Avec l’essor du télétravail en 2020, causé par un confinement à échelle internationale et les nouvelles tendances qui régissent le marché du travail, les entreprises tendent à se tourner de plus en plus vers des équipes dispersées géographiquement, rendant la collaboration physique moins fréquente, voire dans certains cas impossible. Pour pallier à cela, l’adoption d’outils de communication et de collaboration efficaces, conçus pour le monde professionnel, devient cruciale. Ces solutions facilitent l’adaptation aux changements et aux conditions de travail actuelles, en permettant une meilleure coordination et gestion des projets et le management des équipes à distance.
Par conséquent, pour répondre à ces besoins de communication et de collaboration changeants au sein des entreprises, et pour que chaque collaborateur puisse suivre l’avancée des différents plans d’actions ou campagnes, par exemple, des outils de visioconférence tels que Teams ont fait leur apparition. Ces outils de bureautique se présentent maintenant comme des incontournables à maîtriser et ont amené les entreprises à y recourir bien plus souvent qu’avant la pandémie. Teams est une plateforme déjà largement utilisée par les entreprises pour pouvoir planifier des rendez-vous et réunions en visioconférence ou sous la forme d’appels audio, mais également dans le but de pouvoir travailler de manière collaborative en temps réel avec d’autres membres de l’équipe.
Cela fait plusieurs années que l’intelligence artificielle s’installe au fur et à mesure dans le quotidien des entreprises et joue un rôle d’assistant à part entière dans différentes tâches pour les collaborateurs, prenant par exemple la forme de chatbot, d’intelligence artificielle générative ou encore en améliorant les fonctionnalités d’un logiciel. De ce fait, la combinaison de Microsoft Teams avec l’intelligence artificielle se présente comme une opportunité idéale afin d’améliorer la collaboration et la coordination des différents projets au sein de l’entreprise, et ce, quelle que soit la distance géographique séparant chacun des membres de l’équipe. Découvrez comment l’IA peut aider votre équipe au quotidien dans son utilisation avec Microsoft Teams, en les assistant pour mieux organiser, suivre et interagir lors des réunions.
Avant de commencer : ce que vous devez savoir sur les IA
Au sein de votre entreprise, il est possible que certains collaborateurs soient d’ores et déjà expérimentés avec l’intelligence artificielle, tandis que d’autres peuvent être moins familiers avec cette technologie. Débutants ou confirmés, il est crucial pour tous de maîtriser les techniques permettant d’exploiter efficacement l’IA, en particulier lors de l’organisation et la conduite de réunions sur Microsoft Teams.
Toutefois, il est nécessaire de se rappeler que les intelligences artificielles sont en développement permanent grâce à leur faculté d’apprentissage rendue possible par le machine learning assuré par les entraînements soumis par les équipes en charge de son évolution. Il faut donc toujours s’assurer que les réponses fournies soient correctes, les comparer et les compléter avec d’autres informations afin d’obtenir le résultat qui conviendra à toute votre équipe.
C’est en se servant d’une manière réfléchie de l’intelligence artificielle que vous obtiendrez les meilleurs résultats. À titre d’exemple, l’utilisation de l’intelligence artificielle, comme un chatbot pour vous assister dans vos réunions, nécessite de formuler des demandes claires et précises qui lui permettront de les comprendre et de répondre aisément à votre demande. Veillez donc à inclure le plus de détails possibles dans vos requêtes.
Cependant, comme mentionné auparavant, l’intelligence artificielle n’est pas infaillible et peut générer des erreurs. Si le résultat initial ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez demander à l’IA de l’ajuster. Vous pouvez par ailleurs reformuler votre demande avec plus de précisions afin d’obtenir une réponse correspondant davantage à vos besoins. De cette manière, vous vous assurez que le résultat correspond parfaitement à vos attentes et que votre requête a correctement été exécutée.
Qu’est-ce que Teams, la plateforme d’appel en visioconférence développée par Microsoft ?
Teams est une plateforme de visioconférence à destination de tout type d’organisation et sur laquelle votre équipe a la possibilité d’organiser des réunions en visioconférence ou sans vidéo, de la même manière qu’un appel téléphonique. Vos collaborateurs ont également la possibilité d’envoyer des messages grâce à la messagerie instantanée de Teams, et partager des fichiers avec les autres membres de l’équipe. Ce logiciel s’intègre parfaitement dans la suite 365 des services de Microsoft qui comprend par exemple des applications comme SharePoint Online, Onedrive ou Planner.
