Rendez l’expérience de vos collaborateurs avec la gestion de projet plus productive et simplifiée grâce à l’intelligence artificielle. Cette dernière offre de nombreux avantages à ses utilisateurs dans le cadre de missions de pilotage de projet, en particulier pour l’aide à la génération d’idées. Bien que l’intelligence artificielle continue toujours d’être développée et améliorée, il n’en demeure pas moins qu’elle reste une alliée de choix pour entamer des projets et orienter une équipe sur la prise de décision en entreprise. Découvrez comment l’intelligence artificielle, peut aider vos collaborateurs à avancer dans leurs projets et collaborer entre eux de la façon la plus efficace qu’il soit !
Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?
Il s’agit d’algorithmes qui permettent aux supports numériques d’apprendre à partir de données et d’exécuter des tâches sans qu’elles soient programmées au préalable.
L’arrivée de ChatGPT en novembre 2022 a bouleversé le monde de l’intelligence artificielle. Ce chat bot développé par Open AI permet de poser des questions, appelées requêtes ou prompts, à un agent conversationnel afin d’obtenir une réponse fournie grâce aux connaissances possédées par l’outil. Très vite, son utilisation dans les entreprises est devenue croissante, permettant de réaliser des tâches plus rapidement, notamment en ce qui concerne l’analyse de données, la génération de contenu, l’innovation et la création de produit, ou encore grâce à son intégration dans diverses applications de bureautique. Cependant, il n’existe pas d’intelligence artificielle qui domine puisque l’utilisation des intelligences artificielles va dépendre de l’utilisation que votre entreprise souhaite en faire et du type de projet que vous souhaitez gérer.
Quels sont les principaux avantages d’une utilisation de l’intelligence artificielle pour la gestion de projet ?
Amélioration du processus créatif :
L’intelligence artificielle peut améliorer vos nouveaux projets créatifs en fournissant des retours sur ce que vous lui présentez. Ceci permet à vos collaborateurs de prendre en compte les recommandations de l’IA pour améliorer votre projet en effectuant les ajustements nécessaires. Vos collaborateurs peuvent également demander à l’intelligence artificielle de réaliser les modifications grâce aux fonctionnalités de création de contenu assisté.
Développer la créativité pour la recherche et le développement :
La période de mise en place d’un nouveau projet peut être longue et assez fastidieuse. C’est pourquoi l’utilisation de l’intelligence artificielle lors de la gestion de projet en recherche et développement peut permettre de réaliser des analyses préalables de multiples ensembles de données pour identifier des tendances et insight émergents et ainsi d’inspirer de nouvelles idées innovantes à vos collaborateurs . Cette solution permet d’économiser du temps et des coûts de R&D.
Reporting :
L’intelligence artificielle va permettre de transformer de larges quantités de données en informations claires et exploitables par vos collaborateurs. Une des principales fonctionnalités réside au niveau de la présentation des données, puisque l’IA va les présenter de manière facilement compréhensible en un coup d’œil, par exemple au travers de graphiques et tableaux. L’intelligence artificielle est également en mesure de prédire les prochaines tendances grâce à l’apprentissage automatique (machine learning) ainsi que des insights cachés comme des anomalies ou corrélations entre vos données.
Aide à la prise de décision :
L’IA, contrairement à l’humain, ne peut être influencée par des biais cognitifs. En effet, l’intelligence artificielle s’appuie uniquement sur des données et le fonctionnement d’algorithmes, en faisant ainsi un outil incontournable lors de la prise de décision. En utilisant l’intelligence artificielle dans la gestion de projet, vos collaborateurs s’assurent de prendre des décisions objectives pour répondre aux différents aléas rencontrés. L’intelligence artificielle est par ailleurs capable de créer des simulations de scénarios permettant à vos équipes d’évaluer les conséquences éventuelles d’une prise de décision avant que celles-ci arrivent.
Contenu créatif généré :
L’intelligence artificielle dans la gestion de projet permet, à partir de consignes, de générer des contenus créatifs tels que des images et des textes très rapidement. Ces derniers peuvent tout à fait faire l’objet de base de travail pour vos collaborateurs. L’IA est aussi en mesure de créer des articles, des slogans ou encore des descriptions de produits en suivant un prompt. Ces fonctionnalités peuvent être d’une grande aide pour votre entreprise. Son aptitude à générer des images et animations visuelles attrayantes est également un atout majeur pour vos sessions de brainstorming et vos campagnes marketing.
Résolution de problèmes complexes :
En analysant des scénarios, l’intelligence artificielle peut proposer des solutions plus créatives aux problèmes complexes que peuvent rencontrer vos collaborateurs. Ces approches sont de véritables guides puisque très souvent, certaines des solutions proposées n’ont pas été envisagées.
