Lors du pilotage d’un projet, certaines étapes sont fondamentales pour vous aider à avancer dans le bon sens et finaliser vos objectifs dans un délai imparti. Parmi celles-ci, on peut noter la réunion du sprint planning – que l’on appelle également la planification de sprint – qui va se charger de rythmer le pilotage du projet.
Qu’est-ce qu’un sprint planning ?
Le sprint planning est la première réunion du cycle de développement d’un nouveau projet durant laquelle les développeurs vont pouvoir concevoir et tester de nouvelles fonctionnalités. Celle-ci animée par le Scrum Master, est préparée par le Product Owner et toute l’équipe de Scrum doit y assister. C’est au moment du sprint planning que le Product Owner va présenter toutes les User Stories qu’il aura priorisé et ce moment clé va permettre aux autres membres de l’équipe de poser toutes leurs questions sur les fonctionnalités présentées et ainsi, avoir une vision parfaitement claire sur les tâches à effectuer. Celle-ci va donc permettre d’assurer plus de confiance quant à la suite du projet et chaque rôle sera clairement identifié. Les collaborateurs vont pouvoir avoir une vision très éclairée quant au pilotage global du projet. En bref, le sprint planning va permettre de comprendre en détails les User Stories, d’estimer les tâches et leur complexité, de les hiérarchiser de la façon la plus logique possible, de valider la compréhension d’ensemble du produit, d’améliorer les connaissances des membres de l’équipe, d’apporter de nouvelles perspectives ou encore de renforcer durablement le sentiment d’appartenance de l’équipe. 
Quelles différences entre un scrum et un sprint ?
La gestion de projets en entreprise implique de maîtriser certains termes qui peuvent sembler assez techniques de premier abord. Il est donc important de les comprendre et surtout de ne pas les confondre. C’est par exemple le cas avec les termes Scrum et Sprint qui sont étroitement liés dans le pilotage des projets en entreprise et peuvent donc amener à une certaine confusion. On appelle le Scrum, le principe de mettre en place des réunions, d’attribuer des rôles aux membres d’une même équipe ou encore le développement de nouvelles fonctionnalités, à l’aide de la méthodologie Agile. Quant au Sprint, il s’agit d’une période définie – à l’intérieur du Scrum – durant laquelle des tâches ou des fonctionnalités vont devoir être finalisées.
Comment fonctionne un sprint planning ?
Comme nous avons pu le voir ensemble, l’étape du sprint planning est un point très important dans le pilotage d’un projet, il est donc vital de soigner cette étape et de la préparer le plus efficacement possible. Pour cela, le Product Owner, qui rappelons-le est celui chargé de préparer le sprint planning, va devoir s’assurer que tous les éléments faisant partie du product backlog sont bien prêts et que ceux-ci pourront être discutés par l’ensemble de l’équipe. Pendant la réunion, le PO va devoir faire défiler les User Stories qui vont devoir être intégrées dans le prochain sprint. En bref, les réunions de planification de sprint se présentent de cette façon : définition de l’objectif principal du sprint, exposition de la nouvelle vélocité, présentation des modifications, rappel de la définition des DOD, présentation des User Stories à l’ensemble de l’équipe et enfin, toute une partie questions/réponses.
Quelle doit être la durée d’un sprint planning ?
C’est une question assez récurrente concernant le pilotage d’un projet. De quelle durée doit être un sprint planning et surtout, existe-t-il vraiment une durée parfaite pour que celui-ci soit particulièrement performant et pertinent ? Chaque sprint peut être vu comme un projet en soi, et à la fin de celui-ci, l’ensemble de l’équipe doit être en mesure de présenter un produit finalisé, et donc potentiellement livrable. En général, la durée d’un sprint planning ne doit pas dépasser 8 heures pour un sprint s’étalant sur 4 semaines. Mais tout est adaptable et si le sprint est d’une durée moindre, c’est à vous de l’adapter de façon proportionnelle.
Pourquoi avoir recours à un sprint planning ?
Précédemment, nous avons vu les différents éléments qui vont être étudiés lors d’un sprint planning et pourquoi celui-ci est si important dans le pilotage d’un projet au sein de votre entreprise. Désormais, il va être intéressant de comprendre quels vont être les principaux avantages de ces réunions de planification de sprint. Dans un premier temps, ces réunions vont être l’occasion d’avoir une priorisation continue, votre équipe va ainsi pouvoir se concentrer sur les attentes et les priorités client les plus importantes, afin de répondre à tous les besoins. De ce fait, les différents risques techniques vont être rapidement identifiés dans le but d’éviter les mauvaises surprises. Toutes les réunions de planification vont être calées dès le lancement du projet, afin de permettre aux équipes de réagir aux changements et aux modifications, à travers un planning robuste et surtout réaliste quant à la bonne tenue dudit projet. Attention, pour un déroulé sans encombre, il est important de prendre des engagements raisonnables et réalisables dans le cadre du sprint, en prenant notamment en compte les potentiels imprévus. 
Comment créer un sprint planning ?
