Gagner du temps est devenu l’un des plus grands challenges du monde du travail actuel. À l’heure des nouvelles technologies et des outils bureautiques, il est crucial pour tout le monde de savoir utiliser des logiciels qui vous faciliteront la vie ! Parmi eux, le logiciel de traitement de texte Word de la suite Microsoft est un réel incontournable. Et, dans cet article, nous allons vous présenter l’une des raisons pour lesquelles Word doit faire partie de votre boîte à outils quotidienne : le publipostage.
Qu’est-ce qu’un publipostage Excel vers Word ?
Le publipostage est une fonctionnalité bien connue sur de nombreux logiciels qui permet de fusionner une base donnée à un document dont la mise en forme reste la même, peu importe la donnée associée. Par exemple, vous avez réalisé un design d’enveloppes propres à votre identité visuelle et vous souhaitez en imprimer autant que vous avez de contacts dans votre carnet d’adresses. Avec le publipostage, vous pouvez personnaliser chaque enveloppe en une seule commande. Cela vous évitera de devoir écrire à la main toutes les coordonnées de vos contacts, ou de les copier-coller vous-même directement dans votre document. C’est donc un gain de temps considérable, en plus d’être une fonctionnalité utile pour tous vos employés !
La suite Microsoft Office, bien connue de tous, offre cette fonctionnalité sur la plupart de ses applications et notamment Excel et Word. En effet, ces deux outils sont très complémentaires et s’utilisent parfaitement ensemble. Grâce à Excel, vous pouvez tenir à jour les chiffres-clés de votre entreprise (chiffre d’affaires, trésorerie, ensemble des dépenses, cotisations, etc), et Word vous permet de mettre en forme des rapports originaux et clairs. En réalisant un publipostage Excel vers Word, vous pourrez en un rien de temps associer les données de votre document Excel à votre rapport sur Word. Vous aurez alors un document propre présentant l’évolution des chiffres-clés de votre entreprise au fil des années, par exemple.
Comment faire un publipostage sur Word ?
Faire un publipostage sur votre document Word en partant d’un fichier Excel est une manipulation relativement simple à connaître. Elle ne nécessite pas des compétences ou des connaissances approfondies en informatique. Voici les étapes à suivre. Nous allons utiliser l’exemple d’une création de lettres à envoyer avec un bloc d’adresses personnalisées pour chacun de vos contacts.
Étape 1 : Préparez votre document source sur Excel
Avant de vous lancer dans le publipostage, vous devez d’abord vous assurer que les données que vous souhaitez fusionner sont propres et bien à jour. C’est ce fichier-là qui sera utilisé pour personnaliser votre document Word. Il est donc primordial qu’il soit complet et correct.
Étape 2 : Mettez en forme votre lettre personnalisée sur Word
Une fois que vos contacts sont vérifiés, vous pouvez passer à la mise en page de votre document. Ici, vous n’avez besoin que d’un seul exemplaire de votre lettre personnalisée. Le publipostage s’occupera de dupliquer selon votre nombre de contacts dans le fichier Excel.
Pour préparer votre lettre :
- Allez dans “Publipostage” dans la barre d’outils de votre document Word ;
- Cliquez sur “Démarrer la fusion et le publipostage” ;
- Sélectionnez “Lettres” (pour suivre notre exemple de base) ;
- Mettez en forme votre lettre avec votre texte, votre logo et toute autre information que vous jugez nécessaire.
Dès que vous êtes satisfait de votre mise en forme, vous allez pouvoir passer au publipostage et à la fusion de vos données.
Étape 3 : Ajoutez des contenus personnalisés
Pour ajouter du contenu personnalisé à votre lettre :
- Allez dans “Publipostage” dans la barre d’outils de votre document Word ;
- Cliquez sur “Bloc d’adresse” ;
- Sélectionnez le format qui vous convient pour le nom de votre contact (par exemple, Mr. Jean Dupont ou simplement Jean Dupont) ;
- Vérifiez que la ligne “Insérer les adresses” est bien cochée ;
- Cliquez sur “OK”.
Vous pouvez ensuite suivre les mêmes étapes pour personnaliser la formule d’appel au début de votre lettre. Il vous suffit de cliquer sur “Formule d’appel” juste à droite de “Bloc d’adresse” et de sélectionner le format que vous souhaitez. Vous pouvez également ajouter d’autres informations personnalisées en vous rendant dans “Ajouter des champs de fusion”.
Étape 4 : Fusionnez vos données sur Word
Pour avoir un aperçu de vos lettres personnalisées :
- Allez dans “Publipostage” dans la barre d’outils de votre document Word ;
- Cliquez sur “Aperçu des résultats” ;
- Naviguez entre vos différentes lettres à l’aide des boutons “Suivant” et “Précédent”.
Si vous êtes satisfait du résultat, vous n’avez plus qu’à faire le publipostage Excel vers Word. Pour ce faire, cliquez sur “Terminer & Fusionner” dans votre barre d’outils et sélectionnez “Modifier des documents individuels”. Vous aurez désormais une lettre personnalisée pour chacun de vos contacts.
Étape 5 : Enregistrez votre document
Si vous avez l’intention de réutiliser ce document pour créer de futures lettres personnalisées, vous pouvez l’enregistrer en allant dans “Fichier”, puis “Enregistrer”. Une fois enregistré, ce document restera lié à votre fichier Excel. Pensez donc à toujours utiliser le même dossier pour mettre à jour votre liste de contacts. Vous gagnerez un temps précieux pour vos futurs publipostages.
Imprimer un publipostage
Lorsque vous avez fusionné votre document Excel à votre document Word, vous avez de nombreuses options pour décider comment vous souhaitez procéder. La première est d’envoyer les lettres personnalisées que vous venez tout juste de créer par email. Vos destinataires recevront directement dans leur boîte mail votre lettre et pourront la partager facilement avec leur entourage (aussi bien professionnel que personnel). Vous pouvez également imprimer vos lettres afin de les envoyer par voie postale. Cela dépend bien évidemment de votre moyen de communication préféré, mais aussi du nombre de destinataires qui recevront vos lettres.
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