Le temps c’est de l’argent. Cette expression souvent entendue prend tout son sens dans le milieu professionnel. Pour les entreprises et les organisations, améliorer sa gestion du temps est synonyme d’accroître sa productivité et donc de proposer davantage de produits ou services en consommant moins de ressources. Une gestion optimisée des temps de projets permet aussi de donner une image de sérieux et de professionnalisme par un respect des délais et des engagements.
Les méthodes et logiciels de gestion du temps professionnel se multiplient et sont recherchés par les managers, chefs de projets et même les salariés souhaitant faire évoluer leur carrière professionnelle. Découvrez dans cet article les outils les plus efficaces pour améliorer votre gestion du temps et comment les mettre en place avec Quality Training.
Améliorez la gestion de votre temps et gagnez en productivité
Les liens entre gestion du temps et productivité
Lorsqu’on évoque l’amélioration de la gestion du temps professionnel, on l’associe immédiatement à des gains de productivité. En effet, optimiser les temps de travail en entreprise permet :
- d’identifier les actions trop chronophages et de les réorganiser ou de les supprimer ;
- de mieux chiffrer les délais de réalisation d’un projet en évitant ainsi de devoir gérer les retards et incidents liés à une mauvaise gestion du temps ;
- de pouvoir mener à bien plusieurs tâches ou missions en simultanées ou, à l’inverse, de se concentrer sur un objectif prioritaire ;
- de favoriser la communication en entreprise grâce aux logiciels partagés de gestion du temps ;
- de diminuer les temps improductifs et de planifier de réels moments de pause et d’échange aux moments opportuns ;
- de redistribuer les heures économisées sur d’autres activités stratégiques comme la communication, la formation, la recherche ou l’innovation.
Tous ces avantages permettent aux entreprises de rationaliser les processus de travail et les ressources humaines et technologiques qui y sont associées, ce qui augmente automatiquement leur productivité. Mais cette optimisation du temps de travail a également des retombées positives sur les différents services ainsi que sur les collaborateurs d’une entreprise.
Améliorer sa gestion du temps pour favoriser l’engagement des collaborateurs
Près de 92 % des salariés estiment que l’équilibre des temps consacrés à la vie personnelle et à la vie professionnelle est un sujet majeur et fait partie des critères de choix lors d’une prise de poste (source ?). En parallèle, 60 % des salariés interrogés estiment que leur entreprise ne les aide pas à équilibrer ces temps de vie et que la mauvaise gestion du temps pèse sur leur moral et leur motivation.(Source ?)
Afin d’éviter le turnover de leurs salariés et de favoriser leur attractivité pour recruter de nouveaux talents, de nombreuses organisations cherchent ainsi à optimiser leur gestion du temps.
De plus, une bonne gestion du temps au sein de l’entreprise aide les équipes à rester centré sur leur priorité et à avoir plus de visibilité sur l’avancement d’un projet ce qui favorise leur motivation. Enfin, les outils de gestion du temps permettent d’identifier plus rapidement les salariés en surcharge d’activités et ceux qui rencontrent des difficultés. Ce bien-être au travail des salariés soutient aussi la productivité de l’entreprise.
Optimiser son temps pour développer ses relations extérieures et sa communication
Un bon suivi et une gestion du temps sont les piliers d’une relation de confiance avec les différents partenaires de l’entreprise. Pour un client, faire appel à une organisation qui gère efficacement son temps est la garantie d’avoir un service de qualité professionnelle avec un respect des délais et des engagements. L’optimisation du temps professionnel devient ainsi un argument commercial et un atout marketing puisque vos clients peuvent attester de votre sérieux.
Afficher une organisation du temps optimal est aussi un excellent moyen de favoriser le travail en collaboration avec d’autres groupes, fournisseurs ou de convaincre d’éventuels actionnaires. Avec le suivi du temps, il est facile de créer des rapports des heures prestées, du rendement, des délais et au final de l’état de santé global de l’activité.
8 outils de planification et de gestion du temps
L’optimisation de la gestion du temps comporte donc de multiples avantages pour tous les services d’une entreprise ou d’une organisation. Cependant, pour en tirer parti, il est indispensable d’utiliser les bons supports de planification et de suivi des temps de travail. Voici une liste des 8 outils les plus efficaces pour la gestion du temps professionnel.
