Comment organiser un Webinaire de A à Z

L’essor du télétravail a démocratisé de nouvelles façons de communiquer. Le webinaire en fait partie.

Il permet d’établir une relation plus personnelle malgré la distance avec vos clients et collaborateurs. Ainsi que de générer des leads commerciaux de qualité.

Néanmoins, bien organiser un webinaire n’est pas chose aisée. Que ce soit en amont ou lors de la présentation, il y a tout un cheminement à suivre.

Nous vous proposons ici une liste simplifiée de comment mieux organiser un webinaire de A à Z.

 

Définir l’objectif du webinaire

Il va de soi que pour bien organiser un webinaire, il faut déterminer le but visé par ce dernier.

Ce questionnement est non seulement important pour le choix de la plateforme à utiliser, mais également pour le choix du support. En effet, si vous souhaitez faire une séance de réponse aux questions interactives avec vos clients, certaines plateformes sont plus adéquates que d’autres.

De même, l’objectif définit la façon de communiquer et la cible à toucher sont primoridaux. En effet, si l’objectif est de fidéliser, vous allez naturellement insister sur de nouveaux contenus.

 

Choisir un sujet accrocheur

Le sujet est très important. L’audience vient pour lui. Il doit donc être intéressant et pertinent.

Il ne faut surtout pas sortir de votre zone de confort et prendre un sujet qui n’a rien à avoir avec vos compétences. Vos clients et prospects vous suivent parce qu’ils savent ce que vous faites et en sont satisfaits. Ne vous lancez pas dans des formations qui n’intéresseront pas votre cible.

Il convient donc de vous renseigner sur les préoccupations récurrentes de vos clients. Ou sur les nouveautés dans votre domaine qu’il serait bon de partager avec eux.

 

Rédiger un script de votre intervention

Il est important de garder le fil lors de votre webinaire. Ce qui vous permettra en outre de ne pas vous perdre et de ne pas perdre votre audience.

C’est pour cela qu’il vous faut établir en amont un script complet. Il vous permettra d’avoir un fil conducteur qui vous aidera tout au long de votre présentation.

Il peut s’agir d’un plan détaillé de celle-ci comme il peut s’agir d’exemples ou d’anecdotes. Le but est de tenir un bon rythme et de vous aider.

Opter pour un support épuré.

Comme pour toute présentation, il faut soigner vos visuels.

N’oubliez pas qu’une présentation de 30 minutes à 1 h, c’est long. Il ne faut pas rendre ce moment encore plus éprouvant pour votre audience avec des supports inutilement longs.

Pour mieux organiser un webinaire, il faut se munir de visuels agréables avec des mots-clés pour illustrer vos propos.

 

Choisir une plateforme qui permet le reporting

Il est important de pouvoir tout mesurer et de collecter les informations sur votre audience.

Vous pourrez par exemple ainsi voir le temps passé ou les interactions de vos clients pendant votre webinaire. Ce qui vous permettra de savoir qui relancer en priorité. Il s’agit généralement des personnes qui se sont montrées beaucoup plus intéressées.

Il est alors souhaitable de choisir une plateforme qui permet l’intégration à votre CRM. Vous gagnerez beaucoup en efficacité.

 

Bien choisir le jour et l’heure de rendez-vous

Pour réussir l’organisation de votre webinaire, il faut surtout bien choisir la date.

Il serait dommage de lancer un webinaire un vendredi soir par exemple. C’est le début du week-end. Les gens ont plus envie de se détendre ou de sortir prendre un verre. Ils n’ont généralement surtout pas envie de travailler.

Les dates comme le lundi, vendredi et samedi sont généralement des dates à éviter. Le lundi marque le début de la semaine. Il est généralement chargé. Les deux autres sont davantage des jours détentes. Sauf si vous vous adressez à un public d’entrepreneurs par exemple. Il convient de tester les différentes possibilités.

Il en va de même pour l’horaire. Il est préférable d’organiser un webinaire un jeudi à 20h quand tout le monde est plus ou moins libre qu’à 10h30. Mais là encore, tout dépendant de votre audience. Certaines personnes ne vont pas suivre un webinaire en dehors de leurs heures de travail.

 

Communiquer à propos de votre webinaire

Pour accroître la visibilité de votre webinaire, il faut énormément communiquer dessus. Utilisez toutes les ressources en votre pouvoir pour attirer votre public cible.

Vous pouvez même créer une landing page sur votre site internet qui relayera tous vos webinaires.

Donnez toutes les infos sur ces derniers. Et si vous avez des invités, n’hésitez pas à leur demander de faire de même.

N’oubliez pas d’envoyer également des emails à vos prospects. Que ce soit avant ou après leur inscription à votre évènement.

 

Utiliser le bon matériel

Toute bonne organisation passe par la vérification du matériel.

Le bon matériel commence par la bonne plateforme. Certaines répondent beaucoup plus à vos objectifs que d’autres.

Il faudrait également avoir un ordinateur assez performant afin d’éviter toute mauvaise surprise lors de votre présentation.

Ne négligez pas également le matériel audio. Prenez-vous un bon micro. N’hésitez pas à vous renseigner auprès d’experts.

Sans oublier de vous munir d’une caméra et d’une connexion internet haut débit. Si celle de votre ordinateur ne l’est pas, optez pour une caméra externe. Dans un webinaire, le visuel compte énormément. Il ne s’agit pas d’un podcast.

Tous ces éléments font partie du ba-ba quand il s’agit d’organiser un webinaire.

 

Faire une présentation test

Il est intéressant de toujours faire un test avant chaque webinaire. Ceci vous permettra d’identifier les défauts et de rapidement les corriger.

Certaines plateformes permettant d’organiser un webinaire comme Livestorm proposent des espaces de tests. Ces derniers vont vous permettre en un instant de vérifier si tout fonctionne comme il se doit.

 

Être en avance

Il va de soi que si vous vérifiez que tout fonctionne avant le lancement du webinaire, il faut être là en avance. Cela vous évitera le stress de dernière minute.

N’oubliez pas que ce n’est pas à votre audience de vous attendre. Et si vous n’êtes pas là à temps, vous risqueriez de perdre des auditeurs.

 

Demander si tout est clair

Il est important de demander à votre audience pour vérifier si tout le monde comprend ce qui est dit, s’ils vous suivent dans vos explications. Certaines personnes n’auront peut-être pas envie de vous stopper. Ou encore n’oseront pas dire d’eux-mêmes qu’ils sont perdus.

N’oubliez pas que les personnes derrières l’écran ne sont pas aussi expertes sur le sujet que vous.

 

Demander un feedback à la fin

Cette initiative vous permettra naturellement de vous améliorer dans le futur. Vous allez vous servir de tous ces retours pour apporter des modifications à votre présentation. Ça ne peut qu’être bénéfique pour tout le monde.

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