Fortement démocratisées avec le recours au télétravail et au travail hybride, de plus en plus favorisé par les entreprises depuis le Covid-19, les interfaces proposant des visioconférences sont légion sur la toile. Parmi eux, Microsoft Teams est peut-être la plateforme la plus qualitative et la plus intuitive. Pour découvrir toutes les forces du logiciel, notre organisme Quality Training vous accompagne à travers une formation visant à apprendre à créer une réunion sur Teams.
Plateforme collaborative de visioconférences, Microsoft Teams propose de nombreux avantages pour les entreprises. Voyons ensemble quelques-uns des points forts du logiciel, favorisant le travail d’équipe.
Ainsi, pendant votre formation en compagnie des professionnels de notre organisme Quality Training, vous allez apprendre à maîtriser toutes les étapes pour créer une réunion sur Teams.
Sur l’interface de Teams, vous allez bien sûr pouvoir planifier votre réunion à l’avance – c’est le principe de Microsoft Teams après tout -, mais également démarrer une visio de façon instantané. Pour cela, il existe deux façons de procéder. Vous allez pouvoir passer via le canal de l’application avec l’onglet Publications. Recherchez Réunion > Conférence maintenant avant de donner un titre à celle-ci et d’inviter les participants de votre choix. Autre possibilité avec le calendrier en sélectionnant également Conférence maintenant.
Comme nous avons pu le voir précédemment, il existe également deux outils pour planifier votre réunion sur l’interface de Teams : soit via l’outils Calendrier soit directement sur le canal de l’application en sélectionnant Planifier une réunion. Une fenêtre va ensuite s’ouvrir, vous permettant d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des participants à vous rejoindre ou encore d’ajouter d’autres détails. Vous allez, par exemple, définir la récurrence de votre réunion, si celle-ci est exceptionnelle ou si celle-ci va être récurrente. Les divers participants invités vont recevoir une notification par e-mail avec tous les détails de la réunion, avec un lien pour y participer.
Nouvelle fonctionnalité sur Teams, cette option permet de désigner un co-organisateur, ayant presque toutes les capacités de l’organisateur, notamment en termes de gestion des options de la réunion. L’organisateur pouvant désigner jusqu’à 10 personnes en co-organisateur, ceux-ci doivent bénéficier d’un compte Teams pour être éligible. Pour accéder à cette option, il faut aller dans les options de la réunion via la fonction Choisir les co-organisateurs.
Lors de la conception de votre réunion sur Teams, vous allez pouvoir inviter divers participants, qu’ils soient au sein de votre société ou externe. Pour cela, celui-ci doit avoir un compte Teams relié à une adresse de messagerie. Il reçoit ainsi une notification pour sa participation à la réunion. A tout moment durant la réunion, vous allez pouvoir inviter de nouveaux participants en sélectionnant Autres options > Ajouter des membres. Pour rejoindre une réunion, vous allez pouvoir utiliser le lien reçu par e-mail, vous notifiant de la visioconférence.
Vous pouvez participer à la réunion à laquelle vous êtes invité sans avoir de compte Teams. Pour cela, nous vous donnons rendez-vous sur le mail d’invitation à la réunion, vous allez pouvoir participer à celle-ci via un lien vous renvoyant sur ladite réunion, en passant par votre navigateur web.
Vous allez pouvoir créer des salles pour y affecter les membres de vos réunions Teams. Pour cela, vous allez vous rendre sur le bouton Créer des salles pour choisir le nombre de salles et quels participants vous souhaitez y affecter. Vous allez également pouvoir créer des salles de pause durant votre réunion.
Depuis 2008, notre organisme Quality Training propose son expertise aux entreprises, afin de leur permettre de maîtriser de nombreux outils fondamentaux. Permettant le travail à distance et l’organisation de réunions en ligne, Microsoft Teams est désormais indispensable à tout bon environnement professionnel. Nous vous permettons de découvrir notre formation Teams afin d’en maîtriser toutes les possibilités et fonctionnalités. Nous proposons cette formation à distance ou en présentiel.