1. Wrike, le logiciel de gestion de projet professionnel et gratuit
Wrike est une plateforme polyvalente de gestion de projet et de collaboration en ligne qui permet aux équipes de travailler rapidement et efficacement. Pour cela, Wrike offre plusieurs outils pour :
- simplifier la planification de projets comme des diagrammes de Gantt et planning d’équipes partagés ;
- centraliser la communication avec notamment les tableaux de bord ;
- rationaliser le flux de travail, y compris à distance avec le suivi de productivité, l’automatisation des tâches, la génération de rapports, etc.).
Wrike permet de visualiser facilement le statut de tous les projets de vos équipes avec des rapports en temps réel. Grâce à sa flexibilité et à sa modularité, il est adapté aussi bien aux start-up qu’aux grands groupes internationaux et s’intègre dans les méthodes Agile et les stratégies marketing.
2. Asana, l’incontournable gestionnaire de communication d’équipe
Asana est l’une des solutions de gestion de projet les plus populaires. Le logiciel prend la forme d’un tableau de bord collaboratif qui permet de rationaliser et de simplifier la communication entre les membres d’une équipe et ainsi d’améliorer la gestion du temps et des priorités lors des échanges.
De plus, Asana facilite la gestion de projet en offrant la possibilité de diviser une activité en tâches puis sous-tâches et de répertorier les étapes pour les mener à bien. Vous pouvez ensuite :
- attribuer des tâches à des personnes spécifiques pour que tout le monde sache qui travaille sur quoi ;
- créer des règles pour automatiser ce processus d’attribution des tâches ;
- regrouper les tâches en sections pour les organiser ;
- ajouter des dépendances de tâches pour spécifier si certaines doivent être terminées avant que d’autres ne commencent ;
- définir des dates de début et de fin qui peuvent aussi inclure des échéances intermédiaires ;
- afficher les tâches chronologiquement pour que tout le monde visualise l’avancée globale du projet.
Enfin, Asana est conçu comme un système de gestion de contenu (CMS) ce qui le rend totalement personnalisable en fonction de l’activité, de l’entreprise et de ses objectifs et délais. Le logiciel peut notamment être intégré à des centaines d’autres applications utilisées par les professionnels comme Google Drive et Outlook.
3. Evernote, le meilleur outil de prise de note
Evernote est une application de prise de notes conçue pour collecter et organiser du texte, des images, mais aussi des vidéos et même des enregistrements audio.
Il est très populaire parmi les professionnels en raison de sa facilité de prise en main, mais aussi de ses fonctionnalités pratiques qui permettent d’améliorer la gestion du temps. L’outil propose :
- un système de carnets virtuels pour organiser vos notes par thème, activité, date ou équipe concernée par exemple ;
- une interface graphique de style blog, pour les notes, ce qui donne la possibilité de formater du texte, d’insérer des images ou de rajouter des blocs de commentaires ou de code ;
- un système de balises fonctionnant comme des hashtags pour catégoriser et retrouver rapidement les notes traitant d’un même sujet ;
- une extension de navigateur Evernote Web Clipper pour copier le contenu Web directement sur votre ordinateur.
4. Microsoft ToDo, la to do list pour les professionnels
Microsoft ToDo est un outil de gestion de listes de tâches en équipe disponible en ligne et très simple à utiliser. Vous avez juste à “taper” le nom et la description d’une tâche à réaliser. Elle sera automatiquement sauvegardée et vous pourrez la partager instantanément avec votre équipe. Vous pouvez aussi catégoriser les tâches par thème, les prioriser, les planifier en un clic.
De plus, Microsoft ToDo est un service basé sur le cloud, ce qui signifie que toutes vos notes se synchronisent automatiquement même si vous utilisez différents équipements. Vous pouvez aussi rédiger vos notes en déplacement ou hors ligne, toutes les tâches et modifications seront synchronisées dès que vous serez de nouveau connecté à Internet.
5. Dashlane, l’outil de gestion de mot de passe
Dashlane est avant tout une solution de gestion de mot de passe et une application de portefeuille numérique multiplateforme. Quel est le rapport avec la gestion du temps en entreprise ? C’est simple, avec Dashlane vous n’avez plus besoin d’entrer à chaque fois vos identifiants de connexion ou à retrouver vos différents mots de passe, l’application s’en occupe pour vous !
