisé dynamique va regrouper de nombreuses données, selon un ou plusieurs critères.

 

Quand créer un tableau croisé dynamique ?

Afin de créer un tableau croisé dynamique, vous devez en amont vous assurer que vous bénéficiez d’une bonne source de données, qui est généralement la feuille de calcul de base sur Excel. La fonction des tableaux croisés dynamiques va vous permettre de calculer, de synthétiser et d’analyser les données, pour établir des comparaisons, des motifs ou des tendances par rapport à votre source de données initiale. Selon le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, choisir d’apprendre à utiliser cette fonction peut se révéler particulièrement pertinent au quotidien dans votre vie professionnelle.

 

L’édition de tableaux croisés dynamiques

 

Durant cette formation aux côtés des experts de notre organisme Quality Training, vous apprendrez à gérer la notion et la création des tableaux croisés dynamiques, mais pas seulement. Nous allons également voir ensemble comment réaliser des modifications une fois votre tri des données fait. Concrètement, vous apprendrez à :

  • Réaliser des mises en formes de tableaux croisés dynamiques. Vous pourrez par exemple adapter le design et changer la forme de votre tableau, modifier la disposition des champs, des colonnes ou des lignes, ainsi que modifier l’affichage des éléments et des étiquettes sans données. La fonctionnalité offre énormément de perspectives, que nous allons étudier ensemble.
  • Grâce à l’option des filtres, vous allez également pouvoir, en seulement quelques clics, masquer les éléments que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre base de données.
  • Si les filtres vont vous permettre de masquer certains éléments de votre tableau et d’afficher seulement ce que vous souhaitez voir apparaître, selon des critères précis, la fonction Tri est présente pour mettre de l’ordre dans vos données. Vous pourrez par exemple classer les éléments de vos rangées par ordre croissant ou décroissant selon vos besoins.

 

Que sont les champs ?

 

Sur Excel, on appelle les champs une zone de votre fichier qui permet de raccourcir une formule précise allant chercher des informations sur une autre feuille de style. Leur utilisation est bien sûr très pratique pour l’utilisation des formules, mais pas seulement. Lors de la conception d’un tableau croisé dynamique, vous allez pouvoir ajouter ou réorganiser les différents champs de votre fichier. La liste des champs doit s’afficher dès le moment où vous allez cliquer sur n’importe quelle cellule de votre tableau croisé dynamique.

 

Les étiquettes de colonnes et les étiquettes de lignes

Après la création de votre tableau croisé dynamique sur Excel, vous allez pouvoir remarquer que des étiquettes de ligne vont être répertoriées sur une seule colonne. Cependant, comme nous avons pu le voir, la fonction d’Excel permet d’adapter sa mise en page selon les attentes de chaque utilisateur. Vous allez donc pouvoir en seulement quelques clics définir comment vous souhaitez voir apparaître les étiquettes sur votre tableau.

 

Les filtres de rapport

Le principal intérêt dans la conception de tableaux croisés dynamiques est de prendre des jeux de données pour en créer des résumés détaillés. Cependant, si vous souhaitez bénéficier de plus de flexibilité dans vos données, il existe plusieurs méthodes de filtrages dans les rapports de données. Comme vous allez pouvoir l’étudier lors de votre formation avec Quality Training, vous avez la possibilité de filtrer des données dans un tableau croisé dynamique avec un slicer ou bien de le faire de façon manuelle.

 

Les valeurs des champs

Sur le logiciel Excel, vous allez pouvoir utiliser la valeur des champs pour extraire différentes données. Cette fonction, qui va être très souvent utilisée, vous permettra de créer des calculs conditionnels basés sur des types de données liés. Les champs dont nous voulons afficher les totaux seront affichés dans cette section. À l’image des rangées et des colonnes, les champs sont une fonction à maîtriser absolument pour avoir une utilisation pratique et professionnelle du logiciel.