Analyse de Feedback :
Analyser le feedback et l’expérience client est crucial pour toute entreprise. Grâce à l’intelligence artificielle, vos collaborateurs sont en mesure d’obtenir des données résumant l’engagement et la satisfaction client, afin de fournir aux équipes des insights à explorer par la suite. La puissance de l’IA lui permet, entre autres, d’analyser les sentiments évoqués par les commentaires clients pour vous aider à guider vos prochaines actions et vos réajustements futurs.
Répartition des ressources :
L’IA peut être bénéfique pour votre entreprise à des fins d’optimisation des ressources humaines ou matérielles d’après les analyses qu’elle tire du projet et des besoins passés et futurs. Pour une allocation efficace des ressources matérielles, elle se base sur des analyses des tendances passées et actuelles, permettant ainsi à vos collaborateurs d’allouer les ressources de façon à répondre aux besoins des clients de la meilleure des façons. Elle va également être performante pour les missions de planification des stocks en évitant un sur ou sous-stockage qui risque de vous coûter cher. L’intelligence artificielle dans la gestion de projet vous aide à planifier les besoins en termes de personnel et d’horaire dans l’objectif de maximiser la productivité et minimiser vos coûts. Si votre entreprise fabrique ses propres produits, elle peut aussi vous informer sur la maintenance nécessaire des machines et équipements pour non seulement éviter les pannes, mais également pour des raisons de sécurité.
Bien entendu, pour que l’intelligence artificielle pour la gestion de projet soit efficace, il est nécessaire que l’équipe qui l’utilise soit qualifiée afin de pouvoir analyser et juger les résultats fournis par l’IA.
La gestion de projet avec des logiciels où l’IA est intégrée :
Trello :
Trello est un logiciel de productivité où vos collaborateurs gèrent leur projet grâce à un tableau de bord où se trouvent des cartes qui représentent les statuts des tâches de vos collaborateurs. Il intègre l’intelligence artificielle pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, notamment grâce à Butler, un robot qui permet l’automatisation de certaines tâches pour déplacer des cartes par exemple ou envoyer des notifications. Le tout est configuré au préalable par l’utilisateur.
Monday :
Monday est un outil de gestion de projet à destination des managers, équipes de R&D et équipes commerciales pour gérer leur contact avec les clients. La présence d’intelligence artificielle dans ce logiciel permet de résumer des sujets complexes ou de les reformuler et générer des plans pour vos projets en fonction des objectifs et données que vous laissez sur Monday.
Asana :
Asana est un logiciel de gestion de projet conçu pour que vos collaborateurs puissent évoluer vers leurs objectifs quelle que soit l’équipe à laquelle ils appartiennent. Grâce à Asana, vous obtenez une vision globale des objectifs de vos collaborateurs et gérez l’organisation de votre entreprise. L’intelligence artificielle pour la gestion de projet offerte par Asana vous permet de poser des questions et d’obtenir des réponses sur les projets en cours, les éléments qui vous empêchent d’avancer et les prochaines actions à réaliser. La fonctionnalité “Résumé Intelligent“ permet à vos collaborateurs d’extraire les éléments importants des tâches à réaliser et des différentes conversations en cours.
Microsoft Project :
Il s’agit d’un outil qui permet aux planificateurs de projets de le piloter et de l’organiser en fonction des données et ressources dont ils disposent. Grâce à Microsoft Project, vous pouvez créer des tâches, définir des liens entre elles et les hiérarchiser. Le logiciel peut également estimer la durée nécessaire pour accomplir une tâche. L’intelligence artificielle utilisée est Microsoft CoPilot, qui permet notamment d’automatiser certaines opérations pour gagner en productivité. Elle est intégrée aux autres applications Microsoft telles que PowerPoint, Teams, Word, Excel et a la fonctionnalité d’assister vos rédactions sur Word, gérer vos e-mails, Outlook, et optimiser vos présentations dans PowerPoint.
Smartsheet :
Smartsheet vous permet d’avoir une gestion globale de votre projet : de la gestion budgétaire à la gestion des ressources humaines en passant par la planification du projet au suivi de son avancée. Pour améliorer la puissance de sa plateforme, l’IA de Smartsheet synthétise des données pour les transformer en informations utiles ou en graphique pour une compréhension plus aisée, seulement à partir de requêtes formulées sous la forme de questions. Smartsheet offre également la possibilité à vos collaborateurs d’obtenir des réponses rapidement concernant l’utilisation de la plateforme, grâce à son assistant virtuel fonctionnant avec l’intelligence artificielle. L’assistant est en mesure de donner une réponse en fonction de l’endroit où se trouvent vos collaborateurs dans Smartsheet et comment évoluer avec les différentes fonctionnalités disponibles.
