De sa date de création, en 1983, jusqu’à nos jours, le logiciel de traitement de texte Word n’a cessé de se développer, pour devenir une interface incontournable de la suite Microsoft Office. Que ce soit pour la rédaction d’un texte, sa mise en forme et sa mise en page, l’intégration d’images ou encore la création de tableaux, il fait figure de logiciel indispensable à maîtriser en entreprise.
Quelle différence entre “mise en page” et “mise en forme” ?
Avec près de quarante ans d’existence, le logiciel Word est grandement utilisé en entreprise, et ce n’est pas prêt de s’arrêter. Cela grâce aux nombreuses fonctionnalités et possibilités dont regorge le logiciel de la suite Microsoft Office. Loin de se limiter au simple traitement de texte, l’interface permet à son utilisateur de créer des graphiques, intégrer des images ou des illustrations, mettre en place des tableaux, et bien d’autres fonctionnalités encore. Malgré son apparente simplicité, Word est un logiciel complet et beaucoup plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord. C’est pour cela que la formation proposée par notre organisme Quality Training, l’est tout autant. Votre formateur va vous aider à naviguer avec ce logiciel et à tester toutes les possibilités. Notamment l’aspect mise en page et mise en forme, qui peut être dans un premier temps difficile à différencier. Comme nous allons le voir, la mise en page repose sur la conception de votre document, souvent basée sur différents thèmes que vous allez pouvoir choisir. La mise en forme, elle, est finalement toutes les options – typographie, taille de votre texte, interlignes, etc – qui vous vont permettre d’embellir votre contenu et le rendre plus attractif pour le lecteur.
Les astuces pour réaliser une mise en page professionnelle
Créer un document sur le logiciel phare de la Suite Microsoft Office, ce n’est pas simplement saisir votre texte sous la forme de différents paragraphes et ensuite, lui donner l’aspect que vous souhaitez. Au contraire, si vous souhaitez mettre en page un document professionnel, adapté à votre cible et particulièrement agréable à la lecture, différentes options et fonctionnalités s’offrent à vous. Passons donc en revue les différents paramètres présents dans l’interface de traitement de texte pour arriver au résultat souhaité.
Conception de votre document : choisir un thème
La création de votre document commence par le choix de votre mise en page globale. Ainsi, dans la section de l’onglet Mise en page de votre document, vous trouverez de nombreux thèmes et modèles pour avoir une idée plus globale de ce que vous souhaitez créer. Un thème est un ensemble de choix de mise en forme, vous y trouverez de nombreuses possibilités, selon le style du document que vous avez décidé de créer. Une fois votre choix fait, vous allez pouvoir appliquer le thème à votre document.
Personnalisation du thème : couleurs, polices et effets
Une fois votre thème défini dans l’onglet Conception ou Mise en page, vous allez avoir le choix de faire des modifications afin de personnaliser votre document selon vos envies. Quelle que soit la cible et la portée désirée de votre mise en page, il est important que celle-ci corresponde à vos attentes. Pour cela, vous allez pouvoir modifier à tour de rôle les couleurs, les typographies ou encore ajouter des effets stylisés à votre document. En ce qui concerne les couleurs, vous aurez à votre disposition une large palette vous permettant de changer les couleurs du texte bien sûr, mais également de votre arrière-plan, des liens hypertextes ou encore vous aurez la possibilité d’accentuer certaines couleurs. Ensuite, le logiciel vous permet de modifier les polices – que l’on appelle aussi les typographies – de votre thème, afin d’avoir une écriture qui correspond à vos besoins ou à ce que recherche la cible. Enfin, vous allez pouvoir modifier les effets de votre thème. Attention cependant, la sélection d’un effet risque de modifier l’apparence de toutes les images présentes dans votre document. C’est donc un outil à utiliser délicatement, mais très efficace quand on sait le maîtriser. Ce que nous ne manquerons pas de voir durant une formation pour créer une mise en page sur Word.
Savoir maîtriser les marges et l’orientation de votre document
Afin d’aérer au maximum votre document tout en soignant votre mise en page, il est important de passer par des outils particulièrement importants disponibles sur l’interface du logiciel. Il s’agit bien évidemment de la fonction marge, qui signifie en réalité régler les espaces situés entre le texte et le bord de votre document. Par défaut, celles-ci sont définies sur Normal, c’est-à-dire un pouce entre le texte et chaque bord. Libre à vous de paramétrer comme bon vous semblera les marges, afin que le résultat final corresponde à vos attentes pour une mise en page parfaitement aérée. Ensuite, Word, vous propose de modifier l’orientation de votre document. Deux formules sont proposées : paysage ou portrait. Le premier signifie que votre page sera orientée horizontalement, tandis que le deuxième signifie un document orienté à la verticale. Les deux ont leurs atouts et, en somme, votre choix va dépendre du style de document que vous souhaitez créer. Nous vous conseillons de gérer l’orientation de votre document en début de création, afin de ne pas bousculer toute la mise en page déjà établie en cours de route. Enfin, Word vous permet également de définir et modifier la taille de votre document. En version standard, votre mise en page sera en format A4, mais vous pouvez très bien modifier cela à votre guise grâce aux diverses options disponibles.
