Nouvelle aide pour le collaborateur moderne, l’intelligence artificielle peut aujourd’hui être utilisée en collaboration avec de nombreux logiciels, dont le plus commun des logiciels tableurs : Excel. Découvrez les nombreuses possibilités d’utilisation de l’IA dans Excel et ses nombreuses applications pouvant faire gagner du temps à vos collaborateurs et les soulager des tâches répétitives.
Les avantages d'utiliser l'IA dans Excel
Outil préféré des entreprises pour la gestion et le traitement de données, Excel est le logiciel tableur le plus commun pour la création de rapports et d’analyse. Allier l’IA et Excel permet de profiter pleinement de toute la puissance d’Excel. Parmi les nombreux avantages à utiliser l’intelligence artificielle dans Excel, il est possible d’en citer quelques-uns.
L’automatisation des tâches répétitives grâce à l’utilisation d’IA dans Excel
Le principal avantage d’utiliser une IA dans un cadre professionnel est l’automatisation des tâches répétitives. En effet, l’IA peut prendre en charge certaines tâches fastidieuses et ainsi libérer du temps précieux pour vos collaborateurs afin que ces derniers se concentrent principalement sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Dans le cadre d’Excel, l’intelligence artificielle est en mesure de proposer à vos collaborateurs des formules et des macros pouvant améliorer leur façon d’utiliser ce logiciel tableur.
Une assistance personnelle grâce à l’IA pour accompagner et guider vos collaborateurs dans leur utilisation d’Excel
La vaste majorité des IA n’ont pas pour objectif de se substituer à vos collaborateurs dans leur travail, mais plutôt de les accompagner et de les guider. En cela, le but de l’IA est de faciliter les tâches de vos collaborateurs pour que ceux-ci se concentrent sur l’essentiel. Un des obstacles possibles à un travail bien fait peut être des difficultés à utiliser un logiciel. Dans ce cas précis, une intelligence artificielle peut être très utile. Tout aussi rapide qu’un moteur de recherche, l’IA peut présenter une solution détaillée aux problèmes rencontrés par vos collaborateurs, quels qu’ils soient. L’avantage d’une IA conversationnelle est qu’elle est en mesure de réexpliquer d’une manière différente un même sujet si jamais votre collaborateur n’a pas très bien compris la première réponse.
Davantage de flexibilité offerte par l’emploi de l’IA dans Excel
Par l’automatisation de certaines tâches et la réduction du nombre d’erreurs possible, l’IA peut également permettre davantage de flexibilité sur Excel. En effet, en étant accompagné par une IA, il est plus facile pour le collaborateur de “jouer” avec les données afin de mieux les analyser. Cela peut prendre plusieurs formes dont la réorganisation de données, des mises en formes particulières ou encore l’utilisation de formules spécifiques.
Prévisualisation des données interactive grâce à l’IA d’Excel
Les dernières versions du logiciel tableur de Microsoft proposent une IA intégrée qui est notamment en mesure de suggérer des graphiques adaptés aux données et d’en donner une prévisualisation. Cette fonctionnalité permet de simplifier le choix de graphiques et d’éviter de perdre du temps à tester différentes sortes de graphiques. Compte tenu de l’importance des graphiques pour rendre vos données lisibles, cet outil est particulièrement utile pour une utilisation qualitative d’Excel.
La réduction du nombre d’erreurs et l’amélioration de la précision grâce à l’IA
L’automatisation de certaines tâches, en particulier celles traitant directement avec les données, permet de réduire significativement la possibilité de commettre des erreurs. En effet, force est de constater que l’intelligence artificielle commet généralement moins d’erreurs que les humains. Dans le cadre d’Excel, des calculs particulièrement complexes peuvent être réalisés avec une marge d’erreur minime. La fiabilité des résultats peut aussi être améliorée et le temps passé à vérifier les données peut être considérablement réduit.
Une utilisation combinée d’une intelligence artificielle et d’Excel présente donc de nombreux avantages pour vos collaborateurs en ce qu’elle permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de bénéficier de réponses personnalisées.
Un exemple concret des possibilités offertes par la double utilisation de l’IA et d’Excel : l’analyse prédictive de données
L’analyse prédictive des données est une application illustrant très bien la puissance de la double utilisation d’IA et d’Excel. Ensemble, ces derniers peuvent aider vos collaborateurs à analyser les données présentes pour anticiper les tendances futures et proposer des estimations sérieuses quant aux données à venir. Grâce à des modèles développés par l’IA, vos collaborateurs peuvent être en mesure de faire des prévisions sur les mois à venir. Cela est notamment permis par la grande capacité d’analyse des données disponibles dont dispose l’IA ainsi que les modèles algorithmiques pouvant être développés à cet effet. Cela permet à vos collaborateurs de prendre des décisions plus éclairées, d’identifier de nouvelles opportunités et de faire face à des environnements changeants.
Conseils concernant l’utilisation d’IA dans Excel
La plupart des intelligences artificielles capables de générer des contenus reposent sur un prompt, c’est-à-dire une requête spécifique soumise à l’IA. Cette première interaction avec l’intelligence artificielle est particulièrement importante car elle pose les bases de la réponse apportée par l’IA. Pour tirer le meilleur parti de celle-ci, il est primordial de rédiger des requêtes claires et concises, sans quoi la réponse de l’IA sera vague et inadéquate. Dans certains cas, il est nécessaire d’apporter plus de détails à sa demande afin que l’intelligence artificielle y apporte une réponse satisfaisante. Dans la plupart des cas un seul prompt suffit mais si la situation est plus complexe, il est possible qu’un second soit nécessaire.
De plus, si vous faites appel à une IA type ChatGPT ou Copilot (l’IA de Microsoft), nous vous conseillons de vérifier les informations qui sont présentées. En effet, celles-ci ne sont pas toujours correctes ou à jour. Dans le cas de ChatGPT, cette IA n’a pas accès aux ressources d’internet et ne dispose pas d’informations ultérieures à 2021. Il convient donc de toujours croiser les sources afin de s’assurer de la véracité du contenu.
En conclusion, l’IA peut être un outil très utile pour vos collaborateurs dans leur utilisation d’Excel au quotidien. Toutefois, cela nécessite tout de même certaines précautions d’usage pour tirer le meilleur parti de cette nouvelle technologie.
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