Rendez l’expérience de vos collaborateurs d’Excel plus efficace avec ChatGPT. Concurrent de l’IA de Microsft, Copilot, ChatGPT est une des IA les plus connues et faciles à utiliser. Découvrez comment le plus connu des agents conversationnels (chatbot) peut les aider à gagner en temps et en productivité sur Excel.
Avant de se lancer : quelques informations à savoir pour utiliser efficacement ChatGPT
L’apparente facilité d’utilisation de ChatGPT masque quelque peu les précautions d’usage à respecter avant de se lancer dans une utilisation professionnelle de l’agent conversationnel d’OpenAI. En effet, quel que soit l’usage que vos collaborateurs auront de ChatGPT, il y a certains éléments à connaître avant de commencer une conversation avec ce chatbot. Le plus important est la formulation des demandes (ou prompts) à ChatGPT. Celles-ci doivent être claires et précises afin d’être correctement comprises par ce dernier. Il faut également savoir que la première réponse apportée par ce chatbot ne sera peut-être pas la plus probante. Il faut alors repréciser sa requête en ajoutant davantage de précisions. C’est donc en faisant preuve de précision et de clarté que vos collaborateurs pourront tirer le meilleur parti de ChatGPT !
Utiliser ChatGPT comme un soutien dans votre utilisation d’Excel
Une des utilisations la plus courante et abordable de ChatGPT est d’utiliser ce dernier comme un assistant personnel. En effet, le chatbot d’OpenAI est capable de répondre à la plupart des interrogations et donc de guider vos collaborateurs à surmonter les éventuelles difficultés techniques qu’ils pourraient rencontrer. Plus rapide qu’une requête sur un moteur de recherche, utiliser ChatGPT de la sorte permet de gagner du temps et d’obtenir des informations détaillées. Par exemple, si un de vos collaborateurs n’est pas très à l’aise sur Excel, il pourrait utiliser ChatGPT pour être guidé dans son utilisation du logiciel tableur de Microsoft. À noter : n’oubliez pas de préciser à ChatGPT la langue de votre version d’Excel afin que ses réponses correspondent à votre version du tableur de Microsoft.
Les utilisations les plus courantes de ChatGPT avec Excel
Obtenir rapidement et facilement des formules Excel
Pour des collaborateurs peu familiers d’Excel ou simplement à la recherche de nouvelles façons d’optimiser leur temps de travail sur Excel, utiliser ChatGPT pour obtenir des formules Excel est une excellente manière de gagner du temps et de comprendre le fonctionnement du logiciel tableur de Microsoft. Pour cela, rien de plus simple, il suffit d’abord de décrire la situation à ChatGPT puis lui demander quelle formule de base correspond à ce que votre collaborateur souhaite savoir. Une fois la réponse obtenue, il ne reste plus qu’à la copier et la coller dans la cellule correspondante dans Excel. Dans sa réponse, ChatGPT indique également les étapes à suivre et ne se contente pas seulement de donner la formule : de quoi guider vos collaborateurs dans leur utilisation d’Excel.
Demander à ChatGPT des formules Excel plus complexes
Il peut arriver que vos collaborateurs se retrouvent dans des situations un peu plus complexes sur Excel et qu’ils aient besoin de formules avancées et moins courantes. ChatGPT est alors un excellent outil pour faire face à ce type de situation. Comme pour le cas d’une formule courante, il est nécessaire de décrire la situation avant de demander la formule. Dans la circonstance d’une formule plus complexe, il est aussi préférable de préciser les cellules concernées plus de l’opération que votre collaborateur souhaite exécuter. ChatGPT apportera ensuite une réponse à copier puis coller dans Excel. À noter qu’il est possible que, pour des raisons de traduction de l’anglais au français, ChatGPT propose une formule avec une virgule à la place du point virgule. Il est donc nécessaire de rester vigilant dans son utilisation de ce chatbot et de lui faire remarquer son erreur.
Se servir de ChatGPT pour créer des macros sur Excel
“Une macro est une action ou un ensemble d’actions que vous pouvez exécuter autant de fois que vous le souhaitez. Lorsque vous créez une macro, vous enregistrez vos clics de souris et vos frappes de touches. Après avoir créé une macro, vous pouvez la modifier pour apporter des changements mineurs à son fonctionnement.” (source : service support de Microsoft). Utiliser des macros sur Excel est donc une solution efficace pour automatiser certaines tâches répétitives et ainsi gagner du temps. Toutefois, les macros sont parfois perçues comme complexes à créer et certains renoncent ainsi à bénéficier de leurs avantages. Rien de mieux, alors, que de faire appel à ChatGPT pour résoudre cette situation !
En effet, ChatGPT peut guider et accompagner vos collaborateurs dans la création et la gestion de macros sur Excel. La procédure pour obtenir de ChatGPT les quelques lignes de code permettant de créer une macro personnalisée est assez simple. Cela commence par l’envoi d’une requête à ce dernier en lui précisant la situation et les objectifs de la macro à créer. Une fois toutes les informations transmises, l’agent conversationnel d’OpenAI présente une réponse détaillant les différentes étapes à suivre pour créer cette macro ainsi que les lignes de codes à encoder dans Excel. La fin du processus a lieu dans Excel avec l’intégration des lignes de code à partir de l’onglet Développeur d’Excel. Une fois tout cela fait, la macro est prête à être utilisée !
En résumé, ChatGPT peut être un outil très utile pour vos collaborateurs dans leur utilisation d’Excel au quotidien. Toutefois, cela nécessite tout de même certaines précautions d’usage afin de tirer le meilleur parti du chatbot d’OpenAI.
Si vous souhaitez faire bénéficier vos collaborateurs de la puissance d’Excel, nous vous invitons à consulter les formations Excel de Quality Training, disponibles en présentiel et en distanciel dans les principales villes de France, ainsi que partout dans le monde grâce à la formation en distanciel.
Ils se sont formés avec Quality Training
Ils nous font confiance au quotidien, serez-vous le prochain ?
