Depuis son lancement au début des années 80, le logiciel Microsoft Excel est vite devenu un incontournable de la Suite Office, et un outil que les entreprises vont vite s’arracher. Loin d’être un simple logiciel de tableur, il s’agit en réalité d’une interface particulièrement complexe mais qui permet néanmoins d’infinies possibilités pour ses utilisateurs. Le logiciel Excel est d’ailleurs assez célèbre pour son utilisation de formules simples et sa création de graphiques, vous aidant à la conception de rapports budgétaires particulièrement qualitatifs au sein de votre structure. Pour vous aider dans la maîtrise du logiciel, notre organisme Quality Training vous propose, depuis 2008, de nombreuses formations bureautiques à destination des entreprises. En découvrant Microsoft Excel à nos côtés, vous allez notamment pouvoir découvrir comment insérer des liens hypertextes dans Excel.
Microsoft Excel, une force de frappe pour les entreprises ?
En seulement quelques décennies, Excel est devenu un outil indispensable pour des millions d’entreprises à travers le monde. Et ce n’est pas le fruit du hasard. Car oui, Microsoft Excel permet de faciliter vos tâches au quotidien, grâce à son interface vaste et qui malgré sa complexité apparente, va vous aider à concevoir de véritables tableaux de bord et plus globalement dans vos tâches, en tant que dirigeant de société ou salarié. Entièrement personnalisables, vos tableaux sur Excel vont pouvoir garder votre empreinte, notamment avec l’insertion de graphiques et de tableaux croisés dynamiques, vous aidant à mettre en avant les chiffres clés de votre entreprise. En seulement quelques clics, vous allez pouvoir mettre en place des graphiques pertinents. Les filtres sont également une fonctionnalité intéressante sur Excel, vous permettant par exemple de visualiser l’ensemble des factures d’un fournisseur très précis. Enfin, et ce sera l’un des axes majeurs de votre formation sur Excel, l’ajout de liens hypertextes, vous aidant à faire vivre votre support tout en y apportant du trafic vers votre site internet ou une adresse de messagerie, permettant aux destinataires de vous contacter facilement, en seulement deux clics.
Un lien hypertexte, à quoi ça sert ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet pour comprendre comment vous allez pouvoir ajouter un lien hypertexte sur votre document Excel, il est important de comprendre à quoi va pouvoir servir cet ajout à travers une définition simple et précise d’un lien hypertexte. En soi, un lien que l’on appelle hypertexte est un élément qui va être placé dans un document ou sur un site internet permettant, lorsque l’on va cliquer dessus, d’accéder à un autre contenu, souvent plus informatif, pouvant être soit sur le même site – donc un lien interne – soit sur un environnement différent, on parle alors de lien externe. La plupart du temps, le lien hypertexte prend la forme d’un texte. Celui-ci reste néanmoins facilement visible pour les utilisateurs, car le texte peut apparaître d’une autre couleur ou souligné pour montrer qu’il est possible d’effectuer une action à l’aide d’un simple clic. Il peut aussi très bien apparaître sous la forme d’une image ou d’un bouton, que l’on va donc appeler un Call To Action. De façon plus générale, le lien hypertexte fait partie des éléments de base du langage HTML, et donc de la navigation web. Peu importe votre secteur d’activité, cela fait donc partie des éléments dont vous devez connaître la signification afin d’évoluer et de naviguer sereinement sur un environnement web.
Comment créer un lien hypertexte sur Excel ?
Ainsi, dans le cadre de votre travail sur Microsoft Excel et afin de ne pas trop surcharger votre classeur, ou pour associer un contenu précis à l’une de vos cellules, vous allez avoir la possibilité d’insérer un lien hypertexte. Celui-ci pourra alors amener l’internaute vers un fichier, un dossier, une page internet précise, une adresse email ou encore vers un nouveau document sur Microsoft Excel. Afin d’avoir un aperçu clair et simplifié des différentes possibilités proposées par le logiciel de tableur, nous allons voir les différents exemples d’ajout de liens hypertextes. Il pourra s’agir d’un lien vers un nouveau fichier, d’une redirection vers une page web ou encore d’une redirection vers une adresse mail, permettant à votre lecteur de contacter le service après-vente de votre entreprise, en seulement deux clics.
