De nos jours, les entreprises doivent faire preuve d’adaptation pour faire face aux nombreux changements et s’adapter au mieux aux conditions de travail du marché. Ceci est d’autant plus vrai depuis le développement croissant du télétravail en 2020, lors de la crise sanitaire de la covid-19 et du confinement qui s’est suivi.
Il se trouve que depuis, les entreprises ont de plus en plus recours à des équipes dispersées géographiquement, rendant la collaboration physique très rare, voire impossible. Pour répondre à cela, la solution la plus adaptée se trouve dans les outils de travail collaboratifs. De même, pour répondre à des besoins de synchronisation et de centralisation des données et pour que chaque collaborateur puisse accéder aux mêmes informations que le reste de l’entreprise, des clouds tels que Google Drive se sont rapidement démocratisés.
Google Drive est une plateforme déjà largement utilisée par les entreprises pour pouvoir stocker des fichiers et y accéder depuis n’importe où, mais également afin de pouvoir travailler de manière collaborative en temps réel avec d’autres membres de son équipe. Depuis quelques années maintenant, l’intelligence artificielle s’intègre progressivement dans le quotidien des entreprises et les assiste sous forme d’outils à part entière ou bien dans des logiciels déjà existants et qui bénéficient de mises à jour régulières.
Par conséquent, la combinaison de Google Drive avec l’intelligence artificielle est un allié efficace pour améliorer la gestion des fichiers et leur organisation au sein de votre entreprise. Découvrez comment l’IA peut aider votre équipe au quotidien dans son utilisation de Google Drive, en les assistant pour mieux organiser et optimiser l’espace de stockage mis à disposition.
Avant de commencer : ce que vous devez savoir sur les IA
Il se peut qu’au sein de votre entreprise, vos collaborateurs aient déjà une grande expérience en matière d’intelligence artificielle et de son utilisation, ou que certains, au contraire, soient novices en raison d’une utilisation peu fréquente. Débutants comme experts, il est nécessaire de comprendre les méthodes qui permettront de faire bon usage de l’intelligence artificielle lors des missions quotidiennes de vos collaborateurs sur Google Drive.
Il est important de garder à l’esprit que les intelligences artificielles sont continuellement en développement, et donc que leur algorithme s’auto améliore en permanence à force d’utilisation. C’est pourquoi, il faut être vigilant, car une intelligence artificielle peut parfois commettre des erreurs. Il faut donc toujours s’assurer de la véracité des résultats, les comparer ou encore y ajouter des informations complémentaires afin d’obtenir un support qui puisse pleinement convenir à votre équipe. C’est en se servant d’une manière réfléchie de l’intelligence artificielle que vous obtiendrez les meilleurs résultats.
À titre d’exemple, si l’on prend l’intelligence artificielle générative d’images à intégrer par la suite sur une présentation Google Slides ou dans un document Google Doc, vos collaborateurs doivent s’assurer de correctement utiliser les prompts. Il s’agit des requêtes demandées à l’IA pour qu’elle génère automatiquement ultérieurement la création graphique demandée. Pour cela, il convient de formuler un prompt clair et précis, en intégrant le plus de détails possible. Toutefois, comme expliqué précédemment, il faut admettre que l’intelligence artificielle peut commettre des erreurs et que le premier résultat obtenu ne soit pas celui qui est attendu. Si c’est le cas, il suffit de demander à l’IA de modifier son résultat ou de reformuler la requête initiale en lui fournissant plus de détails pour qu’elle soit orientée dans la réalisation de sa création graphique. Vos résultats ne seront que meilleurs si vos prompts sont précis !
Qu’est-ce que Google Drive ?
Google Drive est une plateforme de stockage appelée “cloud” qui enregistre les documents de vos collaborateurs sur un serveur internet. Cette fonctionnalité donne la possibilité à vos collaborateurs d’enregistrer automatiquement leur travail régulièrement et ainsi de récupérer leurs documents et les modifier quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans le monde. Votre équipe peut accéder à ses fichiers depuis un PC, un téléphone ou une tablette a besoin d’une connexion internet pour que la modification et l’enregistrement soient possibles. L’avantage d’utiliser Google Drive pour votre entreprise est principalement le fait que cela réduise les risques de perdre les fichiers contenus sur une clé USB ou sur un autre périphérique qui a été volé ou n’est plus en état de fonctionner.
