Aujourd’hui, il est important pour n’importe quel chef d’entreprise d’avoir une équipe efficace et productive. Et, la maîtrise des outils bureautiques fait partie des atouts principaux qu’ils recherchent lorsqu’ils sélectionnent les personnes avec qui ils souhaitent collaborer. Dans cet article, nous vous présentons une fonctionnalité du logiciel Word (un incontournable à savoir utiliser dans le monde du travail actuel) : la création de macros. Ces dernières seront les meilleures alliées de vos équipes pour gagner du temps dans la finalisation de documents Word.
En quoi consiste une macro Word ?
Une macro est une commande qui n’existe pas dans les logiciels de traitement de texte de type Word. Celle-ci doit donc être créée par vous-même. Il faut savoir que chaque manipulation que vous faites lorsque vous utilisez Word requiert plusieurs étapes, que ce soit via votre clavier ou votre souris. Grâce aux macros, vous pouvez réunir toutes ces étapes en une seule commande. Cette automatisation de tâches fréquentes vous permet de gagner en efficacité et ainsi en productivité. Vrai outil des programmateurs et développeurs, les macros sur Word vont vous surprendre puisqu’elles sont accessibles et programmables par tous, peu importe vos compétences en informatique. En effet, Microsoft a intégré un outil macro sur Word afin de faciliter la création de vos commandes.
Pourquoi utiliser cette fonction sous Word ?
Créer des macros Word peut aider chaque membre de votre équipe, quel que soit son poste. Même si cela peut paraître compliqué aux premiers abords et réservé aux plus érudits en codage informatique, les macros sont en réalité un atout pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, les macros sont les meilleurs alliés de tout rédacteur. En effet, qu’il s’agisse d’articles de blog, de documents juridiques, de communiqués de presse ou encore de contrats de travail, la rédaction est un travail de longue haleine qui peut être sujet à de nombreuses fautes d’inattention. Fautes de frappe ou d’orthographe, phrases trop longues, erreurs de grammaire… L’erreur peut arriver. Avec les macros Word, les personnes en charge de rédiger vos documents gagneront un temps précieux. Elles pourront créer une commande spéciale pour corriger les fautes d’orthographe ou repérer les phrases faisant plus de X mots par exemple.
Deux façons de créer une macro
Pour créer une macro, vous pouvez opter pour deux solutions : utiliser l’enregistreur de macro, disponible dans la barre d’outils Word, ou utiliser l’éditeur de code Visual Basic.
Utiliser l’enregistreur de macros
L’enregistreur de macros est l’outil le plus facile à utiliser pour créer une macro sur Word, surtout si vous ne disposez pas de compétences en codage informatique. Grâce à l’enregistreur, il vous suffit simplement d’activer l’enregistrement et d’effectuer votre commande manuellement. Un code retraçant les étapes de votre tâche se créera automatiquement.
Utiliser l’éditeur de code Visual Basic
Cependant, l’enregistreur de macros peut ne pas reconnaître l’entièreté de votre commande manuelle, et c’est ici que vous allez pouvoir utiliser l’éditeur de code Visual Basic. Ce langage de programmation créé par et pour les logiciels Microsoft, tels que Word, est dédié à la création de macros pour vos tâches répétitives.
Comment utiliser les macros sur Word ?
Word vous permet de créer vos propres macros pour correspondre à des tâches bien spécifiques, ou encore d’exécuter directement des macros préexistantes.
Créer une macro
Avant d’entamer la création d’une macro, nous vous recommandons d’activer les outils de développement qui pourront vous aider. Pour ce faire, ouvrez l’onglet Fichier > Options > Personnaliser le ruban > Onglets principaux > Développeur.
Ici, nous allons prendre l’exemple d’une macro permettant de calculer la longueur moyenne d’une phrase, afin d’identifier celles qui seraient trop longues et auraient besoin d’être raccourcies.
Pour créer une macro via l’enregistreur disponible sur Word, voici les étapes à suivre :
- Ouvrez votre document Word ;
- Cliquez sur “Affichage” dans votre barre d’outils ;
- Cliquez sur “Macros” tout au bout de la barre ;
- Cliquez sur “Enregistrer une macro”.
Une fenêtre va s’ouvrir et vous demander de donner un nom à votre macro. Dans notre exemple, vous pouvez la nommer “Calcul longueur phrase”. Afin qu’elle soit accessible dans tous vos documents Word, sélectionnez “Tous les documents (normal.dotm)” dans le menu déroulant. Dans cette même fenêtre, vous devez également choisir si vous souhaitez exécuter la macro via un bouton ou une touche de votre clavier.
Dans le cas d’une macro via bouton :
- Cliquez sur “Boutons” dans la fenêtre ;
- Ouvrez la macro “Calcul longueur phrase” que vous venez de créer ;
- Cliquez sur “Ajouter” ;
- Cliquez sur “Modifier” ;
- Choisissez le bouton qui vous convient dans la liste proposée ;
- Entrez un nom en bas de la fenêtre : vous pouvez reprendre le nom donné à votre macro de base, soit “Calcul longueur phrase” ;
- Cliquez sur “OK” deux fois.
