Outlook, la célèbre messagerie électronique de Microsoft est utilisée par plus de 400 millions d’internautes actifs à travers le monde. Pourtant, très peu d’entre eux connaissent et maîtrisent toutes les fonctionnalités et les options de cette boîte de réception. Outlook ne se résume pas à l’envoi et au traitement d’e-mails, la plateforme permet notamment d’organiser les dossiers et de prioriser les tâches à réaliser.
Bien organiser sa boîte mail Microsoft Outlook peut ainsi vous permettre de gagner du temps, d’améliorer votre productivité et facilite la gestion de projet dans le milieu professionnel.
Découvrez, dans cet article, 25 astuces pour organiser votre boîte de réception Outlook et comment les mettre en place avec Quality Training.
1. Structurez vos dossiers
Avec Microsoft Outlook, vous pouvez créer une architecture de dossiers pour classer tous vos emails. Cela vous permettra à la fois de les classer par thème et de désencombrer votre boîte de réception.
Pour créer des dossiers, faites un clic droit sur « Boîte de réception » puis cliquez sur « Nouveau Dossier » dans le menu déroulant qui apparaît. Vous n’avez plus qu’à lui donner un nom et le dossier sera automatiquement créé.
2. Utilisez des règles pour trier automatiquement vos mails
Une fois vos différents dossiers créés, vous allez pouvoir de nouveau gagner du temps en mettant en place des règles de redirection pour organiser vos mails Outlook entrants. Vos messages arriveront directement dans les dossiers et vous n’aurez plus besoin de les trier manuellement.
Pour cela :
- Survolez le menu « Règles » et cliquez sur « Créer une règle » ;
- Définissez les critères de tri, par exemple un expéditeur spécifique ou un terme dans l’objet ;
- Sélectionnez l’action à effectuer lorsque les critères sont remplis, par exemple « Déplacer l’élément vers le dossier X ».
3. Créez des rappels
Selon la fonction, certains collaborateurs peuvent recevoir jusqu’à une centaine de mails par jour, voire plus. Ces messages n’arrivent pas toujours au bon moment ou peuvent ne pas nécessiter une réponse urgente. Pour ne pas encombrer votre boîte de réception tout en étant sûr de ne pas oublier de répondre, Outlook propose un système de rappel.
Pour créer un rappel, faites simplement glisser l’email concerné sur l’icône de la liste des tâches d’Outlook. Vous aurez accès à un choix d’heure et de date. Choisissez le créneau qui vous arrange et le mail disparaîtra de votre boîte de réception. Il vous sera notifié à l’heure et la date où vous serez disponible.
4. Nettoyez votre boîte de réception en un clic
Qui ne s’est jamais retrouvé avec une montagne de mails à traiter suite à une période d’absence ? Cette tâche très chronophage et souvent ennuyeuse peut être simplifiée avec Outlook.
Pour nettoyer votre boîte de réception en un clic, cliquez sur le bouton « Nettoyer » puis sur « Nettoyer le dossier ». Outlook supprimera alors automatiquement les mails en doublons.
5. Créez des modèles de réponses rapides
Si vous êtes amenés à rédiger régulièrement les mêmes réponses ou formules dans vos mails, vous pouvez gagner en productivité en définissant des « parties rapides » ou Quick Parts dans Outlook.
Pour cela, sélectionnez la partie de texte que vous souhaitez réutiliser. Cliquez ensuite sur l’icône de menu Quick Parts. Ajoutez-lui un nom et une description puis validez.
Lorsque vous souhaitez réutiliser votre partie rapide, cliquez de nouveau sur Quick Parts et sélectionnez celle que vous souhaitez insérer.
6. Créez des modèles de courrier électronique
Pour aller plus loin dans l’automatisation, vous pouvez aussi créer des modèles complets de mails. Cliquez sur « Nouveau Courrier », rédigez votre message puis enregistrez-le au format « Modèle Outlook (*. oft) ». Ensuite, pour l’utiliser, ouvrez directement votre fichier *.oft enregistré.
7. Mettez en place une réponse automatique
En plus des modèles de mails, Outlook propose aussi un système de réponse automatique qui est particulièrement utile si vous êtes absent ou en congé. Pour cela, rédigez un modèle comme vu dans l’astuce précédente. Ensuite, créez une règle avec le paramètre « appliquer la règle aux messages que je reçois » et avec l’action « répondre en utilisant un modèle spécifique ».
