Au cours des dernières années, les intelligences artificielles (IA) sont devenues des outils essentiels pour une multitude de secteurs d’activité. Leur puissance est remarquable sous tous les aspects, offrant un gain de temps significatif et contribuant à l’amélioration continue de la qualité des résultats obtenus après des requêtes. Aujourd’hui, il est bénéfique pour vos collaborateurs de se familiariser avec l’utilisation de diverses IA intégrables à Google Docs, pour optimiser davantage leur productivité et leurs compétences.
Avant de commencer : ce que vous devez savoir sur les IA
Bien que les intelligences artificielles (IA) facilitent de nombreuses tâches, leur utilisation initiale peut ne pas être aussi intuitive qu’on pourrait le croire. Avant de commencer à les utiliser, il est important pour vous et vos collaborateurs de comprendre certaines pratiques essentielles. La clé réside dans la formulation adéquate des requêtes adressées à l’IA : des demandes claires, détaillées et précises sont essentielles pour obtenir les résultats souhaités. Gardez à l’esprit que la première réponse de l’IA concernant votre requête peut ne pas correspondre exactement à vos attentes. Dans ce cas, affiner votre demande initiale vous aidera à maximiser l’efficacité de l’IA.
Quelles IA utiliser avec Google Docs ?
Grammarly Google Docs est assisté par de l’IA générative pour pouvoir fonctionner. L’intelligence artificielle de cet outil est assistée par des linguistes et une grande quantité de littérature est chargée dans ses systèmes.
Grammarly Principales utilisations de Grammarly Google Docs pour vos collaborateurs :
- Correction de grammaire et d’orthographe : Grammarly analyse votre rédaction en cherchant les erreurs grammaticales comme les accords de sujets-verbes incorrects, des conjugaisons inadéquates, fautes d’accords et fautes d’orthographe. À la suite, il suggère des corrections et alternatives.
- Amélioration du style d’écriture : l’IA apporte des suggestions pour améliorer la clarté, la concision et la cohérence du texte. Cet outil recommande également des phrases plus courtes ou encore des structures de phrases différentes pour rendre votre rédaction plus élégante.
- Suggestions de mots de vocabulaire : cette intelligence artificielle vous aide à diversifier le vocabulaire utilisé dans votre rédaction en vous proposant des synonymes ou d’autres mots pour remplacer ceux à l’origine de répétitions. L’objectif est de rendre votre texte plus fluide et plus attractif.
- Analyse de la lisibilité : Grammarly Google Docs analyse la lisibilité de votre rédaction et se base sur la longueur des phrases, la complexité des mots et la structure des paragraphes que vous utilisez. Par la même occasion, il vous conseille afin de rendre votre rédaction facile à comprendre pour votre public cible.
- Statistiques de rédaction : Des informations statistiques comme le nombre de phrases, mots et paragraphes sont disponibles sur votre document.
- Prompt Grammarly : Permettez à vos collaborateurs d’accélérer le processus d’écriture grâce au Prompt Grammarly. En lui indiquant des consignes de base, il permet de générer des brouillons de textes en quelques secondes.
- Réécriture des textes : Grâce à la réécriture, vos collaborateurs ont la possibilité de se voir suggérer d’autres versions de leurs rédactions afin qu’ils puissent tirer le meilleur de leur message.
- Assistance vocale : Elle va permettre à vos collaborateurs d’écrire leurs textes grâce à la commande vocale boostée à l’IA de Grammarly Google Docs. Il est également possible de personnaliser le ton du message pour qu’il soit professionnel ou plus empathique.
- Analyse de plagiat : Grammarly est un assistant également capable de détecter le plagiat et de vous en informer pour que vous puissiez corriger votre document en conséquence.
Deepl Google Docs :
Deepl peut être utilisé comme extension à Google Docs pour pouvoir bénéficier de ses capacités avancées de traduction, notamment dans des contextes précis. Le point fort de DeepL est qu’il permet de traduire des documents au format Microsoft Word, mais également PowerPoint. Il permet de conserver la mise en page des documents traduits, notamment les titres, légendes, le corps du texte et les notes de bas de page. En intégrant l’intelligence artificielle dans son algorithme, Deepl offre des traductions de qualité pour vos collaborateurs, à la fois naturelles et précises.
L’intelligence artificielle de Deepl se base sur de l’apprentissage avancé (appelé aussi machine learning) pour comprendre au mieux le contexte et le sens des phrases, et ainsi fournir des traductions de qualité. Cette extension se démarque des autres outils de traduction, particulièrement avec sa capacité à comprendre un texte. L’intelligence artificielle de DeepL analyse les mots, mais aussi les structures de phrases et le contexte général de votre texte, ce qui rend vos traductions naturelles et pleines de sens. Voici quelques-unes des fonctionnalités que Deepl apporte pour booster la productivité de vos collaborateurs :
- La compréhension de nuances linguistiques : L’IA de DeepL se distingue également dans sa capacité à traiter des nuances linguistiques complexes, ce qui est déterminant si vos collaborateurs sont amenés à traduire des documents techniques, littéraires ou spécialisés et où la précision est essentielle.
