Depuis près de 15 ans, notre organisme Quality Training étudie le fonctionnement des entreprises pour proposer les solutions les mieux adaptées à l’évolution des salariés et des dirigeants de sociétés. Spécialiste en formation bureautique, nous vous proposons de réaliser une formation sur Microsoft Word avec l’objectif de devenir encore plus productif dans votre environnement professionnel. Iconique logiciel de la suite Office, Word vous permet de maîtriser de nombreuses fonctionnalités : mise en page, gestion de longs documents, publipostage, ajout de signets sur Word ou encore la mise en place de formulaire et de tableaux.
Que sont les signets sur Word et à quoi servent-ils ?
Parmi toutes les commandes disponibles sur l’interface de Microsoft Word, l’ajout de signets peut sembler particulièrement pertinent dans le cadre de la réalisation d’un long document. Vous souhaitez retrouver facilement, et à tout moment, un passage de votre récit ? Cette fonctionnalité est faite pour vous. Un peu à la façon d’un marque-page sur un livre, cette fonctionnalité du logiciel représente un mot, une section ou encore un emplacement spécifique que vous allez pouvoir nommer et identifier. Pour retrouver un endroit précis dans votre mise en page, il vous suffira donc d’utiliser un signet et ainsi, y accéder facilement.
Les signets Word : de nombreuses utilités
La fonction de l’ajout de signets sur Word va considérablement vous aider à être plus rapide dans la réalisation de vos tâches sur le logiciel de mise en page. Effectivement, ce marqueur fait référence à un bloc de texte, un tableau, un graphique ou simplement une position dans un document, que vous allez pouvoir identifier en seulement quelques clics, pour mieux le retrouver ensuite.
Par ailleurs, si les signets peuvent vous permettre d’avoir accès à toutes les parties de votre document plus rapidement et plus facilement, les possibilités de cette fonctionnalité ne s’arrêtent pas ici. En effet, les signets vous permettent également de créer des liens vers des documents extérieurs pouvant apporter des informations utiles à votre document. Grâce à l’aide de la fonction “Signets”, vous pouvez donc faire une redirection vers un site web ou une adresse mail, par exemple.
Comment utiliser les signets sur Word ?
Pour utiliser au mieux cette section, nous allons voir ensemble comment maîtriser celle-ci sur votre logiciel Word.
Créer un signet
Avant la création de votre signet, il est important d’analyser votre document dans sa globalité pour être le plus pertinent possible. Les signets sur Word fonctionnent avec des liens hypertextes qui vont aider l’utilisateur à se diriger vers un endroit spécifique du document. Pour commencer la mise en place de votre signet, vous devez placer votre curseur à l’endroit exact du document où vous souhaitez effectuer un renvoi. Sous l’onglet “Insertion” du bouton “Liens”, sélectionnez la commande “Signet”. Une boîte de dialogue vous permettant d’attribuer un nom à la zone du signet désirée apparaîtra. Pour désigner le nom du signet, les espaces ne sont pas autorisés et vous ne pourrez utiliser que des lettres et des chiffres, sans caractères spéciaux. Une fois cette étape achevée, votre signet sera placé entre crochets au sein de votre document pour vous indiquer qu’il a bien été créé.
Modifier un signet sur Word
Une fois votre signet mis en place, il se peut que vous souhaitiez peut-être modifier celui-ci. Vous allez pouvoir modifier le contenu de votre signet, par exemple en ajoutant plus de texte. L’ensemble de la section choisie va donc figurer sur votre signet. En matière de modifications, vous allez pouvoir également couper, copier et coller le contenu de votre signet vers un autre emplacement. Mais attention tout de même. Si vous décidez de copier une partie de l’élément du signet à modifier vers un autre emplacement du document, la copie ne sera pas mise en signet, et celui-ci restera avec l’élément d’origine. Au contraire, la fonction “Couper” vous permettra de déplacer l’entièreté de votre élément vers un nouvel emplacement. Et dans ce cas, le signet sera bien déplacé au nouvel endroit souhaité.
