Distribué depuis le début des années 80, le logiciel Microsoft Word est l’une des interfaces les plus indispensables de la Suite Office. Régulièrement mise à jour, que ce soit au niveau de son interface ou de ses nombreuses fonctionnalités. La dernière version du logiciel date de 2019. Souvent utilisé en entreprise, que ce soit pour ses outils de mise en forme et d’intégration d’images, ses possibilités de formulaires ou encore ses créations de tableaux, Microsoft Word se doit d’être maîtrisé, quel que soit votre poste ou fonction. Dans ce sens, notre organisme Quality Training, en activité depuis presque 15 ans, vous propose la réalisation de diverses formations en rapport avec le célèbre logiciel de traitement de texte. Notamment pour apprendre à créer un formulaire Word.
Pourquoi apprendre à créer un formulaire sur Word ?
Parmi toutes les possibilités offertes par le logiciel de traitement de texte de la Suite Office, l’une des plus intéressantes et des plus utilisées est la possibilité de créer un formulaire. Celui-ci est un document choisi au préalable – avec ce qu’on peut appeler des modèles ou des templates – et qui va comporter plusieurs champs à remplir par le ou les utilisateurs. Mis à part ces champs, tout le reste du document sera figé et aucune modification ne sera possible. La création d’un formulaire peut être particulièrement pertinente dans certains cas : un dossier de candidature, une réservation de salle, une inscription pour un séminaire, une newsletter à diffuser à votre cible, etc. Le plus gros avantage de cette fonctionnalité est le partage du document. Ainsi, en seulement quelques clics, vous allez pouvoir transférer votre document pour que d’autres puissent remplir les champs requis. De plus, vous aurez aussi la possibilité d’exporter votre document final via différents formats, notamment en PDF, ce qui peut se révéler particulièrement judicieux pour une impression de votre formulaire.
Comment créer un formulaire Word ?
Pour créer un formulaire sur Word, il y a plusieurs étapes à suivre méticuleusement : la création de votre document, l’ajout du contenu adapté, la création d’un texte d’instructions et enfin l’ajout d’une protection afin que votre formulaire puisse rester parfaitement sécurisé. En amont de chacune de vos modifications, vous devez activer le mode “développeur” afin de pouvoir gérer votre formulaire personnalisé. Voyons ensemble ces différentes étapes à suivre afin de maîtriser pleinement cette fonctionnalité du logiciel Microsoft Word.
Étape 1 – Créer votre document
Pour commencer, le logiciel de traitement de texte de la Suite Office vous donne plusieurs possibilités pour démarrer la construction de votre formulaire et ainsi, éditer votre document de la meilleure façon possible. Tout d’abord, vous pouvez commencer avec un document totalement vierge ce qui vous permettra de faire exactement ce dont vous avez envie. Pourtant, ce n’est en aucune façon la méthode la plus simple et rapide pour créer votre propre formulaire personnalisé. En effet, Microsoft Word vous donne accès à de nombreux modèles de pages. Ce qui vous permettra de vous appuyer sur un modèle déjà établi au préalable, pour un résultat à la fois construit, clair et qui aura une bonne portée sur votre cible. Pour cela, rendez-vous dans l’espace Fichier > Nouveau, où vous pourrez retrouver votre fichier totalement vierge ou les templates prévus à cet effet et qui peuvent se prêter à un formulaire complet. Afin de faire votre choix, vous devez vous assurer que ce modèle saura répondre à tous vos besoins et vos exigences, car outre les champs de contrôle de contenu, le reste de votre interface ne sera pas modifiable.
Étape 2 – Ajouter votre contenu
Afin d’intégrer votre contenu, vous devez réfléchir et cerner vos propres besoins. Le formulaire dans son ensemble doit être lisible et cohérent, précis dans les questions, agréable à lire, concis pour ne pas perdre vos lecteurs et, bien sûr, éviter les questions redondantes. Allez droit à l’essentiel. Ensuite, comme à chaque modification effectuée, vous allez devoir passer en mode Création afin d’ajouter et/ou modifier le contenu de votre formulaire. Vous pourrez, par ce biais, insérer un contrôle de texte, ce qui va permettre aux utilisateurs de rédiger leur propre contenu. D’autres possibilités s’offrent à vous, comme l’intégration de dates – par exemple permettant à l’utilisateur de taper sa date de naissance -, des cases à cocher, une zone de liste déroulante ou encore des images et une galerie de blocs que vous allez pouvoir insérer dans votre document. Tout au long de votre formation en compagnie des formateurs de notre organisme Quality Training, des exercices vous seront proposés afin que vous puissiez parfaitement cerner l’intégration et la modification des champs, une étape tout simplement fondamentale dans la création d’un formulaire sur Microsoft Word.