- Apprentissage continu : L’IA de DeepL est basée sur le machine learning, ce qui signifie qu’elle s’améliore constamment en apprenant de nouvelles informations et exemples. Cette aptitude lui permet de se mettre à jour régulièrement et donc d’éviter des traductions de mauvaise qualité.
- Fonctionnement en arrière-plan : Vous pouvez continuer votre travail lorsque Deepl traduit vos documents. L’IA de DeepL fonctionne en arrière-plan, permettant une traduction fluide et qui ne perturbe pas le travail de vos collaborateurs lorsqu’ils ouvrent d’autres documents dans le même temps.
- Adaptabilité à différents styles et registres : L’Intelligence artificielle de DeepL est capable d’adapter le style de traduction en toute circonstance, que ce soit pour des documents formels, académiques ou informels.
Surfer SEO Google docs :
Surfer SEO est un outil qui permet de rédiger du contenu de manière optimisée pour les moteurs de recherche. Il utilise l’intelligence artificielle : Surfer AI, un outil de texte génératif qui intègre le traitement du langage naturel pour permettre à vos collaborateurs d’écrire et de publier de manière efficace tous vos contenus. L’outil est conçu pour les entreprises de toute taille.
Les articles rédigés par surfer AI apportent de la valeur ajoutée pour satisfaire les recherches des internautes avant tout. De plus, il n’est pas limité par le nombre de mots comme peut l’être CHATGPT ce qui facilite son utilisation pour écrire des articles entiers. Grâce à son analyse des pages les mieux classées pour le mot clé que vous souhaitez cibler, surfer AI va générer pour vous un contenu qui sera déjà optimisé, contrairement à certains outils qui nécessitent une optimisation après la rédaction du contenu. Par conséquent, votre contenu est rédigé à partir d’un mot clé principal et du plan que vous lui soumettez pour une parfaite optimisation dès la rédaction.
Pour utiliser des informations fiables et optimiser le contenu, l’algorithme de Surfer AI travaille avec des modèles de traitement du langage naturel, ce qui lui permet de vous offrir des contenus précis. La flexibilité est un autre avantage majeur de ce que peut proposer surfer AI, offrant à vos collaborateurs la possibilité modifier les contenus, plus précisément le ton employé et la sélection des concurrents.
Voici les étapes à respecter pour créer un contenu grâce à Surfer AI :
- Saisir les mots clés cibles
- Choisir le format du contenu (article de blog, un résumé d’un produit ou de plusieurs produits)
- Choisir le ton du contenu
- Création du plan par Surfer AI, que vous pouvez modifier
- Sélectionnez vos concurrents
- Créez le brouillon avec le bouton “écrivons”
L’extension avec Google Document :
L’extension Content Editor à destination de chrome permet à vos collaborateurs d’utiliser Google Docs comme outil de rédaction principal et partager en simultané vos consignes à un rédacteur grâce au lien du Google Docs, le tout avec un enregistrement en direct de votre travail sur Google Drive.
Pour conclure, l’utilisation des intelligences artificielles intégrables à Google Docs sont des outils qui permettent d’augmenter la productivité de vos collaborateurs pour leurs missions quotidiennes. Les principaux atouts de ces intelligences artificielles sont qu’elles corrigent l’orthographe et la clarté d’expressions de vos rédactions avec Grammarly, et qu’elles sont capables de traduire vos documents de façon naturelle et précise tout en conservant la mise en page avec l’aide de l’IA Deepl. Enfin, grâce à Surfer Ai proposé par Surfer SEO vous avez la possibilité de créer du contenu de haute qualité de manière efficace en travaillant sur Google Docs.
Si vous envisagez de booster les compétences de vos collaborateurs sur les intégrations de Grammarly, DeepL et Surfer SEO sur Google Docs, nous vous invitons à consulter les différentes formations de Quality Training. Les formations proposées peuvent être réalisées en présentiel dans les principales villes de Belgique et de France ou distanciel depuis partout dans le monde.
Si votre entreprise utilise principalement Microsoft 365, il pourrait être bénéfique de suivre des formations en intelligence artificielle, proposées à la fois en ligne et en présentiel. D’une durée d’une journée, ces sessions de formation sont spécialement élaborées pour vous fournir les compétences requises afin d’exploiter au mieux Microsoft 365 en intégrant les avantages de l’intelligence artificielle.
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