Quels sont les principaux usages de Teams pour vos collaborateurs ?
- Messagerie et chat : Microsoft Teams offre un espace aux utilisateurs pour des conversations individuelles ou de groupe. De plus, votre équipe est en mesure de créer facilement des canaux de communication différents en fonction des sujets de conversation ou des projets les plus récurrents afin que les sujets de conversation soient clairement identifiés et éviter au maximum le mélange ou la perte d’informations.
- Appels audios et vidéos : La principale fonctionnalité de cette plateforme est de passer des appels audios ou en visioconférence tant de manière individuelle qu’en groupe. L’avantage de cette fonctionnalité réside notamment dans le fait qu’elle permet de conserver une très bonne communication dans le cas où l’équipe ne se trouve pas dans le même lieu physique.
- Possibilité de collaboration : Un autre avantage offert par Teams est la possibilité de collaborer sur des fichiers Word, PowerPoint et Excel, et pouvoir modifier en temps réel le contenu de ces fichiers directement durant un appel.
- Rendez-vous virtuels : Cette autre fonctionnalité de Microsoft Teams permet à vos collaborateurs de planifier et créer des rendez-vous virtuels, et d’ajouter ces événements au calendrier, de façon ludique. Il est aussi possible de configurer des rappels de rendez-vous si nécessaire.
Que permet l’IA de Teams pour vos collaborateurs ?
En entreprise, l’intelligence artificielle de Teams est en mesure de fournir de nombreuses solutions pour fluidifier la communication entre vos collaborateurs et ainsi faciliter l’échange d’information et la coordination des équipes.
En effet, lorsque vos collaborateurs utilisent Microsoft Teams pour participer à des réunions ou pour les animer, l’intelligence artificielle présente dans Teams leur permet d’obtenir une expérience de haute qualité, notamment en ce qui concerne la qualité de l’audio. Ainsi, les algorithmes de Teams sont en mesure de réaliser les actions suivantes pour l’amélioration de la qualité audio :
- Éliminer le bruit de fond qui peut parasiter une conversation
- Supprimer l’écho qui peut apparaître si deux micros sont activés en même temps
- Améliorer la parole déformée
- Générer des sous-titres en temps réel et les traduire si vos collaborateurs ont activé cette option
- Générer une transcription de la réunion en cours si l’option est activée par l’un de vos collaborateurs.
D’un point de vue d’amélioration de la qualité de la vidéo, l’intelligence artificielle de Teams est tout d’abord en mesure de créer des arrières plans ou de flouter votre environnement pour vous permettre de créer un cadre professionnel quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Également, l’IA développée par Microsoft dans Teams peut vous permettre d’ajuster la luminosité pour que les intervenants de votre équipe puissent prendre la parole sous le meilleur éclairage. L’amélioration de la qualité de vidéo agit aussi pour le rognage d’image ainsi que pour un focus plus souple.
Les aptitudes de l’intelligence artificielle de Teams vont bien plus loin puisqu’elles agissent aussi sur le traitement du contenu qui apparaît à l’écran, qu’il soit statique ou en mouvement. Plus précisément, cela signifie que si vous vous trouvez dans une zone où la bande passante est faible et que votre contenu est immobile, l’IA va hiérarchiser la qualité de l’image pour que sa lisibilité soit de meilleure qualité. De même, si un membre de votre équipe souhaite partager du contenu vidéo par exemple, l’IA de Teams va rendre le contenu plus fluide en optimisant la fréquence des images.
Microsoft CoPilot pour améliorer votre expérience sur Teams ?
Microsoft Copilot est une intelligence artificielle développée par Microsoft qui est présente dans toute la suite Microsoft pour assister au mieux votre équipe et lui permettre d’être plus productive. CoPilot est donc également présent sur Teams pour améliorer son efficacité et rendre l’expérience de vos collaborateurs plus productive. En conséquence, CoPilot est capable de résumer les points clés discutés durant une réunion en indiquant qui a dit quoi, si les autres participants sont d’accord ou non et suggère, en temps réel, des actions à prendre.