Quels sont les principaux usages de Google Drive pour vos collaborateurs ?
Dans les entreprises, Google Drive est très régulièrement utilisé, et ce, pour les raisons suivantes :
- La collaboration en temps réel : Google Drive est un outil qui permet d’éditer des fichiers, que ce soit des documents (Google Docs), des feuilles de calcul (Google Sheets), des présentations (Google Slides), de manière simultanée avec d’autres membres de l’équipe.
- Sécurité lors du partage : le partage des fichiers sur Google Drive se réalise de manière sécurisée grâce à différentes options, notamment en décidant des accès. Les administrateurs peuvent ainsi décider de partager l’accès avec toutes les personnes possédant le lien du fichier ou au contraire avec un accès limité.
- Outil de gestion de projet : Du fait de sa fonctionnalité collaborative, Google Drive est très souvent utilisé dans les entreprises pour créer et organiser des dossiers partagés avec les membres des équipes concernées, ce qui permet de facilement retrouver un fichier.
- Accès aux fichiers depuis n’importe où : Vos collaborateurs peuvent accéder à leurs fichiers de travail partout dans le monde, simplement en bénéficiant d’un accès à internet et d’un support type ordinateur, tablette ou téléphone.
- Compatibilité avec la suite Workspace : Google Drive est complètement intégré avec les autres applications de la suite Google comme Docs, Slides, Sheets, Gmail ou encore Forms.
Que permet l’IA de Google Drive pour vos collaborateurs ?
Parmi les nouvelles fonctionnalités que l’intelligence artificielle apporte à Google Drive, une des plus importantes concerne la page d’accueil de ce service. L’IA va notamment permettre aux utilisateurs de classer leurs documents par ordre de priorité. Cela signifie que l’intelligence artificielle va tenir compte de la fréquence d’utilisation de certains fichiers pour ne classer en haut de la page d’accueil que les fichiers les plus souvent ouverts. L’application est désormais en mesure d’indiquer à vos collaborateurs si l’un des fichiers stockés correspond à un événement contenu dans le Google Calendar. La puissance de l’intelligence artificielle de cet outil agit dans un autre domaine, en particulier pour aider vos collaborateurs à trouver leurs fichiers dans la base de données de Google Drive. L’utilisateur tape dans la barre de recherche un mot clé qui permet par la suite de repérer du contenu correspondant, permettant ainsi de trouver le contenu associé à la recherche.
De plus, l’intelligence artificielle contenue dans Google Drive propose à ses utilisateurs une catégorisation intelligente, c’est-à-dire qu’elle suggère les personnes avec qui partager le fichier en analysant au préalable l’historique des personnes avec qui ont été partagés les précédents fichiers pour que la proposition soit pertinente.
Enfin, il est désormais possible de scanner des documents sur Google Drive grâce à la puissance de l’intelligence artificielle et à l’aide de son téléphone. Pour cela, il suffit de presser le bouton qui représente une caméra sur l’application mobile de Google Drive et de se laisser guider. Une fois le document scanné, il est placé dans le Drive au format PDF et vous pouvez y accéder directement depuis votre téléphone, ordinateur ou tablette. Cette solution pratique et rapide alimentée par l’IA permet un véritable gain de temps et épargne à vos collaborateurs de se servir d’un scan, ce qui pourrait être plus chronophage ou leur demander de se déplacer à un endroit précis.
Quelles extensions avec IA à intégrer à Google Drive ?
