À l’heure d’une nette transformation digitale, nombreuses sont les entreprises à souhaiter développer le travail d’équipe, notamment via différents outils servant à mieux gérer les divers projets entourant leur société. Pour cela, il existe de nombreuses plateformes et logiciels, permettant aux équipes de mieux travailler ensemble, cela en resserrant considérablement les liens et avec comme principal moteur : le partage et la collaboration. De Google Drive à Trello, en passant par la plateforme Asana, découvrons ensemble les outils les plus indispensables à un travail collaboratif efficace !
Les 4 outils collaboratifs à utiliser en entreprise
Google Drive
Inutile de présenter l’interface de Google Drive, le service de stockage et de partage de fichiers est devenu le plus célèbre du monde. Rattaché à Google et à son application Gmail, il s’agit effectivement d’un outil particulièrement puissant et qui, bien utilisé, peut se révéler être un véritable moteur pour une entreprise. Limité à 15 Go dans sa version gratuite, l’espace de Google Drive va vous permettre d’importer de nombreux fichiers différents : vidéos, photos, PDF ou encore de nombreux documents comprenant du texte. Mais le principal intérêt de la plateforme réside en réalité dans son aspect collaboratif. En effet, vous allez pouvoir créer des documents spécialement sur votre Drive – avec l’aide des applications Google Docs ou Google Sheets – et ainsi les partager directement avec les membres de votre équipe et vos plus proches collaborateurs. Ces derniers vont pouvoir ajouter une pierre à l’édifice en modifiant et/ou ajoutant des éléments au document et ainsi tout le monde va pouvoir travailler ensemble et effectuer des modifications en équipe. L’utilisation d’un Google Drive va vous aider à mieux travailler en équipe et gagner un temps précieux dans vos différentes tâches.
Trello
Lancé au début des années 2010, Trello est un outil de gestion de projets en ligne qui demeure très utilisé par les sociétés. En effet, la plateforme – également disponible via son application mobile – est très intuitive et permet de créer un tableau de tâches, affichant la description de ladite tâche, sa date limite, mais surtout quels membres vont devoir s’occuper de finaliser cette mission. Avec Trello, terminés les échanges de mails à rallonge. Toutes les informations indispensables à la bonne tenue d’un projet seront disponibles à un seul et même endroit, où chaque membre de l’équipe saura parfaitement quelle sera sa ou ses missions. La plateforme existe en version gratuite, où vous pourrez créer jusqu’à dix tableaux différents. Mais pour les structures plus conséquentes, Trello propose d’autres abonnements avec des prix particulièrement intéressants.
Asana
Vous souhaitez optimiser le management de votre structure pour une efficacité opérationnelle encore plus performante ? La plateforme Asana pourrait être la réponse idéale à cette question. Outil de gestion de tâches, Asana est encore plus complète par rapport à d’autres outils que l’on trouve sur le marché comme Trello car elle offre des possibilités toujours plus nombreuses. En effet, la plateforme d’Asana est équipée d’une boîte de réception permettant aux différents collaborateurs de communiquer ensemble, mais surtout de nombreuses autres commandes : des listes de tâches, des calendriers prévisionnels, des tableaux de bord, des chronologies, etc. En outre, à l’image de Trello, la plateforme contient une liste des tâches particulièrement complètes où les utilisateurs pourront savoir à qui incombe ladite tâche, si celle-ci est achevée, en cours de réalisation ou tout simplement à faire.
Slack
Développée à partir de 2013, la plateforme Slack est un outil de travail collaboratif particulièrement en vogue ces dernières années, permettant à votre équipe de communiquer plus facilement pour mieux gérer les tâches quotidiennes de la vie en entreprise. En réalité, Slack permet de créer un groupe de discussion, comme un forum ou un Messenger à destination des professionnels, aidant à cadrer les différentes missions d’une équipe. Slack est un outil de discussion, où chaque collaborateur pourra interagir et proposer son point de vue sur différents sujets. L’objectif est de permettre aux membres d’une équipe de mieux travailler ensemble et de faciliter la communication, remplaçant ainsi les échanges de mails pouvant être chronophages.
Quels critères prendre en compte pour choisir le bon outil collaboratif ?
Afin de bien choisir l’outil collaboratif sur lequel votre structure va pouvoir s’appuyer pour travailler, il est important de prendre en compte certains critères que nous allons lister ici.
- Le cas d’usage de votre outil : effectivement, il existe de très nombreuses plateformes s’adaptant à des besoins particulièrement variés. Ainsi, vous n’allez pas choisir la même plateforme selon si vous êtes à la recherche d’un outil pour de la messagerie instantanée, un agenda partagé, une plateforme de gestion des tâches ou encore un outil vous permettant d’organiser et de mettre en place des réunions vidéos avec vos collaborateurs. Il est donc très important de déterminer la finalité de votre besoin, afin de faire le meilleur choix possible pour une efficacité optimale de l’outil utilisé.
- Déterminez la taille de l’entreprise et le volume de projets : pour faire le choix le plus pertinent concernant votre outil collaboratif, il est important d’avoir une vue globale des ambitions de votre entreprise. En effet, afin de gérer les projets de la meilleure façon possible, vous allez pouvoir opter pour une plateforme comme Trello. Mais les choses risquent de rapidement se compliquer si vous êtes un grand groupe et que vous avez de très nombreux projets à finaliser sur votre to-do-list. De ce fait, vous allez devoir étudier toutes les options et pourquoi pas vous tourner vers une plateforme adaptée à la taille de votre entreprise, comme Asana.
- Faire une veille sur les différents outils : bien sûr, pour choisir votre plateforme, il est tout simplement indispensable d’étudier les forces et les faiblesses de chacune d’entre elles, pour faire votre choix en toute connaissance de cause. Par exemple, n’hésitez pas à vous renseigner sur les avis clients, afin d’être certain que celle que vous aurez choisie saura répondre à l’ensemble de vos attentes.
Spécialiste de la formation bureautique depuis son lancement en 2008, notre organisme Quality Training vous propose d’acquérir de nombreuses compétences, en apprenant à utiliser les outils ou logiciels les plus utilisés en entreprise. Vous souhaitez apprendre à vous servir de Trello, outil de gestion de projets ? N’hésitez pas à opter pour une formation Trello à nos côtés !