Comment trouver un signet ?
Les signets sont utilisés pour faciliter la navigation dans un long document. Ceci dit, il peut arriver que plusieurs signets se chevauchent ou qu’ils ne soient pas forcément évidents à retrouver. Le logiciel vous permet d’y voir plus clair pour localiser de façon précise votre signet en mettant en évidence son contenu. Pour cela, nous vous invitons à suivre la commande Insertion > Liens > Signet. Ainsi, vous allez voir apparaître l’ensemble des signets disponibles sur votre document. De plus, dans les options en bas de la boîte de dialogue qui devrait apparaître, vous allez avoir la possibilité de trier les noms de vos signets par emplacement ou par ordre alphabétique, afin de les retrouver rapidement. De plus, les options de cette fonctionnalité sur Word vont pouvoir vous aider à faire apparaître les signets masqués. À savoir qu’il est aussi possible d’utiliser le raccourci Ctrl+Shift+F5 pour afficher directement la boîte de dialogue des signets.
Supprimer un signet
Une fois le document terminé et tous les signets mis en place, il peut arriver que vous souhaitiez faire un tri et donc supprimer un ou plusieurs signets. C’est bien évidemment une alternative possible. Si vous souhaitez supprimer un signet, mais également son contenu et les éléments marqués, nous vous invitons à sélectionner le texte marqué, y compris les crochets, avant d’appuyer sur la touche “Suppr” de votre clavier. L’ensemble sera donc retiré. En revanche, si vous souhaitez supprimer un signet tout en gardant le contenu des éléments marqués, vous allez devoir vous rendre une nouvelle fois sur la commande Insertion > Liens > Signet. Vous allez y trouver la liste de tous les signets disponibles sur l’ensemble de votre document. Il ne vous reste donc qu’à trouver celui que vous souhaitez retirer, le sélectionner et cliquer sur la commande Supprimer. Enfin, il peut arriver que vous deviez supprimer un signet, et que vous ayez besoin d’utiliser son nom pour marquer un autre signet du document. Dans ce cas précis, nous vous invitons à sélectionner le nouvel élément à mettre en signet, avant de donner à cet élément le même nom que celui qui va être retiré.
Créer un lien vers un signet
Outre le fait de pouvoir retrouver facilement une partie de votre contenu à l’intérieur d’un document regroupant de nombreuses pages, l’autre atout de cette fonctionnalité de Signets sur Word va vous permettre de créer des liens ou d’effectuer un renvoi dans le texte. Tout d’abord, comme nous l’avons vu précédemment, à l’aide des liens hypertextes, cette commande vous permet d’effectuer de nombreux liens, redirigeant par exemple vers des pages web ou une adresse mail. Ensuite, vous allez pouvoir effectuer des références croisées grâce à la commande Insertion > Liens > Renvoi. Après avoir choisi la catégorie adéquate, vous allez pouvoir choisir où insérer votre renvoi. Vous aurez ainsi créé un lien vers un signet.
Maîtriser les signets sur Microsoft Word avec Quality Training
Faisant partie de la suite Office depuis le début des années 80, Microsoft Word est un logiciel quotidiennement utilisé en entreprise, et donc sa maîtrise est plus qu’indispensable, que vous soyez dirigeant de votre structure ou salarié. Notre organisme, Quality Training, spécialiste de la formation bureautique depuis près de 15 ans vous permet donc d’aborder toutes les fonctionnalités de l’interface pour la gérer de la meilleure façon possible dans votre vie professionnelle. Découvrez comment gérer le logiciel Microsoft Word, grâce à une formation à distance ou dans vos locaux. Notre équipe de formateurs expérimentés est présente pour vous accompagner dans l’apprentissage de ce logiciel, regorgeant d’une foule de fonctionnalités et utilités, dans la création de documents professionnels. Vous pourrez réaliser des mises en page soignées, des publipostages, des ajouts de formulaires et de tableurs, créer des signets, mettre en place de filtres, et bien plus !