Avec Dashlane vous n’avez plus qu’un seul mot de passe à retenir pour vous connecter à tous vos comptes et applications, personnels ou partagés.
En bonus, Dashlane renforce la sécurité grâce notamment à des outils de vérification de l’intégrité des mots de passe ou à des générateurs d’identifiants sécurisés.
6. Trello, la méthode Kanban revisitée
Trello est une solution de gestion de projet disponible en ligne et inspirée de la méthode Kanban. L’outil propose une interface visuelle faite de planches (colonnes) où des cartes, représentant les tâches, peuvent être glissées ou déplacées, par exemple depuis une planche « à faire » jusqu’à la planche « terminée ».
Les cartes peuvent intégrer des liens, des images et des étiquettes pour les classer par thème. Elles comprennent aussi un système de vote, de nombre de vues et une zone de commentaires qui font aussi de Trello un excellent outil pour la collaboration et communication d’équipe.
7.Zoom
Zoom est d’abord un logiciel de visioconférence très populaire en entreprise. Mais c’est également un excellent support pour gagner du temps. En effet, avec ce logiciel vous pouvez organiser une réunion de service, un point informel ou simplement un échange en tête-à-tête avec un collaborateur en quelques clics.
Plus besoin de réserver une salle, de demander aux équipes de se déplacer, de prévoir des équipements ou encore de chercher ses collaborateurs dans les différents services puisqu’en un simple clic, tous les participants, même ceux en télétravail ou en déplacement, peuvent se réunir dans une salle de réunion virtuelle.
Zoom intègre également des outils collaboratifs comme des partages de fichier, de documents, des systèmes d’annotation et une messagerie instantanée qui permettent d’organiser simplement des ateliers brainstorming ou de réfléchir à de nouvelles idées pour améliorer la gestion et la réalisation d’un projet.
8. Google Drive
Google Drive n’est pas non plus dans sa conception un outil de gestion du temps. Cependant, il permet à l’ensemble des services d’une entreprise de collaborer et de communiquer simplement ce qui favorise la productivité !
Avec Google Drive, tous les salariés d’une entreprise peuvent créer, modifier et partager des documents Word, Excel, Forms, PowerPoint et même PDF. Chaque collaborateur peut visualiser les modifications apportées à un document par d’autres personnes à mesure de leur saisie, échanger grâce au chat intégré ou intégrer des questions et commentaires au fichier.
Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées dans le cloud et disponibles depuis un simple navigateur Web. Pour renforcer la sécurité, le propriétaire d’un document peut définir des droits d’accès (lecteur, éditeur, commentateur) pour les autres membres de son équipe.
Quality Training vous accompagne pour apprendre à optimiser votre gestion du temps
Les outils cités précédemment peuvent vous aider à gagner rapidement du temps dans votre entreprise et ainsi améliorer votre productivité. Cependant, ces logiciels proposent de nombreuses fonctionnalités et leur prise en main peut s’avérer longue et fastidieuse. De même, il est parfois compliqué d’arriver à déterminer quels outils de gestion du temps sont adaptés à sa structure et à son activité. Lorsqu’on souhaite gagner du temps, en perdre à choisir et à former ses salariés à un outil devient vite contre-productif !
C’est pourquoi chez Quality Training, nous proposons des formations courtes et modulables pour vous aider à maîtriser rapidement les outils et surtout les fonctionnalités dont vous avez spécifiquement besoin.
Nos experts en bureautique et solutions professionnelles peuvent vous former à Trello, Microsoft ToDo, Google Drive, Zoom et tous les autres logiciels que vous souhaitez intégrer à votre organisation.
Pour vous faire gagner encore davantage de temps, nos formations professionnelles sont également disponibles en ligne sous forme de classes virtuelles et webinaires interactifs. Si vous le préférez, nos formateurs peuvent intervenir directement dans vos locaux ou vous pouvez venir découvrir comment améliorer la gestion du temps professionnel dans nos salles de cours à Bruxelles.
Vous n’arrivez pas à faire votre choix parmi ces différents outils de planification et de gestion du temps ? Contactez notre équipe d’experts. Après une étude gratuite et approfondie de vos besoins, nous vous proposerons une formation en gestion du temps personnalisée !