Wrike :
Wrike permet à vos collaborateurs d’améliorer leur productivité et leur performance, mais aussi d’améliorer leur synergie au travail. Ce logiciel propose Work Intelligence, une IA de gestion de projet capable de prédire les risques de vos projets en réalisant automatiquement un diagnostic précoce pour vous soumettre des recommandations afin que votre entreprise puisse réagir au plus vite. Vous avez la possibilité de voir en un seul endroit les activités en danger et réagir, sans avoir besoin de réunir vos équipes pour faire un bilan. L’intelligence artificielle de Wrike propose également des réponses intelligentes dans sa messagerie pour mobile : vos collaborateurs font l’expérience de réponses générées automatiquement en fonction de la conversation qui a lieu. Si vos collaborateurs souhaitent partager un document imprimé au reste de l’entreprise, ils peuvent désormais le faire grâce à la fonctionnalité de traitement de document. La technologie de reconnaissance optique permet de numériser et convertir les documents en fichiers modifiables pour y ajouter des annotations, avant de les envoyer au reste de l’équipe.
Click up :
Le point fort de ce logiciel de gestion de projet est qu’il permet à vos collaborateurs de largement personnaliser leurs espaces de travail, permettant une flexibilité qui va au-delà de ce que peuvent offrir des outils plus traditionnels. Vos collaborateurs peuvent demander à l’agent conversationnel, depuis la barre d’outil , de générer du contenu ou de trouver des informations. D’autres outils fonctionnant avec l’IA sont également disponibles, offrant la possibilité d’assister vos collaborateurs à la rédaction en sélectionnant préalablement le département de l’entreprise concerné afin que la rédaction soit cohérente. L’IA a aussi la fonctionnalité de modifier le contenu qu’elle vient de générer, par exemple en sélectionnant l’option pour rendre la rédaction plus longue. Click Up donne à vos collaborateurs la possibilité de résumer des documents, et le détail des tâches à réaliser. Une autre fonction très utilisée sur cet outil est la retranscription des messages vocaux. De ce fait, une fois Click Up Ai activé, vos messages audios sont automatiquement retranscrits en format texte.
Zoho project :
Les principales fonctionnalités de Zoho Project sont : la possibilité pour vos collaborateurs de suivre leur temps de travail et la création de rapports de projets pour aider votre entreprise à respecter les délais et votre budget. Zoho Creator, l’intelligence artificielle du logiciel, vous propose des options comme la prédiction de vos résultats futurs en termes de vente, de conversion de prospects ou de remboursements de prêts grâce à l’analyse de données historiques. La puissance de cette intelligence artificielle permet une autre fonctionnalité aussi innovante qu’utile : l’analyse de sentiments à partir d’un texte, ce qui peut être décisif dans l’orientation des choix entrepris.
Airtable :
Ce logiciel est utilisé pour créer des bases de données permettant de suivre l’évolution de sa gestion de projet, son CRM, ou d’autres applications. Il se présente comme un tableur à la manière de Google Sheets, mais conçu de manière plus visuelle. L’intelligence artificielle de gestion de projet d’Airtable offre à vos collaborateurs la possibilité de résumer, catégoriser et de pouvoir analyser les sentiments de vos clients grâce aux commentaires qu’ils laissent. Airtable AI est capable de générer les briefs de vos campagnes marketing en se servant de données présentes sur la session de votre entreprise. L’intelligence artificielle peut également vous être bénéfique dans le cadre de vos processus de recrutement, notamment pour optimiser vos descriptions de poste, mais aussi pour lancer une requête de recherche de candidats sur Linkedin. L’IA vous permet par la suite de générer des lettres d’offres à partir des valeurs de votre entreprise intégrées préalablement dans l’outil, et des données du marché pour un poste similaire. Grâce au déclencheur d’automatisation, la lettre est envoyée automatiquement.
Pour conclure, l’utilisation de l’intelligence artificielle pour la gestion de vos projets en entreprise permet de nombreux avantages. Il s’agit avant tout d’un moyen de stimuler la créativité au sein de votre entreprise, en proposant des solutions qui ne seraient pas envisagées par un individu seul.
Il s’agit aussi d’un formidable moyen d’analyser vos données et d’y dégager des tendances importantes, ce qui incite votre entreprise à innover et à faire preuve de davantage de créativité pour répondre aux insights dégagés par l’outil. L’IA est également un atout majeur en termes d’analyse de données puisqu’elle est capable de rassembler de grandes quantités de données brutes pour les transformer en informations facilement exploitables et compréhensibles. Elle est aussi en mesure d’analyser d’autres données plus qualitatives, comme les émotions traduites par les feedbacks clients.
Si vous souhaitez intégrer l’intelligence artificielle à la gestion de projet dans le quotidien de votre entreprise, différents logiciels performants peuvent vous permettre d’y arriver. Parmi ceux-ci, on compte notamment : Click up, Microsoft Project ou encore Trello, et bien d’autres encore. Cependant, l’utilisation de l’intelligence artificielle pour la gestion de projet requiert une attention particulière pour garantir la qualité des données qu’elle utilise et des résultats qu’elle produit.
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