Augmentez l’efficacité et améliorez la gestion de Gmail par vos collaborateurs grâce à l’intelligence artificielle (IA). Apprenez comment l’IA peut les assister dans l’utilisation de Gmail, en les aidant à mieux organiser et gérer leur boîte de réception, mais aussi à booster la rédaction de leurs mails pour plus de productivité.
Qu’est-ce que Gmail ?
Gmail est un service de messagerie électronique lancé en 2004 et qui s’est énormément développé depuis lors. Il est le service de messagerie électronique le plus utilisé au monde et compte près de 1,5 milliard d’utilisateurs. La popularité de Gmail s’explique notamment par le fait que l’application soit gratuite et que Google permet une capacité de stockage de 15 Go pour envoyer ou recevoir ses mails. Il offre à ses utilisateurs une interface facile d’utilisation et des fonctionnalités comme le tri et le filtrage des mails. Son utilisation croissante est aussi en partie due au fait que Gmail s’intègre parfaitement avec les autres applications de l’écosystème Google (appelé Google Workspace) qui comprend Google Drive, Docs, Sheets et Slide. Cette intégration offre une collaboration et une communication simple entre ces différents outils. Son accessibilité ne se limite pas qu’au web puisque des applications sont disponibles, aussi bien pour vos collaborateurs sous Android qu’iOS. Enfin, Gmail permet à ses utilisateurs une personnalisation complète grâce à différents thèmes et paramètres pour profiter d’une expérience agréable et adaptée à leurs besoins.
Quels sont les principaux usages de Gmail pour vos collaborateurs ?
Les principaux usages de Gmail sont les suivants :
- Envoyer/ recevoir des mails
- Classer/trier ou encore transférer automatiquement des courriers reçus, grâce au paramétrage de filtres
- Classer les messages sous un ou plusieurs libellés en les conservant sur un même affichage grâce aux étiquettes
Que permet l’IA de Gmail pour vos collaborateurs ?
- Le filtrage et le tri des emails : cette fonctionnalité de l’IA Gmail permet de trier le courrier de vos collaborateurs dans différentes catégories : principal, promotion, réseaux sociaux et mises à jour. Elle fonctionne grâce à l’apprentissage des actions de l’utilisateur.
- Le smart reply : l’IA de Gmail fournit des suggestions de réponses courtes, ce qui permet à vos collaborateurs de répondre en sélectionnant l’une des suggestions, leur évitant ainsi de rédiger un message entièrement.
- Le smart compose : Lorsqu’un mail est en train d’être rédigé, le smart compose prédit la suite de la phrase. Vos collaborateurs ont alors la possibilité d’écrire leurs mails plus rapidement .
- Rappel suivit des emails : Cette fonctionnalité permet à vos collaborateurs de répondre à des mails importants qu’ils n’ont pas traités et ont mis en attente. Pour cela, l’IA se base sur les habitudes de réponse du collaborateur et analyse le contenu du message.
- Le filtrage et le tri des emails : cette fonctionnalité de l’IA Gmail permet de trier le courrier de vos collaborateurs dans différentes catégories : principal, promotion, réseaux sociaux et mises à jour. Elle fonctionne grâce à l’apprentissage des actions de l’utilisateur.
- Le smart reply : l’IA de Gmail fournit des suggestions de réponses courtes, ce qui permet à vos collaborateurs de répondre en sélectionnant l’une des suggestions, leur évitant ainsi de rédiger un message entièrement.
- Le smart compose : Lorsqu’un mail est en train d’être rédigé, le smart compose prédit la suite de la phrase. Vos collaborateurs ont alors la possibilité d’écrire leurs mails plus rapidement .
- Rappel suivit des emails : Cette fonctionnalité permet à vos collaborateurs de répondre à des mails importants qu’ils n’ont pas traités et ont mis en attente. Pour cela, l’IA se base sur les habitudes de réponse du collaborateur et analyse le contenu du message.
Gmail : écrire vos mails automatiquement grâce à L’IA Gemini
Il est également possible pour votre entreprise d’intégrer l’extension Gemini, qui est l’intelligence artificielle de type chatbot de Google développée en 2023. Elle peut être utilisée par un grand nombre d’applications conçues par Google, notamment Gmail, et booste la productivité de vos collaborateurs. Son intégration avec Gmail lui permet d’assister vos collaborateurs grâce à la composition intelligente. En effet, Gemini propose des suggestions pour compléter les phrases en cours de rédaction. Cette fonctionnalité dépasse celle du smart compose, puisque Gemini utilise des technologies d’IA plus sophistiquées. De plus, au-delà de ne générer qu’une simple prédiction de texte, la nouvelle IA Gmail est en capacité de générer des paragraphes entiers en lien avec le contexte de l’email tout en s’adaptant à votre style d’écriture qu’il aura appris grâce au machine learning. Cette IA Gmail propose d’autres fonctionnalités comme les réponses sonores qui vont donner la possibilité d’écouter les réponses générées, facilitant ainsi l’accès à cette messagerie pour vos collaborateurs malvoyants. Avec Gemini, il est possible de mieux gérer les mails qu’avec l’IA Gmail antérieure. Il est notamment possible pour les collaborateurs de votre entreprise de programmer leurs emails et de mettre en veille (mode “snooze”) les emails reçus pour les traiter plus tard.
Pour conclure, l’utilisation de l’IA avec Gmail comporte de nombreux avantages pour les collaborateurs de votre entreprise, que cela soit pour booster leur productivité et réaliser des tâches plus rapidement que pour mieux organiser et traiter les mails avec rigueur. L’avantage majeur d’une telle IA est qu’elle va permettre à vos collaborateurs de se concentrer essentiellement sur le fond de leur message grâce à l’assistance rédactionnelle qui s’occupe de la forme. Elle offre également l’avantage de gérer les mails à traiter en priorité, classés automatiquement grâce à l’IA à force d’apprentissage. Toutefois, l’utilisation de l’IA nécessite toujours une attention particulière pour vérifier la qualité des expressions employées en fonction du contexte, en particulier lorsqu’il est question de rédaction. Il est aussi important de vérifier les différentes catégories où sont triés les mails reçus pour ne pas oublier de consulter ceux qui ne sont pas catégorisés comme prioritaires.
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