Désormais, nous allons voir comment il est possible de créer un sprint planning. Pour cela, il existe deux solutions bien distinctes. C’est-à-dire le créer de A à Z en tenant compte des contraintes et du management qu’il va falloir établir. L’autre solution consiste à s’aider d’un logiciel de gestion de projet afin de vous faciliter la tâche. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel comme Trello, bien connu dans le secteur du marketing ou de la communication.
Créer un sprint planning de A à Z
Pour mettre en place un sprint planning de qualité et une gestion de projet particulièrement efficace, il existe de nombreuses étapes que vous allez devoir respecter. Petit tour d’horizon.
- Définition des objectifs : il s’agit bien évidemment de l’étape la plus importante de tout le processus. Vous allez devoir cadrer l’ensemble du travail pour éviter que les autres membres de l’équipe ne s’éparpillent vers d’autres projets.
- Affiner le backlog : désormais, vous allez devoir établir la liste des tâches qui vont contribuer à la réalisation de vos objectifs et de la livraison du produit final.
- Programmation de la réunion sprint : le temps est venu de mettre en place votre réunion sprint. Pour cela, il est nécessaire de le faire à un moment propice à la bonne productivité de votre équipe. Et surtout d’y allouer le temps adapté.
- Prévoir des ressources externes : nous vous conseillons toujours de pallier à toutes les éventualités. Pour cela, il est intéressant de prendre en compte toutes les ressources externes, donc en dehors de l’équipe en charge du projet, qui pourraient vous aider en cas de problèmes.
Aidez-vous d’un logiciel
Pour faciliter grandement votre travail, il existe de nombreux logiciels de gestion de projet vous permettant de mettre en place une liste de tâches en les distribuant facilement à l’ensemble de votre équipe. Le plus pertinent de tous est sans doute l’outil Trello. Disponible depuis le début des années 2010, Trello – à la fois disponible via son interface web et sur son application mobile – permet de créer ce que l’on appelle des cartes et d’identifier les personnes impliquées dans la ou les tâches. Cela va permettre à chacun de connaître son rôle exact dans son implication du projet et d’informer le reste du groupe quand la tâche est en cours ou réalisée. 
Comment savoir si l’on peut appliquer un sprint planning à son projet ?
Pour savoir si un sprint planning est applicable au projet que vous allez défendre et enclencher la réalisation, il est nécessaire de définir les objectifs en estimant avec une grande précision si vous allez pouvoir respecter les délais fixés ou si vous avez en votre possession toutes les ressources financières en cas de potentiel risque d’erreurs. De façon plus générale, le sprint planning peut être parfaitement adapté pour les petites ou moyennes entreprises – les startups également -, car il vous sera plus facile de prendre des décisions dans l’urgence et d’appliquer des modifications, grâce à un travail collaboratif plus efficace que dans un groupe. Si toutes ces conditions sont réunies, vous allez pouvoir vous lancer dans cette aventure.
Quelles erreurs éviter au moment de créer un sprint planning ?
Lorsque vous allez mettre en place votre sprint planning, il est indispensable de couvrir vos arrières et d’éviter certaines erreurs qui pourraient être fatales à une bonne gestion de projet. Voici quelques erreurs que vous avez tout intérêt à éviter.
Mal estimer ses priorités
L’objectif fondamental de cette méthode est justement de cadrer le travail et de fixer des objectifs clairs, et cela, en amont, donc avant la première réunion de sprint. Il est donc important d’estimer les priorités, les attentes du client ou encore les différentes tâches qui vont devoir être effectuées. Il faudra également veiller à ne pas fixer des objectifs trop irréalistes. Pour cela, nous vous invitons à vérifier qu’il y a une véritable attente du marché pour le produit en fabrication, notamment en faisant une étude de marché, en collaboration avec votre client.
Établir des dates butoirs et objectifs trop ambitieux
Dans le même ordre d’idées, il est également important d’établir des deadlines qui seront parfaitement réalistes. Il est inutile de surcharger les membres de votre équipe avec de nombreuses tâches conséquentes à finaliser en un temps record. Cette attitude ne sera bonne ni pour leur productivité ni pour votre collaboration sur la durée. Veillez toujours à faire des estimations correctes et pertinentes, pour un travail le plus performant possible.
Surcharger un sprint planning
Comme nous avons pu le voir précédemment, le sprint planning est l’un des événements majeurs de votre calendrier SCRUM. Il va donc falloir parfaitement le préparer, tout d’abord en termes de temps. Comme nous avons pu l’étudier, c’est à vous d’adapter le temps que vous souhaitez allouer à votre sprint. Bien sûr, nous vous avons apporté des conseils, mais finalement, c’est à vous d’estimer le temps parfait pour votre sprint. Enfin, pour ce qui est du contenu, il va également falloir veiller à ne pas trop surcharger votre sprint. Le faire serait contre-productif et le but de cette méthode est précisément de faire avancer votre projet étape par étape. Chacune d’elle sera justement testée et validée par votre client.
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