Alors que la transformation digitale est plus importante que jamais et que l’ère du web 2.0 est clairement installée, nombreuses sont les structures à chercher de nouveaux outils leur permettant de mieux gérer leurs projets. Qu’elles soient des agences digitales ou des groupes de multinationales, diverses entreprises cherchent des solutions pour un meilleur pilotage interne global. Ainsi, à une époque où tout évolue très rapidement, nous allons voir quels sont les outils les plus performants pour vous permettre de mettre en place et de piloter, de façon optimale, vos différents projets d’entreprise.
Quel outil de gestion de projet choisir ?
Trello
Trello est un outil qu’on ne présente plus, tellement il est devenu indispensable à toute bonne gestion de projet au sein d’une entreprise. En effet, lancé au début des années 2010, cet outil également présent dans sa version mobile via l’application Android et iOS, permet de créer un tableau de tâches correspondant à toutes les étapes de votre projet. Grâce à l’outil Trello, le chef de projet de votre entreprise va pouvoir créer des tableaux et ce que l’on appelle des cartes. C’est-à-dire différentes tâches qui vont apparaître dans le tableau correspondant au bon projet. Vous y trouverez le descriptif de la tâche, diverses pièces jointes, la date butoir de ladite tâche, mais aussi l’identification de la ou des personnes chargées de finaliser cette mission. Très intuitif, Trello offre de nombreuses perspectives à ses utilisateurs.
Microsoft To Do
Appelé autrefois Wunderlist avant son rachat par Microsoft, To Do est également un outil de grande qualité permettant la planification intelligente des différents objectifs à finaliser lors de la bonne conduite d’un projet. Ainsi, en vous servant de cet outil, vous pourrez avoir une véritable vue d’ensemble, et cela, grâce au planificateur quotidien My Day. Afin de simplifier l’organisation du travail de votre équipe, les diverses tâches seront synchronisables entre Outlook et To Do et chaque jour, les tâches vont se réinitialiser et des suggestions intelligentes de tâches seront proposées pour avancer efficacement. En bref, Microsoft To Do propose de nombreuses fonctionnalités comme la possibilité d’attribuer et de hiérarchiser des tâches, définir des rappels ou des deadlines ou encore créer des tâches récurrentes.
Asana
Permettant d’optimiser le management de votre entreprise, tout en mettant en place une plus grande efficacité opérationnelle, Asana est un autre outil qui est de plus en plus utilisé par les entreprises actuellement. À l’image de Trello, l’outil permet de gérer les différentes tâches d’un projet et de piloter celui-ci en toute efficacité. La plateforme d’Asana est équipée d’une boîte de réception permettant aux différents collaborateurs de communiquer sur une seule et même interface, mais ce n’est pas tout. Asana permet aussi d’avoir accès à de nombreuses autres fonctionnalités : création d’une liste de tâches à réaliser, des tableaux de bord pour vos projets, des calendriers laissant apparaître les dates butoirs pour vos tâches et bien d’autres choses encore. La plateforme est particulièrement complète, y compris dans sa version gratuite, vous offrant de nombreuses perspectives pour répondre à toutes vos ambitions en termes de gestion de projets.
Gantt Pro
Logiciel collaboratif, Gantt Pro permet aux équipes de travailler sur plusieurs documents simultanément. En effet, il s’agit là d’un autre outil très important de gestion de projet, se spécialisant dans l’organisation en prenant la forme d’un diagramme de Gantt. Vous allez avoir accès à toutes les informations les plus importantes pour la bonne conduite de votre projet : les dates, les tâches à effectuer, les échéances, les dépendances ou encore les attributaires. En outre, la création de diagrammes de Gantt va permettre d’avoir une vision plus claire de vos projets, l’outil mettant avant tout l’accent sur un visuel très attractif. Le logiciel Gantt Pro permet également l’affichage de vos projets sous la forme d’une grille, d’un tableau ou encore d’un portefeuille, permettant d’avoir une vue d’ensemble de tous vos projets en cours.
Quels critères prendre en compte pour choisir le bon outil collaboratif ?
Afin de bien choisir l’outil collaboratif sur lequel votre structure va pouvoir s’appuyer pour travailler, il est important de prendre en compte certains critères que nous allons lister ici.
- Le cas d’usage de votre outil : effectivement, il existe de très nombreuses plateformes s’adaptant à des besoins particulièrement variés. Ainsi, vous n’allez pas choisir la même plateforme selon si vous êtes à la recherche d’un outil pour de la messagerie instantanée, un agenda partagé, une plateforme de gestion des tâches ou encore un outil vous permettant d’organiser et de mettre en place des réunions vidéos avec vos collaborateurs. Il est donc très important de déterminer la finalité de votre besoin, afin de faire le meilleur choix possible pour une efficacité optimale de l’outil utilisé.
- Déterminez la taille de l’entreprise et le volume de projets : pour faire le choix le plus pertinent concernant votre outil collaboratif, il est important d’avoir une vue globale des ambitions de votre entreprise. En effet, afin de gérer les projets de la meilleure façon possible, vous allez pouvoir opter pour une plateforme comme Trello. Mais les choses risquent de rapidement se compliquer si vous êtes un grand groupe et que vous avez de très nombreux projets à finaliser sur votre to-do-list. De ce fait, vous allez devoir étudier toutes les options et pourquoi pas vous tourner vers une plateforme adaptée à la taille de votre entreprise, comme Asana.
- Faire une veille sur les différents outils : bien sûr, pour choisir votre plateforme, il est tout simplement indispensable d’étudier les forces et les faiblesses de chacune d’entre elles, pour faire votre choix en toute connaissance de cause. Par exemple, n’hésitez pas à vous renseigner sur les avis clients, afin d’être certain que celle que vous aurez choisie saura répondre à l’ensemble de vos attentes.
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