Toutefois, cette possibilité n’est disponible que si l’administrateur de la réunion a activé la retranscription. Une autre fonctionnalité très appréciée de CoPilot sur Teams est la possibilité de générer un résumé de la réunion si l’un de vos collaborateurs a 5 min en retard ou plus, en cliquant simplement sur la notification envoyée par CoPilot. Ainsi, vos collaborateurs n’auront plus besoin de demander un résumé de ce qui a été dit aux autres membres de votre équipe et pourront directement accéder aux informations.
Les capacités de CoPilot vont bien au-delà puisqu’il est possible de poser directement des questions à l’assistant virtuel dans la boîte de dialogue, pour être un membre actif de la réunion en cours. Pour cela, quelques prompts sont suggérés par Microsoft :
- Quels sont les désaccords liés à ce sujet ?
- Quelles questions puis-je poser pour faire avancer la réunion ?
- Génère un tableau avec les Pour et Contre des idées discutées.
- Comment (nom d’un de vos collaborateurs) a réagi à cette proposition.
Vos collaborateurs sont aussi en mesure de sélectionner “Plus de prompts “ en dessous de la boîte de dialogue de CoPilot et de sélectionner divers Prompts, permettant notamment de résumer la réunion jusqu’au point actuel, de lister les actions à prendre, de mettre en évidence les questions non résolues pour parvenir à un accord, d’établir la liste des sujets principaux discutés et des différents points par sujets, ou encore de générer des notes de la réunion.
Peu avant l’heure de clôture d’une réunion, CoPilot est en mesure d’envoyer un prompt pour aider les participants à conclure grâce aux points clefs résumés, et prendre connaissance des prochaines étapes ainsi que des tâches assignées pour chaque membre de l’équipe. Vos collaborateurs peuvent alors utiliser l’intelligence artificielle pour lui demander s’il y a des questions qui restent sans réponse ou des questions complémentaires qui pourraient aider les participants à comprendre la synthèse de la réunion en cours. Une fois la réunion terminée, CoPilot est capable de générer des résumés intelligents. Pour cela, vos collaborateurs doivent se rendre dans le chat de la réunion, puis dans “Récap” et ouvrir CoPilot. Microsoft suggère également des prompts que peuvent utiliser les membres de votre équipe. Les voici :
- Quelles questions ont été posées, répondues et lesquelles sont restées sans réponse ?
- Crée un résumé de ce qui a été dit dans un langage courant et moins technique
- Quelle était la plus grosse inquiétude des participants ?
- Pourquoi (nom du collaborateur) a dit que c’était une bonne idée ?
- Quelle était l’atmosphère de la réunion ?
- Rédige un mail aux participants qui résume la réunion et comporte les mesures qui seront prises.
En résumé, l’utilisation de l’intelligence artificielle dans Microsoft Teams permet, dans sa globalité, à votre équipe de bénéficier d’une plateforme de visioconférence permettant une qualité professionnelle d’audios, de partage de contenus ainsi que de vidéos.
De plus, grâce à la récente possibilité d’intégrer CoPilot dans la suite Microsoft, et donc dans Teams, les possibilités d’utilisation de l’IA sont démultipliées, permettant à vos collaborateurs de générer des résumés, des questions à poser aux autres membres de l’équipe ou encore d’envoyer des mails récapitulatifs aux personnes concernées.
Cela leur laisse l’occasion de se concentrer sur le contenu de ce qui est discuté et de participer activement aux échanges. Il est crucial de surveiller les résultats produits par l’intelligence artificielle, surtout pour les tâches automatisées. L’IA peut en effet faire des erreurs. Par exemple, il n’est pas impossible qu’elle envoie le mail récapitulatif avec les actions affectées aux mauvaises personnes. Le mieux est donc de toujours vérifier ce qu’elle s’apprête à délivrer.
Si vous souhaitez améliorer la cohésion de vos équipes à distance et leurs compétences dans leur utilisation quotidienne de Microsoft Teams, nous vous invitons vivement à consulter nos formations sur Teams disponibles en présentiel dans nos salles de cours, aussi bien qu’à distance sous forme de webinar ou d’E-Learning.
Chez Quality Training, nous vous proposons des formations en bureautique de qualité depuis maintenant plus de 15 ans, dispensées par une équipe de 40 experts.
Ils se sont formés avec Quality Training
Ils nous font confiance au quotidien, serez-vous le prochain ?