Insérer un lien vers un nouveau fichier
Afin de débuter et de savoir comment gérer l’aspect des hyperliens sur Microsoft Excel, nous allons voir comment insérer un lien vers un nouveau fichier. Tout d’abord, ouvrez votre document Excel – vous pouvez également créer votre propre document – avant de sélectionner la cellule où vous souhaitez insérer un hyperlien. Cliquez ensuite sur l’onglet Insertion, présent sur l’interface de notre logiciel, pour ouvrir une barre d’outils sous le ruban vert. Vous allez pouvoir trouver et cliquer sur la partie lien hypertexte. Cliquez ensuite sur Créer un document, pour ajouter votre lien dans la partie concernée. Dans le champ Texte à afficher, vous allez entrer le texte qui va s’afficher sur votre document. Si vous décidez de ne pas remplir ce champ, alors par défaut, le texte affiché sera le nom de votre document. Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous allez pouvoir nommer ou renommer votre document. Le lien va être effectué et en cliquant sur cet hyperlien, l’internaute sera redirigé vers le document souhaité.
Ajouter un lien vers une page web
Dans un deuxième temps, nous allons voir comment ajouter un lien vers une page internet. Ce qui reste, pour la plupart d’entre nous, l’une des fonctions les plus intéressantes des liens hypertextes. Comme nous avons pu le voir précédemment, nous vous invitons donc à ouvrir votre document sur Excel ou à créer un nouveau document, sur lequel nous allons travailler. Sélectionnez la cellule sur laquelle vous allez insérer votre lien vers une adresse web et cliquez sur l’onglet Insertion. À nouveau, après l’ouverture de votre barre d’outils, vous allez pouvoir cliquer sur la partie Lien hypertexte. Une fenêtre contextuelle va ensuite s’ouvrir. Dans les différentes propositions s’offrant à vous, choisissez Fichier ou page web existante. Comme sur notre exemple précédent, entrez le texte de votre lien hypertexte qui apparaît ensuite sur votre document Excel. Dans la partie Adresse, vous allez entrer l’URL de la page web sur laquelle vous souhaitez effectuer votre lien. Cliquez sur OK pour valider cette démarche et n’hésitez pas à effectuer quelques tests pour vous assurer que votre lien fonctionne bien.
Insérer un lien hypertexte dans votre document
La troisième méthode des hyperliens sur Microsoft Excel est également très pertinente, car elle va vous permettre d’insérer un lien retour vers une autre partie de votre document. Ce qui peut être très pertinent dans le cas d’un document comptable ou à destination des fournisseurs. Grâce à cette action, votre support Excel sera d’autant plus intuitif pour le lecteur. Comme pour les exemples précédents, le processus est dans un premier temps assez similaire. Ouvrez votre document sur l’interface d’Excel avant de vous diriger vers l’onglet Insertion, après avoir préalablement sélectionné la cellule sur laquelle vous souhaitez faire votre hyperlien. Après avoir cliqué sur la partie Lien hypertexte, choisissez parmi les diverses propositions Emplacement dans ce document avant de choisir à quel rang dans votre document va correspondre ce lien. N’oubliez pas de nommer le texte de votre lien avant de valider la fin de cette étape. Excel va automatiquement souligner la cellule associée à votre lien.