Étape 3 – Ajouter un texte d’instructions à votre formulaire
Même après avoir terminé la mise en page et l’intégration de votre formulaire sur Word, vous avez encore la possibilité d’ajouter un texte d’instructions pour les autres utilisateurs. Particulièrement intuitif, le logiciel de la Suite Office vous permet de réaliser cette action en seulement quelques clics. Toujours en mode création, vous devez vous rendre dans la zone de texte que vous souhaitez modifier afin de réaliser ces nouveaux ajouts. Pour que ces actions demeurent enregistrées sur votre document, vous devez ensuite désactiver l’option Création. Par ailleurs, pensez bien à le faire chaque fois que vous terminez une action sur votre formulaire Word.
Étape 4 – Ajouter une protection à votre formulaire
Une fois votre formulaire sur Word achevé, il est ensuite important de le protéger de la meilleure façon. Certes, vous avez tous les contrôles sur celui-ci, mais il peut s’avérer particulièrement judicieux de le protéger afin que les autres utilisateurs ne puissent pas remplir tous les champs. Mais surtout, ceux-ci ne pourront pas ajouter d’autres contrôles ou même en supprimer. Ils pourront simplement remplir le formulaire, comme vous l’avez décidé. Vous restez le propriétaire privilégié de ce formulaire. Afin de sécuriser votre formulaire au mieux, vous allez devoir vous rendre dans Accueil avant de sélectionner l’intégralité de votre document, ensuite dirigez-vous vers le module Développeur > Restreindre la modification. Cette étape importante va vous permettre d’ajouter une protection forte à votre formulaire Word et ainsi d’éviter tous les abus.
Diffuser un formulaire
Si la conception de votre formulaire est, une étape fondamentale, celle qui va suivre, c’est-à-dire la diffusion de votre document, l’est tout autant. Heureusement, notre logiciel intuitif vous facilitera grandement la tâche. Ainsi, suite à la création, vous avez la possibilité d’envoyer votre formulaire via messagerie électronique, sous forme d’une pièce jointe, ce qui demeure relativement pratique pour un envoi groupé. De plus, comme Microsoft Word vous permet également d’exporter votre document via différents formats, vous avez également la possibilité de le mettre en avant sur des réseaux sociaux, via un site internet, etc. Le but est donc de faire la promotion de votre formulaire, pour amener les gens à vous répondre et ainsi, avoir un échantillon le plus fiable possible.
Exploiter les données reçues
Créer et diffuser un formulaire, c’est bien, mais il vous faudra également apprendre à exploiter correctement les données reçues. Comme vous pourrez le voir au cours de votre formation, malgré ses qualités, Microsoft Word ne dispose pas de la fonctionnalité d’enregistrement des données. Il va donc falloir procéder à quelques étapes supplémentaires afin de disposer des réponses des participants au formulaire diffusé. Cela va vous permettre d’exporter votre document au format “.csv” et ainsi l’ouvrir sous forme de tableau sur Microsoft Excel. Une fois les différentes données importées sur votre feuille de calcul, vous allez avoir la possibilité d’y voir plus clair sur les réponses apportées à votre document. Plus votre échantillon sera vaste, plus les données seront parlantes.
Maîtrisez parfaitement Word grâce aux formations de Quality Training
Expert de la formation bureautique et lancé en 2008, notre organisme Quality Training vous donne l’accès à de nombreuses formations qualifiantes pour acquérir de nouvelles compétences, devenir plus performant et plus compétitif au sein de votre environnement professionnel. Des formateurs certifiés et qualifiés sont présents pour vous accompagner en vous donnant toutes les clés afin de maîtriser le logiciel souhaité ou maîtriser de nouvelles fonctionnalités qui vont être utiles à votre vie professionnelle. Vous n’avez pas le temps ou les moyens de vous déplacer ? Ne vous inquiétez pas, toutes nos formations sont également disponibles en distanciel. Dans le cas contraire, nous nous déplaçons également dans vos locaux. Le logiciel Microsoft Word contenant de multiples fonctionnalités, nous vous conseillons de choisir la session qui saura le mieux répondre à vos besoins : mise en page d’un document, publipostage, création de formulaires, entre de nombreuses autres. Que vous soyez débutant ou confirmé, toutes nos formations s’adaptent à votre niveau et nous saurons bien évidemment prendre en compte votre secteur d’activité et votre poste actuel, pour mieux adapter notre cours personnalisé. Faites le choix d’une formation en compagnie de Quality Training pour enrichir vos compétences et évoluer au sein de votre vie en entreprise. Apprenez comment créer un formulaire sur Word aux côtés de nos formateurs qualifiés !
