Créé à la fin des années 80, le logiciel de présentation Microsoft PowerPoint propose de nombreuses fonctionnalités à ses utilisateurs. Utilisation de masques de diapositive, animation d’objets ou encore insertion de photos, vidéos et d’organigrammes. C’est sur cette dernière possibilité que va s’axer cette formation proposée par notre organisme Quality Training, adaptée à tous les professionnels, afin de vous permettre d’apprendre à créer un organigramme sur PowerPoint.
Pourquoi utiliser un organigramme pour son entreprise ?
Représentation schématique des liens et relations organisationnelles tout autant que hiérarchiques, un organigramme met en évidence une structure organisationnelle d’une société ou d’un grand groupe. Selon l’objet de votre présentation – une réunion, une nouvelle campagne à mettre en place, etc -, il peut être intelligent d’utiliser l’outil d’insertion d’organigramme sur votre logiciel PowerPoint. Présenter un organigramme va permettre de visualiser clairement les différentes relations existant dans une structure, ou dans la perspective d’une évolution lors d’un projet conséque nt, définir toutes les fonctions aidant ainsi à une répartition efficace des diverses tâches et le suivi de la mission globale.
Créer un organigramme depuis zéro ou à partir d’un modèle
Lorsque vous allez créer un organigramme sur PowerPoint, le logiciel de présentation de la suite Office vous offre de nombreuses possibilités pour mener votre mission à bien. Tout d’abord, vous pouvez partir d’un document totalement vierge afin de créer votre objet de la façon dont vous le souhaitez. Avec cette méthode, vous pourrez donc totalement personnaliser votre organigramme. De plus, vous allez également pouvoir choisir un modèle qui s’adapte parfaitement à vos besoins en termes de structure. Bien sûr, à l’aide de ce template, vous pourrez modifier l’essentiel du modèle. Enfin, le logiciel permet d’importer des données – en somme les informations que va contenir votre organigramme – afin de créer votre document en seulement quelques clics.
Ajouter des images à son organigramme
Pour créer un document professionnel tel qu’un organigramme, il peut être pertinent d’ajouter des images au sein de votre diagramme de structure qui vont présenter les différents intervenants composant votre entreprise. Ainsi, le logiciel vous permet de vous appuyer sur des modèles déjà établis qui vont vous faciliter la tâche, grâce à la commande Choisir un graphique SmartArt. Ensuite, vous allez pouvoir choisir la forme qui vous convient le mieux pour insérer votre illustration. Vous allez par exemple pouvoir ajouter des images à chaque personne intégrée dans votre organigramme.
Personnaliser son organigramme
La création d’un organigramme vous permet de nombreuses possibilités de mise en forme. Comme nous l’avons vu précédemment, vous allez pouvoir importer des images afin d’esthétiser au mieux votre support, mais ce n’est pas tout. Le logiciel de présentation vous permet également de modifier les couleurs – grâce à l’onglet Style -, choisir la forme ou la hiérarchie – à l’aide du bouton Choisir un graphique SmartArt vous permettant d’opter pour le diagramme organisationnel de votre choix – ou encore de choisir votre style de texte et le modifier à votre guise.
Ajouter ou supprimer des éléments
Lors de votre travail, vous allez pouvoir ajouter et supprimer divers éléments et objets, afin de donner de la substance à votre présentation. Ainsi, avec la commande Ajouter une forme, vous allez pouvoir choisir où vous souhaitez ajouter un ou plusieurs objets au sein de votre organigramme. Enfin, pour supprimer l’une des formes présentes sur votre graphique SmartArt, nous vous invitons à cliquer sur la forme souhaitée avant d’appuyer sur la commande Suppr. Si vous souhaitez effacer l’intégralité de votre organigramme, vous devrez cliquer sur la bordure du graphique avant d’activer la même commande.
Masquer ou afficher des éléments
Vous souhaitez afficher ou masquer différentes données qui sont associées à des formes d’organigramme ? Notre logiciel vous permet cette fonctionnalité grâce aux options présentes dans la boîte de dialogue. Pour cela, nous vous invitons à vous rendre sur l’onglet Organigramme puis sur le groupe Formes. En cliquant sur l’onglet Champs, vous allez donc pouvoir choisir la case des champs que vous souhaitez afficher et ceux que vous voulez masquer.
Appliquer des effets de style SmartArt
Grâce à la fonctionnalité SmartArt, vous allez pouvoir créer un organigramme adapté à vos attentes. L’option vous permet d’avoir accès à un graphique professionnel en seulement quelques clics. Mais avant toute action, il est important de réfléchir au message que vous souhaitez véhiculer, tout comme les informations que vous souhaitez voir apparaître. Ainsi, en choisissant le volet SmartArt, vous allez avoir accès à de nombreuses présentations diverses, sous forme de liste, de hiérarchie, de cercle et bien d’autres encore. La fonctionnalité vous permettra aussi de changer les couleurs, d’ajouter de nombreux effets de style ou encore de créer une apparence 3D. Tout cela grâce à la commande Création > Outils SmartArt.
Trucs et astuces concernant la création d’organigrammes
La création d’un organigramme sur Microsoft Word vous permet énormément de possibilités. Mais il y a néanmoins quelques astuces à connaître pour maîtriser encore davantage cette partie du logiciel. Ainsi, vous allez par exemple pouvoir enregistrer votre organigramme sous la forme d’une image afin de le réutiliser plus tard et peut-être via un autre support. Pour la technicité, il s’agira là d’un simple copié collé après avoir sélectionné votre graphique. De plus, vous allez également pouvoir enregistrer votre graphique personnalisé pour l’ajouter à la liste des modèles, cela grâce à la commande Enregistrer comme modèle sur votre clic droit. Enfin, comme vous pouvez le voir dans les templates disponibles pour votre organigramme, vous avez la possibilité d’effectuer votre propre arbre généalogique sur PowerPoint, avec la possibilité d’importer vos données.
Apprenez à créer un organigramme et plus avec Quality Training
Logiciel de présentation ultime, PowerPoint vous propose de nombreuses fonctionnalités pour la mise en place de présentations professionnelles. Ainsi, notre organisme Quality Training, spécialiste de la formation bureautique, vous accompagnera pour maîtriser ce logiciel bureautique indispensable dans votre quotidien en entreprise. Vous souhaitez suivre une formation PowerPoint à nos côtés et maîtriser la création d’organigrammes qualitatifs ? N’hésitez pas à nous faire confiance !