Hiérarchiser de façon pertinente votre contenu
Lors de la rédaction de votre contenu textuel, nous vous conseillons un habillage délicat afin que la lecture de votre document reste particulièrement agréable pour le ou les lecteurs. Cela se traduit par la gestion des paragraphes bien sûr, mais aussi par la mise en avant de vos titres. Ainsi, dans l’onglet Accueil, vous allez pouvoir paramétrer la grosseur de vos titres. Un peu à la façon d’une page web, il vous faudra optimiser l’ensemble pour un rendu esthétique et cohérent. On parle donc de Titre 1, de Titre 2 et ainsi de suite. Ce procédé va vous permettre de garder la même apparence pour tous les styles de titres. De plus, Word va pouvoir générer un sommaire à partir de ces titres. Une fonctionnalité particulièrement intuitive et intéressante à exploiter durant la mise en forme de votre document sur Word.
Savoir maîtriser le saut de page
Autre fonction très intéressante présente sur Word, le saut de page ! Le principe est simple, si vous souhaitez qu’un chapitre ou un point important commence sur une nouvelle page, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à des sauts de ligne de façon manuelle. Car si vous souhaitez ajouter du texte avant ce nouveau chapitre, alors tout l’ensemble de votre document va s’en trouver décalé. Votre saut de page va vous assurer que le chapitre suivant va commencer en haut d’une nouvelle page, malgré des modifications qui sont logiquement apportées au fil de la création de votre document sur Word.
Création d’en-têtes et de pieds de page sur Word
Pour un rendu davantage professionnel, nous vous conseillons également d’avoir recours à la mise en place d’en-tête sur votre document et/ou d’un pied de page. Ces notions vous permettent de faire figurer des informations utiles, mais aussi d’avoir un ensemble particulièrement esthétique. Pour la mise en place d’un en-tête ou d’un pied de page, cela se passe sur Insertion > En-tête ou Pied de page. Comme avec le thème choisi au tout début de votre création, vous allez pouvoir faire votre choix selon plusieurs modèles. Il ne vous restera ensuite qu’à choisir les informations à y faire figurer. Par exemple, nous vous conseillons d’y intégrer des numéros de page, la date de l’édition de votre document ou encore le nom d’un auteur. À savoir que vous pouvez également insérer une pagination automatique au sein de votre document, pour cela, rendez-vous sur Insertion > Numéro de page. Vous souhaitez en savoir plus sur ces options importantes ? Nous vous proposons d’en savoir plus ici (ça mène où ?).
Savoir gérer l’impression de votre document
Une fois votre document entièrement finalisé, il reste l’étape tout aussi importante que sa création, c’est-à-dire l’impression ! Pour cela, différents paramètres sont indispensables. Bien sûr, vous allez devoir vous assurer d’avoir une imprimante à votre portée et que celle-ci soit reliée à votre ordinateur. Ensuite, il est important d’avoir recours à un aperçu de votre document avant l’impression. Cela va vous permettre de voir ce que va rendre votre document finalisé une fois imprimé. Enfin, vous allez pouvoir exporter votre document sous divers formats. Pour une impression pertinente, nous vous conseillons le format PDF.
Pourquoi maîtriser la mise en page sur Word ?
Selon votre secteur d’activité et votre poste, la maîtrise du logiciel Word est indispensable. Bien plus qu’un simple outil de traitement de texte, le logiciel permet d’avoir recours à de nombreuses fonctionnalités et des possibilités infinies. La création d’une mise en page optimale et en accord avec le message que vous souhaitez faire passer à votre auditoire vont donc vous être fortement utile au sein de votre environnement professionnel. Que ce soit le choix d’un thème, la fonction des marges, l’habillage de votre contenu ou encore la mise en place d’un pied de page, toutes ces fonctionnalités vont vous permettre d’être à l’aise au quotidien avec cet outil toujours autant utilisé en entreprise.
Formez-vous avec Quality Training
Avec presque 15 ans d’existence, notre organisme Quality Training est une véritable référence en ce qui concerne les formations bureautiques. Celles concernant le logiciel Word de la Suite Microsoft Office sont particulièrement demandées car c’est un logiciel qui est omniprésent dans la vie d’une entreprise. Pour vous accompagner, nos formateurs qualifiés sont à votre disposition que ce soit en présentiel – au sein de votre entreprise si vous le désirez -, ou en distanciel. Vous souhaitez nous rejoindre et apprendre comment faire une mise en page sur Word ? Faites-nous confiance et optez pour une formation qualifiante aux côtés de l’équipe de Quality Training !
