Avec le temps, l’importance des intelligences artificielles (IA) dans divers secteurs d’activité s’est solidement établie, devenant essentielle pour de nombreuses entreprises. Ces technologies apportent une valeur ajoutée significative, notamment en termes de gain de temps et d’amélioration continue de la qualité du travail. Profitez de l’opportunité d’accroître les compétences de vos équipes en IA, et découvrez les multiples avantages que cela peut vous apporter.
Avant de commencer : ce que vous devez savoir sur les IA
Bien que l’intelligence artificielle (IA) puisse simplifier de nombreuses tâches, son utilisation efficace n’est pas toujours instinctive. Avant de se lancer dans l’utilisation de l’IA, il est crucial pour vous et votre équipe de maîtriser certaines techniques fondamentales. Un élément-clé est la capacité à formuler correctement les requêtes. Pour obtenir les résultats escomptés, il est nécessaire de poser des questions précises, détaillées et claires. Cependant, il est important de se rappeler que les réponses initiales de l’IA peuvent ne pas toujours correspondre parfaitement à vos attentes. Dans ce cas, pour optimiser les avantages offerts par l’IA, il est nécessaire d’affiner et préciser davantage vos prompts.
Qu’est-ce que Zoom ?
Zoom est un service de visioconférence qui a connu un essor croissant depuis la pandémie de covid en 2020. Ce service de visioconférence permet de suivre des conférences en ligne, mais aussi d’organiser des réunions privées en distanciel. Il a poussé les entreprises à l’utiliser de plus en plus à cause du télétravail et est devenu à ce jour un incontournable. Zoom est l’outil parfait pour organiser des réunions en ligne et communiquer avec vos collaborateurs comme si vous étiez en présentiel.
Les principaux usages de Zoom pour vos collaborateurs :
Inviter ses collaborateurs à des meetings :
Zoom est un outil puissant pour votre entreprise car il permet d’organiser des réunions en tête-à-tête aussi bien qu’avec 1000 personnes. Avec la version gratuite, il est possible de rester jusqu’à 40 minutes en ligne avec un maximum de 100 participants. Les collaborateurs qui ne souhaitent pas prendre la parole à l’oral peuvent se servir du chat.
Programmer et enregistrer un meeting :
Grâce à Zoom, vous pouvez lancer une réunion instantanément ou la programmer pour plus tard.
Partager son écran :
Les réunions sont souvent l’occasion d’utiliser des supports visuels pour faciliter la compréhension. C’est d’autant plus vrai en distanciel. Ainsi, lors de vos meetings sur zoom, vous avez la possibilité de partager votre écran pour que vos collaborateurs puissent présenter des slides ou réaliser une démonstration.
Création de salles de répartition et des groupes de travail :
Pour réaliser des team-buildings et organiser des ateliers en ligne entre vos collaborateurs, la fonction la plus appropriée est la création de sous-groupes. Zoom permet à l’entreprise de créer jusqu’à 50 sous-groupes et de communiquer avec chacun d’entre eux en même temps.
Possibilité d’animer les réunions sur Zoom
Pour rendre vos visioconférences plus interactives, il existe quelques possibilités que peut vous apporter Zoom :
- La programmation de sondages en ligne : pour collecter les avis des participants à la réunion, il est possible de réaliser des sondages à choix multiples ou réponses libres. À la fin de la réunion, les statistiques des sondages seront mises à votre disposition.
- La création de session Q&A : Il est possible de créer des onglets questions /réponses dans l’objectif de séparer les questions des participants des autres messages dans le chat.
- Annotation des slides en direct : Grâce aux retours de vos collaborateurs, il est possible de modifier en direct vos slides de présentation en prenant en compte les échanges avec votre équipe au cours de votre réunion.
- Le tableau blanc collectif : Cette fonction va vous permettre de collecter les idées de vos collaborateurs. Elles seront téléchargeables à l’issue de votre réunion.
Zoom AI companion : l’assistant à votre service :
- Synthèse des réunions : Si l’un de vos collaborateurs manque une réunion, l’intelligence artificielle de Zoom lui génère des résumés qui incluent les points importants abordés et mis en surbrillance ainsi que les décisions prises. Cette fonction est également utile si l’on souhaite revoir les principaux points d’une réunion passée.