8. Planifiez l’envoi d’email
Si vous préparez une réunion ou que vous avez traité un mail, mais ne souhaitez pas échanger dessus immédiatement, vous pouvez en différer l’envoi. Pour cela, cliquez simplement sur « Différer la diffusion » et choisissez la date et l’heure d’envoi.
9. Supprimez un message des transferts et réponses
Par souci de confidentialité ou pour éviter les fils de discussion à rallonge, vous pouvez vouloir supprimer certains messages d’un échange. Avec Outlook, vous avez le choix de les supprimer directement depuis votre boîte de réception ou de les transformer en pièce jointe pour gagner en lisibilité.
10. Exploitez les raccourcis clavier
Outlook dispose de nombreux raccourcis afin de vous permettre de gagner du temps au quotidien. Voici les plus utiles :
- Alt+R ou CTRL+R : pour répondre ;
- Alt+L : pour répondre à tous ;
- Ctrl+P : pour imprimer ;
- Ctrl+S : pour enregistrer en brouillon ;
- Alt+S ou CTRL+Entrée : pour envoyer le message ;
- Alt+W ou CTRL+F : pour transférer le mail ;
- Ctrl+N : pour créer un nouveau message.
11. Utilisez le glisser-déposer
Le glisser-déposer ou drag and drop est un autre raccourci pratique pour gagner du temps.
Avec Outlook, vous pouvez simplement déplacer vos fichiers et documents dans un mail. Ils seront automatiquement attachés en tant que pièce jointe. À l’inverse, vous pouvez aussi faire glisser un mail sur votre bureau pour en conserver une copie locale.
12. Personnalisez la barre d’accès rapide
La barre d’accès au menu rapide rassemble toutes les fonctionnalités les plus utiles d’Outlook. Selon vos besoins, vous pouvez y ajouter vos propres options et fonctions préférées. Pour cela, faites un clic droit sur la fonctionnalité que vous souhaitez ajouter et cliquez sur « Ajouter à la barre d’outils d’accès rapide ».
13. Exploitez la fonction de recherche
La fonctionnalité de recherche d’Outlook est particulièrement développée. Vous pouvez rechercher un terme, un expéditeur, une adresse mail Outlook ou encore tous les mails arrivés ou envoyés sur une plage de date définie. Vous pouvez aussi choisir d’inclure ou d’exclure des dossiers de la recherche.
14. Transformez un courrier en tâche à faire
Fonctionnalité particulièrement utile pour la gestion des projets, Outlook vous donne la possibilité de transformer un mail en tâche. Cliquez sur le petit drapeau à droite de l’email dans la boîte de réception. Un menu s’ouvrira alors vous permettant d’ajouter directement le message à une liste de tâches.
15. Personnalisez votre calendrier
En plus de la messagerie, Outlook propose aussi un calendrier pratique et personnalisable. Vous pouvez modifier les heures de début, de fin et les jours de vos semaines de travail. Si vous utilisez Office 365, vous pouvez également partager ce calendrier avec vos collaborateurs pour qu’ils puissent consulter vos disponibilités en un clin d’œil.
16. Configurez le volet de lecture
Le volet de lecture désigne la partie où est affiché le corps de vos messages. Selon votre équipement et la taille de votre écran, vous pouvez le configurer pour qu’il reste bien visible. Ouvrez simplement l’onglet Affichage, puis cliquez sur le « Volet de lecture » et choisissez la position droite, basse ou inactive pour ne voir que l’objet des messages.
17. Attirez l’attention avec les mentions
Pour faciliter les échanges et l’interactivité, Outlook propose un système de mention. Dans un message ou lors d’une réunion en ligne, tapez simplement le nom de la personne concernée précédée d’un “@”. Le profil de votre interlocuteur sera mis en surbrillance dans le corps du message et son adresse mail Outlook sera ajoutée automatiquement dans le champ des destinataires de l’envoi.
18. Définissez des équipes
Créer une équipe ou un groupe sur Outlook est très intuitif. Il vous suffit de cliquer sur l’icône « Contact » du menu, de sélectionner nouveau groupe puis de le nommer et d’ajouter les membres depuis votre carnet de contacts. Une fois le groupe créé, vous pourrez envoyer des messages ou inviter toute l’équipe en un seul mail, en tapant le nom du groupe dans la barre de destinataire.
