Service de messagerie web de la société Microsoft, lancé en 1996 par Jack Smith, Outlook est encore aujourd’hui un logiciel de messagerie très utilisé en entreprise. Service intuitif pour organiser et gérer vos différents mails, l’interface vous propose également de nombreuses fonctionnalités, comme par exemple la possibilité d’insérer un message d’absence lorsque vous êtes en congé.
Qu’est-ce qu’un message d’absence ?
L’insertion d’un message d’absence va en réalité permettre à ceux cherchant à vous envoyer un e-mail durant une période bien précise de recevoir une réponse automatique, les informant de votre absence, afin qu’ils sachent que vous ne pourrez pas traiter leur demande avant un certain délai. Généralement, cette fonction est utilisée en entreprise pendant la période de congés des salariés. Ainsi, vous allez pouvoir configurer une réponse automatique prenant effet durant toute la durée de vos vacances et ainsi, traiter tous les e-mails reçus à votre retour de congés.
Pourquoi utiliser les messages d’absence Outlook ?
En effet, lorsque vous devez vous absenter de votre poste de travail, quelle que soit la raison : des vacances au soleil, une formation que vous allez suivre ou encore un arrêt maladie, il est important d’indiquer que vous n’êtes pas disponible. Cette fonctionnalité proposée par le service de messagerie Outlook est donc une aubaine afin d’éviter de revenir au bureau en trouvant des dizaines de mails de relance, suite à votre non-réponse. Le message d’absence que vous allez paramétrer, dans ces cas précis, se doit de ce fait d’être clair, précis et bien sûr informatif par rapport à votre absence à venir. Nous vous conseillons par exemple de spécifier votre date de départ et votre date de retour. Ainsi, vous pourrez, à votre retour, répondre aux différents mails sans pression, car votre correspondant aura été notifié de votre absence.