- Poser des questions à AI companion pendant une réunion : Si vos collaborateurs souhaitent obtenir des informations plus précises sur ce qu’ils ont manqué et que cette option est activée, ils peuvent faire appel à AI companion. Cela leur permettra d’obtenir un résumé des points spécifiques abordés, sans interrompre la réunion en cours.
- Enregistrement intelligent : il permet de diviser automatiquement les enregistrements de vos réunions en chapitres. Cette fonction permet aux collaborateurs de naviguer et relire facilement certains segments spécifiques de la réunion, souligner les informations importantes et signaler les actions à entreprendre.
- Réponse aux messages du chat : AI companion peut aider à composer des réponses dans le chat de la réunion en ajustant le ton et la longueur en fonction du contexte de la conversation.
- Synthèse du chat : grâce à Zoom AI, les messages accumulés dans le chat sont résumés pour que vos collaborateurs puissent se faire rapidement une idée de la discussion et pour qu’ils puissent répondre de manière efficace. Cette option est utile dans le cas où la conversation dans le chat est longue et animée.
- Assistance rédactionnelle : Si vos collaborateurs manquent de temps, l’AI de Zoom peut les aider à rédiger des mails selon le ton et la longueur appropriés au contexte. Les propositions de messages formulés sont professionnelles et efficaces.
Les nouvelles évolutions de l’AI de Zoom :
Depuis l’automne 2023, Zoom AI companion a évolué et de nouvelles fonctionnalités permettent de booster la productivité de vos collaborateurs sur le logiciel. Les suggestions de l’AI pour répondre aux messages du chat permettront de répondre encore plus vite et de compléter les phrases et réponses qui ont commencé à être rédigées. L’AI companion est en mesure de comprendre si une réunion a l’intention d’être programmée grâce à son analyse de la conversation du chat. Un bouton s’affiche alors pour simplifier la programmation de la réunion avec votre équipe. Zoom AI companion est également capable, depuis cet automne, de vous aider à organiser vos idées en catégories lors d’un brainstorming, sur un tableau blanc numérique. D’un rapide coup d’œil, vos collaborateurs peuvent comprendre lesquelles sont à réaliser en priorité.
À venir pour Zoom AI companion :
Il sera bientôt possible pour vos collaborateurs de profiter des nouvelles fonctionnalités de l’AI Zoom. Vos collaborateurs pourront être assistés par l’IA comme un être humain le ferait. AI companion pourra rechercher les chats les plus pertinents et les intégrer aux synthèses de réunions, intégrer des données d’applications tierces (avec votre accord préalable) mais aussi préparer vos prochaines réunions. L’intelligence artificielle sera en capacité de chercher des informations pour répondre à des questions soulevées et à d’éventuels problèmes rencontrés. Après vos réunions, l’AI de Zoom sera en mesure de vous donner les prochaines mesures à prendre grâce à une analyse de la synthèse de la réunion, pour que vous puissiez les communiquer à vos collaborateurs. Grâce au Zoom Phone, AI companion pourra analyser vos messages vocaux et conversations téléphoniques enregistrées pour vous en fournir une synthèse. Enfin, vous aurez la possibilité d’être coaché par l’AI Zoom dans l’objectif d’améliorer vos compétences en présentation et communication lors de vos réunions en analysant votre débit de parole et en le comparant à votre temps d’écoute. Ces informations vous permettront de procéder à un rééquilibrage par la suite.
Pour conclure, l’utilisation de l’IA Zoom permet de booster l’efficacité de vos collaborateurs lors de vos réunions. L’atout principal de cette intelligence artificielle est qu’elle vous génère rapidement des synthèses de ce qui a été discuté pour que vos collaborateurs aient une compréhension claire de tout ce qui s’est dit et puissent rapidement prendre les mesures mises en évidence par l’IA
Si vous envisagez de booster les compétences de vos collaborateurs sur Zoom, nous vous invitons à consulter les différentes formations de Quality Training sur cet outil.
Si votre entreprise favorise l’utilisation de Microsoft 365, vous pouvez envisager de participer à des formations en intelligence artificielle, disponibles aussi bien en ligne qu’en présentiel. Ces formations, d’une durée d’une journée, sont conçues pour vous équiper des compétences nécessaires pour optimiser l’utilisation de Microsoft 365 en tirant parti de l’intelligence artificielle.
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Ils nous font confiance au quotidien, serez-vous le prochain ?