Insérer un lien hypertexte vers une adresse de messagerie
La dernière méthode que nous allons voir va consister à effectuer un lien hypertexte vers une adresse de messagerie. Cette solution est également très intéressante, car elle va permettre de créer du trafic, et d’inciter les internautes ou vos potentiels clients à vous contacter en seulement quelques clics. Pour effectuer cette méthode, nous allons à nouveau procéder de la même façon. Ouvrez votre document sur Microsoft Excel, et ensuite, sélectionnez la cellule sur laquelle vous allez positionner votre lien. Dans un second temps, cliquez sur l’onglet Insertion pour voir apparaître votre barre d’outils vous permettant de commencer à paramétrer votre hyperlien. Avec la commande Lien hypertexte, une fenêtre de dialogue va s’ouvrir. Parmi toutes les possibilités proposées par le logiciel, nous vous invitons à choisir “Adresse de messagerie”. Comme sur les autres exemples, vous devrez entrer le texte apparaissant sur votre lien afin que l’ensemble de votre document reste bien cohérent. Ensuite, pour aller au bout de la procédure, vous allez entrer l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez rediriger votre lien.
Comment supprimer vos hyperliens ?
Bien sûr, à tout moment, vous allez facilement pouvoir supprimer tous les liens hypertextes d’une plage sélectionnée ou d’une feuille active. Pour cela, c’est assez simple, car Microsoft Excel, malgré son apparente complexité, reste un logiciel particulièrement intuitif. Nous vous invitons donc à sélectionner la plage dont vous souhaitez supprimer tous les liens hypertextes que vous avez mis en place ultérieurement. Cliquez sur le bouton droit de n’importe quelle cellule de la plage, puis sélectionnez ensuite la commande Supprimer les hyperliens dans votre menu contextuel. Autre solution toute aussi simple, vous pouvez également cliquer sur Accueil > Réinitialiser > Supprimer les hyperliens. Attention, cette méthode ne fonctionne pas sur les versions antérieures à Excel 2007.
Les hyperliens : quels sont les points forts ?
Comme de nombreuses autres fonctionnalités, la fonction des hyperliens présente de nombreux avantages. Tout d’abord, les liens hypertextes aident à mettre à disposition du lecteur des informations complémentaires, qui vont l’aider à aller plus loin que le support qu’il aura sous les yeux. Il peut s’agir d’un lien vers une page web, vers une adresse de messagerie ou encore vers un fichier PDF l’aidant à en savoir plus sur le sujet qui va l’intéresser. Par ce biais, le lecteur va disposer de plusieurs sources d’informations sur une seule page, sans avoir à aller faire ses propres recherches. De plus, les hyperliens vont rendre votre document beaucoup plus intuitif et surtout interactif. Malgré tous ces points forts, la technique de l’hypertexte présente aussi quelques inconvénients. Par exemple, les liens peuvent avoir un effet de pur divertissement et donc déconcentrer le lecteur par rapport au sujet principal. Veillez également à ne pas abuser des liens, pour la même raison que celle précédemment citée. Selon l’endroit sur lequel le lecteur va visualiser le document, l’ouverture d’un hyperlien peut être nettement moins facilitée.
Depuis son lancement en 2008, notre organisme Quality Training propose de nombreuses formations bureautiques aux entreprises. Que vous soyez salarié d’entreprise, cadre dirigeant ou encore entrepreneur, nous pouvons adapter notre offre pour vous proposer les formations les plus pertinentes du marché, répondant ainsi à l’essentiel de vos besoins. De plus, nous pouvons proposer nos différentes formations à distance ou en présentiel, nous nous adaptons à votre préférence. A notre époque, le logiciel Microsoft Excel reste un incontournable de la Suite Office, mais aussi l’une des interfaces les plus utilisées dans le monde entier. Au sein de votre vie en entreprise, la bonne gestion de ce logiciel semble indispensable tant vos tâches seront facilitées grâce à son utilisation. Que ce soit pour la fonctionnalité des tableaux croisés dynamiques ou pour les nombreuses formules que vous pourrez ajouter, vous aidant à concevoir des tableurs très pertinents, l’interface reste très qualitative. Pour vous aider et vous accompagner dans la maîtrise de Microsoft Excel, notre organisme vous propose une formation qualifiante et sur-mesure, pour mieux vous accompagner dans la découverte de toutes les fonctionnalités d’Excel. Vous souhaitez notamment apprendre à utiliser la fonction des liens hypertextes ? N’hésitez plus et optez pour une formation Excel en notre compagnie.