 

Image d'un ordinateur et de la formation excel

Les graphiques croisés dynamiques

 

Lorsque vous souhaitez avoir une vue d’ensemble de vos données, la solution la plus immédiate reste la création d’un tableau croisé dynamique sur Excel. Cette technique va vous permettre de résumer l’ensemble de votre problématique, mais il existe une solution peut-être encore plus parlante : les graphiques croisés dynamiques permettant d’ajouter des visuels à vos données. Nous allons donc voir l’avantage de cette fonction et comment créer des rapports de graphiques croisés dynamiques.

 

La terminologie des graphiques croisés dynamiques

La création d’un graphique sur Excel n’a rien de très compliqué. Cependant, la notion est davantage complexe, car l’on parle ici d’un graphique croisé dynamique. En effet, cette notion vous offre une foule de possibilités, notamment le fait de gérer les hiérarchies ou d’établir des filtres dynamiques grâce aux segments. Par ailleurs, par rapport à un graphique plus classique, vous allez tout de suite observer que lors de la création de cet outil, vous allez voir apparaître divers boutons, comme les champs correspondant à ceux d’un tableau croisé dynamique. Vous allez pouvoir également filtrer les données que vous souhaitez voir apparaître sur votre graphique.

 

Les différences entre les graphiques croisés dynamiques et les graphiques ordinaires

La création d’un graphique, en complément ou à la place d’un tableau croisé dynamique, va vous permettre de voir les comparaisons et les tendances de données d’une façon plus visuelle. Toutefois, afin d’en comprendre toutes les nuances et les différences de fonctionnement de ces outils, votre formation va accorder une grande place à un atelier pratique pour étudier les graphiques croisés dynamiques et les graphiques ordinaires.

 

Les graphiques non interactifs

Souvent, lorsque vous décidez de présenter un graphique sur Excel, vous êtes face à un problème. Vous êtes confronté à énormément de données dont l’analyse peut être compliquée. Le graphique pourra alors sembler plutôt chaotique et difficile à lire. Vous allez pouvoir choisir de créer un graphique non interactif ou interactif, en choisissant par exemple un produit en particulier pour analyser ses performances et donc lancer une analyse.

 

Créer des rapports de graphiques croisés dynamiques

Il faut savoir que pour créer un graphique croisé dynamique, vous pouvez également vous servir d’une source externe, et pas forcément d’une source de données établie sur votre fichier Excel. La fonction vous propose une foule de possibilités : modification de vos données, tri, mise en forme, création de nouveaux rapports, etc.

 

Comment créer des rapports de tableaux croisés dynamiques ?

 

La fonction des rapports est particulièrement intéressante sur Excel, car elle vous permet de faire face à n’importe quelle situation. En effet, imaginons que vous devez, mensuellement, faire des analyses de données, mais avec des valeurs différentes. Il serait contraignant de refaire un nouveau tableau chaque mois. Pour éviter cela, on retrouve sur l’interface l’option “Afficher les filtres de rapports”. Cette commande va vous permettre de décider quelles sont les données que vous souhaitez afficher sur votre tableau. Mais aussi d’actualiser vos données, d’en supprimer ou bien sûr de les filtrer. Ceci étant le but principal des rapports. Tous ces éléments vont être abordés lors de votre formation Excel avec notre organisme Quality Training. Notre objectif est que vous puissiez rapidement comprendre le fonctionnement du logiciel et des tableaux croisés dynamiques afin d’acquérir de nouvelles compétences pour vos tâches quotidiennes. Interface indispensable de la Suite Office, Microsoft Excel reste un logiciel plutôt complexe, mais lorsque l’on en saisit toutes les nuances, vous allez pouvoir grandement gagner du temps dans vos tâches quotidiennes. Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner durant toute la durée de la formation, que celle-ci se déroule à distance ou au sein de vos locaux.

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    Extrait de l' audit Qfor

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