Dans votre environnement professionnel, il est important de travailler sur des outils vous permettant de nombreuses fonctionnalités, spécialement en ce qui concerne l’envoi des emails, car c’est souvent une partie importante de vos tâches. Pour cela, de nombreuses messageries électroniques font très bien leur travail. C’est par exemple le cas de la messagerie Outlook, offrant de nombreuses options, avec notamment la possibilité de programmer ou retarder l’envoi d’un mail.
Quand retarder ou programmer l’envoi d’un mail sur Outlook ?
Effectivement, au sein de votre poste, la planification de l’envoi d’un email peut être une fonction très intéressante, facilitant grandement vos tâches et votre planning. En somme, la planification d’un email consiste à rédiger celui-ci avant de choisir sa date et son heure d’envoi. Une fois ces paramètres remplis, l’email va automatiquement être envoyé à son destinataire, sans aucune intervention de votre part. Diverses messageries électroniques proposent cette fonctionnalité, c’est notamment le cas d’Outlook. De ce fait, vous allez pouvoir gérer vos envois comme bon vous semble. De plus, à tout moment, vous allez pouvoir effectuer des modifications concernant votre envoi. Effectivement, il peut arriver que vous souhaitiez changer la date et/ou l’heure de votre envoi. Grâce aux fonctions de la messagerie Outlook, vous allez facilement pouvoir retarder votre programmation d’envoi.
Comment programmer l’envoi d’un mail sur Outlook ?
Désormais, nous allons pouvoir étudier cette fonctionnalité et voir comment il est possible de programmer son envoi de mail sur la messagerie électronique Outlook. Pour cela, il existe deux façons de faire cette démarche. Tout d’abord, vous allez pouvoir programmer votre envoi avec la version bureautique d’Outlook, c’est-à-dire le logiciel, ou, deuxième solution, avec la version web. Voyons ensemble comment effectuer une programmation d’emails.
Programmer un email sur la version bureautique d’Outlook
Pour commencer cette manipulation, vous allez, bien entendu, devoir ouvrir Outlook sur votre bureau d’ordinateur avant de vous rendre vers le bouton Nouveau courrier. Ce qui va vous permettre de rédiger votre message, d’ajouter le ou les destinataires et de renseigner un objet pour votre mail. Une fois votre message finalisé, nous vous invitons à cliquer sur la petite flèche située dans la section Indicateurs. Un panneau appelé Propriétés va s’afficher, vous permettant d’effectuer les réglages nécessaires. Dans la partie Options de remise, nous vous invitons à cocher la case Ne pas envoyer avant afin de déterminer la date ainsi que l’heure à laquelle votre email va être envoyé à son destinataire. Une fois les modifications enregistrées, vous allez pouvoir retrouver votre message en attente dans la boîte d’envoi. Celui-ci disparaîtra bien entendu une fois la date arrivée à son échéance, au moment où votre message sera envoyé.
Programmer un email sur la version web d’Outlook
Il faut savoir que pendant longtemps, la seule façon de programmer un email sur Outlook était de le faire sur la version bureau, comme nous venons de le voir ensemble. Mais depuis 2020, cette fonctionnalité est aussi disponible avec la version web de la célèbre messagerie électronique. En quelques clics, vous allez pouvoir rédiger votre message et programmer une date d’envoi. Tout d’abord, vous allez devoir ouvrir votre navigateur web et vous identifier à l’aide de vos différents mots de passe sur Outlook Office. Comme avec la première solution, cliquez sur Nouveau courrier et rédigez votre message. Une fois votre message rédigé et les destinataires notifiés, vous allez pouvoir cliquer sur la flèche située à droite du bouton Envoyer. Vous allez désormais pouvoir choisir la date et l’heure à laquelle votre message va être envoyé. Cela à l’aide d’un calendrier intuitif. Votre message est désormais programmé pour un envoi à une date bien particulière. En attendant cette deadline, vous pourrez retrouver votre message programmé dans le dossier des brouillons. Celui-ci disparaîtra de ce dossier au moment où il sera automatiquement délivré à son ou ses destinataires.
Comment retarder l’envoi de plusieurs mails ?
Malgré la programmation effectuée de votre email, il peut arriver dans certains cas que des urgences ou des changements de planning vous incitent à retarder un envoi ou tout simplement à envoyer de suite votre message. Pour cela, si vous décidez d’envoyer votre message immédiatement, nous vous invitons à vous rendre dans votre dossier d’envoi et à sélectionner le message dont vous souhaitez modifier l’envoi. Ainsi, sélectionnez la flèche des options, présente dans le ruban. Le panneau Propriétés va à nouveau s’ouvrir et vous allez pouvoir effectuer vos changements avec la partie Options de remise. Si vous souhaitez envoyer votre email de suite, veuillez désélectionner la case Ne pas envoyer avant et cliquez sur Envoyer. Si vous souhaitez tout simplement modifier la date ou l’heure, ou les deux, alors gardez cette case cochée, et vous n’aurez qu’à faire vos ajustements.
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