19. Définissez des groupes d’envoi et de réception
Parallèlement à la création d’équipe, vous pouvez également définir des groupes d’envoi et de réception de messages. Cette option permet de synchroniser plusieurs comptes de messagerie afin de recevoir toutes les notifications en un seul endroit (par exemple pour une messagerie commune à plusieurs services).
20. Transférez les messages à vos supérieurs
Outlook propose un raccourci bien pratique pour transférer rapidement un message à sa hiérarchie ou à un autre membre de l’équipe prédéfinie. Pour cela, il vous suffit de faire un clic droit sur le message à transférer puis de sélectionner « au responsable » dans la liste d’actions rapides.
21. Affichez l’état des envois
L’icône d’état des envois est accessible dans le menu Envoi. Cet outil est particulièrement utile lorsque vous êtes en déplacement ou avez une connexion instable. Vous pourrez y visualiser rapidement quels messages ont été envoyés et ceux qui sont toujours en cours d’envoi.
22. Sécurisez vos dossiers et informations
Pour les messageries partagées ou simplement pour sécuriser vos dossiers, vous pouvez définir un mot de passe en supplément de celui permettant de se connecter à la messagerie. Pour définir un mot de passe, déroulez le menu « Fichier », puis cliquez sur « Gestion de Fichiers de données ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur paramètres puis mot de passe et entrez celui souhaité.
23. Éliminez rapidement les spams
Le filtre de courrier indésirable est présent automatiquement sur les messageries Outlook avec un niveau de protection fixé à faible. Pour augmenter le filtre, vous pouvez vous rendre dans les options et opter pour un niveau :
- « aucun filtrage automatique » qui ne renverra dans la corbeille des indésirables que les messages provenant d’utilisateurs bloqués ;
- « faible » qui déplace les spams les plus évidents vers le dossier indésirable ;
- « élevée » qui intercepte la majorité des spams. Vérifiez régulièrement votre dossier de courrier indésirable afin de contrôler qu’aucun message « sûr » n’a été filtré ;
- « listes approuvées uniquement » qui conserve uniquement les courriers des personnes et domaines faisant partie de la liste de vos expéditeurs approuvés.
24. Utilisez les addins d’Outlook
En plus de ses options natives, Microsoft propose de multiples addins pour bien organiser sa boîte mail Outlook. Ces compléments gratuits permettent d’organiser ses mails Outlook et de personnaliser les fonctionnalités de sa messagerie en fonction de ses besoins. Les plus connus sont :
- Outlook Add-ins pour créer automatiquement des invitations aux réunions, des réponses et des annulations ;
- Evernote pour organiser les mails sous forme de notes ;
- Microsoft SMS pour envoyer des SMS à votre équipe depuis votre messagerie.
25. Connectez Outlook à vos autres applications professionnelles
Pour encore plus de personnalisation et de gain de temps, Microsoft met également à disposition une API pour intégrer vos propres solutions et outils d’entreprise à la messagerie. Vous pourrez par exemple synchroniser votre CRM pour récupérer automatiquement les adresses mail de vos clients dans les contacts.
Allez plus loin avec Quality Training
La liste précédente n’est qu’un aperçu de toutes les fonctionnalités offertes par Outlook. D’autres outils plus avancés comme la création de statistiques ou encore la génération de rapports HTML sont accessibles. Cependant, l’apprentissage de toutes ces options et fonctionnalités demande du temps et des connaissances approfondies de l’outil.
C’est pourquoi chez Quality Training, nous avons choisi de proposer une formation complète à Outlook. Nos formateurs certifiés et expérimentés vous expliqueront comment organiser votre boîte mail professionnelle Outlook et vous aideront surtout à vous concentrer sur les fonctionnalités qui vous feront gagner en productivité.
Tous nos parcours de formation sont modulables selon vos besoins, vos objectifs et le niveau de vos équipes. Pour encore plus de personnalisation, nous pouvons venir former vos collaborateurs directement au sein de vos locaux et sur leur poste de travail.
Vous avez également la possibilité de suivre la formation de Quality Training pour bien organiser votre boîte mail Outlook en ligne ou dans nos salles de classe de Bruxelles.
Nous vous proposons également un trajet digital axé sur la bonne gestion de vos mails!
Pour commencer dès à présent à gagner du temps et améliorer votre productivité avec Outlook, contactez nos équipes qui étudieront vos besoins et vous proposeront une formation sur-mesure !