Dans le cas d’une macro via clavier :
- Cliquez sur “Clavier” dans la fenêtre ;
- Insérez la combinaison de touches que vous souhaitez dans “Nouvelle touche de raccourci” ;
- Vérifiez que la combinaison choisie n’existe pas déjà ;
- Vérifiez que « Enregistrer dans” contient “Normal.dotm”
- Cliquez sur “Assigner”.
Une fois que votre macro est créée (via bouton, ou via clavier), il ne vous reste plus qu’à enregistrer votre commande. Il vous suffit d’exécuter votre tâche en cliquant sur les commandes, ou sur les touches de votre clavier correspondant à chaque étape de votre tâche, et le tour sera joué. Le logiciel Word enregistre automatiquement ce que vous faites pour créer la macro.
Une fois que vous avez fini d’enregistrer :
- Cliquez sur “Affichage” dans votre barre d’outils ;
- Cliquez sur “Macros” tout au bout de la barre ;
- Cliquez sur “Arrêter l’enregistrement”.
Exécuter la macro créée
Maintenant que votre macro est créée et prête à être utilisée, vous allez pouvoir l’exécuter. Pour cela, vous avez plusieurs solutions : soit en utilisant le raccourci clavier de votre choix, soit en cliquant sur le bouton associé dans la barre d’Accès rapide tout en haut à gauche de votre document Word, soit en retournant dans la liste Macros de votre barre d’outils.
Exécuter votre macro via la liste du même nom dans votre barre d’outils est notamment pratique si vous en avez créé plusieurs. Pour l’exécuter, vous devez :
- Cliquez sur “Affichage” dans votre barre d’outils ;
- Cliquez sur “Macros” tout au bout de la barre ;
- Cliquez sur “Afficher les macros”.
Une fenêtre va apparaître avec toutes les macros que vous avez créées. Rendez-vous dans la liste “Nom de la macro” et sélectionnez celle que vous souhaitez actionner. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur “Exécuter” et votre macro se mettra en route.
Ajouter une macro au ruban
Si vous souhaitez personnaliser l’icône de votre macro qui apparaît dans votre barre d’accès rapide du document, vous pouvez intégrer un bouton correspondant à votre macro sur le ruban de Word. Pour cela, vous devez :
- Cliquer sur “Fichier” ;
- Cliquer sur “Options” ;
- Cliquer sur “Personnaliser le ruban” ;
- Sélectionner “Macros” dans “Choisir les commandes dans les catégories suivantes” ;
- Choisir la macro souhaitée ;
- Cliquer sur le groupe personnalisé auquel vous souhaitez associer votre macro dans “Personnaliser le ruban”.
Si vous n’avez pas de groupe personnalisé, vous pouvez en créer un rapidement en cliquant sur Nouveau groupe > Renommer > Ajouter > Renommer. Une fois cela fait, cliquez deux fois sur “OK” pour valider votre groupe personnalisé.
Comment importer des macros sur Word ?
Afin de favoriser la collaboration entre les différents membres de vos équipes, Word permet d’importer des macros. En effet, si les macros dont vous avez besoin ont été créées sur un autre logiciel que Word, si quelqu’un vous les a fournies ou si vous les avez trouvées sur Internet, vous pouvez les importer dans votre document sans problème.
Pour cela, vous devez utiliser l’éditeur Visual Basic. Cet outil est disponible via l’onglet “Développeur” de votre barre d’outils. Pour importer une macro :
- Cliquez sur “Fichier” ;
- Cliquez sur “Importer un fichier” ;
- Précisez l’emplacement du fichier ;
- Cliquez sur “Ouvrir”.
L’importation va commencer et ne prendra que quelques secondes.
Supprimer une macro
Pour supprimer une macro, vous devez :
- Cliquez sur “Affichage” dans votre barre d’outils ;
- Cliquez sur “Macros” tout au bout de la barre ;
- Cliquez sur “Afficher les macros” ;
- Sélectionner la macro que vous souhaitez supprimer dans la liste ;
- Cliquez sur “Supprimer” dans la barre latérale droite de la fenêtre ;
- Cliquez sur “Oui” pour confirmer la suppression.
Utiliser cette fonction sur d’autres documents
Créer des macros pour gagner en efficacité lorsque vous préparez un document est une bonne chose, mais pouvoir les utiliser sur tous vos autres documents, même ceux créés précédemment, c’est encore mieux. Et, c’est possible pour les macros Word.
Pour que votre macro soit disponible dans tous vos autres documents Word, vous devez :
- Cliquez sur “Affichage” dans votre barre d’outils ;
- Cliquez sur “Macros” tout au bout de la barre ;
- Cliquez sur “Afficher les macros” ;
- Cliquez sur “Organiser” ;
- Sélectionnez la macro que vous souhaitez mettre au modèle “Normal.dotm” ;
- Cliquez sur “Copier.”
Le modèle “Normal.dotm” est le modèle de base de Microsoft puisque tous les nouveaux documents vierges que vous créez sur Word sont faits suivant ce modèle.
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