Text.Cortex pour gagner en efficacité :
Text.Cortex est une extension qui permet d’intégrer des IA à Google Drive, par exemple ChatGPT. Ces intégrations permettent à vos collaborateurs de connecter les données existantes contenues sur Google Drive pour que l’intelligence artificielle puisse travailler avec. Les avantages de l’intégration des IA à Google Drive sont donc multiples. Tout d’abord, cela induit une plus grande efficacité dans le traitement des tâches par intelligence artificielle, puisque du fait de la connexion entre les deux logiciels, vos collaborateurs se passent de télécharger ou réunir les données qu’ils souhaitent utiliser avec l’intelligence artificielle à la main.
Texte.Cortex est une solution idéale pour créer des résumés rapides de longs documents stockés sur Google Drive grâce à la puissance de l’IA, qui est en mesure d’analyser les documents contenus dans le cloud et en tirer les informations les plus importantes. Cette fonctionnalité permet alors de générer un résumé avec les points clé du document pour que vos collaborateurs puissent en un coup d’œil en comprendre le contenu. Également, cet outil est un moyen efficace de s’assurer que les documents contenus dans Google Drive ne comportent pas de fautes d’orthographe ni de grammaire grâce à une seule requête qui permet de relire l’ensemble des documents du cloud et de corriger les éventuelles erreurs. Ce processus boosté à l’IA épargne donc à vos collaborateurs une relecture longue et fastidieuse des documents contenus sur Google Drive. L’assistant virtuel développé par Text.Cortex, appelé ZenoChat et fonctionnant grâce à l’intelligence artificielle, est formé à l’orthographe et la grammaire dans plus de 25 langues , ce qui rend possible la traduction de documents Google Drive avec une précision accrue.
Bardeen pour automatiser vos actions :
L’extension Bardeen permet d’automatiser des actions entre Google Drive et WhatsApp. Il existe de nombreuses tâches pour lesquelles Bardeen peut automatiser les actions entre ces deux applications alimentées par l’intelligence artificielle d’Open AI. Ainsi, l’une des automatisations les plus remarquables consiste à générer des résumés des notes de réunions stockés sur Google Drive pour envoyer un message sur WhatsApp avec le résumé des notes, et créer des actions spécifiques pour chaque collaborateur mentionné dans celles-ci. Bardeen est également un très bon allié lorsqu’il s’agit de charger des enregistrements d’une réunion Zoom sur Google Drive. L’intelligence artificielle de ce logiciel est en mesure de charger automatiquement dans le bon dossier vos enregistrements Zoom une fois que ceux-ci sont disponibles. Par ailleurs, Bardeen est la solution à envisager pour vos collaborateurs s’ils souhaitent générer des QR codes à partir de liens contenus sur une feuille de calcul Google Sheets, ce qui octroie un gain de temps important pour la planification d’événements qui nécessite la création de différents QR codes.
Gemini :
Gemini, anciennement Bard, est l’intelligence artificielle de Google qui permet d’assister vos collaborateurs dans un grand nombre de tâches diverses, notamment en agissant comme un agent conversationnel, aussi appelé chatbot ou encore comme une IA générative en générant du texte comme en est capable ChatGPT. Votre équipe peut également utiliser Gemini pour obtenir des solutions en lien avec leur utilisation de Google Drive. Pour cela, un de vos collaborateurs peut décrire ce qu’il souhaite entreprendre pour que Gemini lui suggère une solution adéquate à la situation décrite, qu’il ne lui restera plus qu’à suivre. Il est essentiel de garder en mémoire que lors de vos interactions avec Gemini, vos requêtes doivent être précises et formulées de manière claire pour que celui-ci les comprenne.
Pour conclure, l’utilisation de l’intelligence artificielle dans Google Drive permet majoritairement à vos collaborateurs d’être plus rapide dans l’exécution de leurs tâches grâce à l’automatisation et la simplification de leurs actions, leur permettant de se concentrer sur d’autres tâches plus complexes.
Cependant, il est nécessaire de contrôler régulièrement les résultats générés par l’intelligence artificielle notamment en ce qui concerne les actions automatisées, car il se peut que l’IA commette des erreurs et par conséquent qu’elle ne classe pas les fichiers comme l’auraient voulu vos collaborateurs par exemple. Il est donc primordial d’assurer une vérification pour éviter que cela n’ait des répercussions par la suite.
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