Lancé en 1983, le logiciel Word est très rapidement devenu une interface indispensable de la suite Microsoft Office. Loin d’être un simple traitement de texte, le logiciel permet de nombreuses possibilités. Pour apprendre à l’utiliser de la meilleure des façons, notre organisme Quality Training vous propose de nombreuses formations sur le sujet. Et notamment celle pour apprendre à utiliser le mode révision sur Word.
Qu’est-ce que le mode révision sur Word ?
Logiciel existant depuis plusieurs décennies, Word intègre diverses fonctionnalités, ce qui lui permet d’être une interface particulièrement complète, pouvant être utilisée en entreprise à tous les niveaux de poste. En effet, loin de se limiter à la simple création et impression de documents administratifs – rapport, compte rendu de réunion, création de formulaires, etc -, le logiciel permet aussi des modifications dudit document sur le long terme, par une ou plusieurs personnes. Vous allez pouvoir suivre, en temps réel, les diverses modifications apportées à votre document. Vous allez aussi pouvoir insérer des notes et des commentaires sur votre création, vous permettant d’avoir un véritable suivi. On appelle ça le mode révision sur Word.
Comment fonctionne le mode de révision sur Word ?
Lorsque vous décidez de partager des documents professionnels avec d’autres collègues, le suivi des modifications est une fonctionnalité qui peut être très intéressante à utiliser. En effet, celle-ci va vous permettre de suivre en temps réel les évolutions du document et de savoir clairement qui a apporté des modifications. Cette option, souvent utilisée au sein d’une entreprise, comporte de nombreux points forts : garder une trace de tous les changements, donner la possibilité de laisser des commentaires, accélérer le processus d’édition et bien d’autres encore. Voyons donc de plus près comment fonctionne le mode de révision sur Word.
Activer ou fermer le mode de révision
Une fois votre document terminé et prêt à l’emploi, vous allez pouvoir le partager avec vos collègues, amis ou dirigeants. Ceux-ci pourront alors avoir accès à votre travail et potentiellement effectuer leurs propres modifications. Cela étant dit, il vous faudra tout d’abord activer le mode révision afin de rendre tout cela possible. Cette étape se passe via l’onglet Révision de votre document sur le logiciel Word où nous vous invitons à sélectionner Suivi et Suivi des modifications. À partir de là, tous les ajouts, les modifications ou suppressions seront tracés. Plus simplement dit, les suppressions seront marquées avec une marque de soulignement tandis que les ajouts seront soulignés. En ce qui concerne les modifications apportées par les autres utilisateurs, elles vous seront indiquées avec une couleur différente. Pour être sûr que les autres participants au document ne pourront pas annuler le mode de révision, nous vous conseillons de verrouiller le suivi grâce à la liste déroulante présente sur l’icône Suivi des modifications. Dès le moment où le suivi sera désactivé, le logiciel cessera de marquer les modifications, mais les divers soulignements et les couleurs resteront affichées jusqu’à ce que les derniers ajouts soient acceptés ou refusés par le participant principal au document Word.
Les commentaires
Dans l’optique de créer un véritable espace collaboratif de travail, le logiciel vous offre également la possibilité de laisser des notes et des commentaires à l’attention des autres utilisateurs du document. Ce qui va permettre d’avancer tous ensemble, à distance, et d’une façon très intuitive. En cliquant sur l’onglet Révision > Nouveau commentaire, vous allez pouvoir sélectionner un mot, une phrase ou même tout un paragraphe afin d’y ajouter des notes pour le reste du groupe. Il peut s’agir de fautes d’orthographes à corriger, d’une tournure à améliorer ou encore d’informations manquantes. Dès l’ajout de votre commentaire, votre sélection sera encadrée avec un soulignement rouge pour apparaître à droite de votre document. Pour être encore plus exhaustif, l’encadré indique le nom du commentateur et l’heure de la modification. Vous aurez la possibilité de répondre aux précédents commentaires, afin de développer un échange si cela est nécessaire. De plus, à tout moment, vous pouvez supprimer votre commentaire s’il n’est plus d’actualité ou de le nommer comme résolu grâce au bouton Résoudre. Vous souhaitez imprimer votre document, mais bien sûr, vous ne souhaitez pas que les commentaires apparaissent ? Rien de plus simple, rendez-vous sur l’onglet Révision > Afficher le marquage > Suivi et ensuite décocher la case Commentaires et le tour est joué.
Afficher les marques de révision
Au sein de votre document, vous avez également la possibilité d’afficher les différentes marques de révision. Cela se passe dans le groupe Suivi, sous la liste déroulante que nous avons déjà abordée plus haut. Afficher les marques va vous permettre d’afficher ou ne pas afficher les commentaires, les insertions et les suppressions du groupe de contributeurs au document, les modifications de la mise en forme de votre document ou encore les annotations manuscrites si vous travaillez sur un écran tactile. C’est donc à vous de choisir les marques de révision que vous souhaitez voir afficher. Toujours dans cette liste déroulante, l’option Personnes spécifiques vous permet de filtrer certains relecteurs. Enfin, l’option Bulles vous permet de choisir la façon dont vous souhaitez voir s’afficher les révisions, sous forme de bulles ou autres.
L’onglet vérifications
Afin de savoir précisément le nombre de modifications ayant été notées sur votre document, le bouton Volet vérifications présent sur la liste déroulante vous permet d’afficher un panneau à gauche de votre écran. Celui-ci va vous indiquer, dans le détail, le nombre de révisions mais aussi le type de modifications ayant été faites par vous ou les autres contributeurs. Cela peut être des insertions, des suppressions, un changement de mise en forme, l’ajout de commentaires ou le déplacement d’un texte. Cette fonctionnalité peut s’afficher à gauche de votre écran et à la verticale, ou en bas de votre écran à l’horizontale. C’est à vous de choisir votre préférence.
Suivre, accepter ou refuser les modifications
Une partie très importante du mode révision est un point déjà précédemment abordé, c’est-à-dire l’acceptation ou non des modifications effectuées par chaque participant à ce document sur le logiciel Word. Cette étape se fait via le groupe Modifications. Le bouton Accepter va vous donner plusieurs possibilités :
- accepter cette modification et passer à la suivante
- accepter cette modification
- accepter toutes les modifications affichées
- accepter toutes les modifications
- accepter toutes les modifications et arrêter le mode suivi.
C’est donc à vous de décider de procéder par étape ou de tout accepter d’un seul coup. Si vous souhaitez refuser les modifications effectuées, vous avez la possibilité de les sélectionner manuellement et de naviguer entre les marques de révision. À noter tout de même que si vous souhaitez imprimer votre document, vous devez impérativement accepter ou refuser toutes les modifications présentes, sinon les marques de révision apparaîtront sur votre document, même imprimé.
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