Vous est-il déjà arrivé de créer un tableau sur Excel avec un certain nombre de données et de ne pas le trouver assez intéressant que pour faire ressortir visuellement vos données comme vous le souhaiteriez ? Vous regardez alors les options de remplissage dans les onglets d’Excel pour mettre des couleurs et de jolies formes aux cellules de vos lignes et colonnes. Cependant, cela vous prend beaucoup de temps car vous modifiez manuellement vos cellules une à une et vous trouvez d’ailleurs cela très ennuyant. Dans cet article, vous découvrirez un procédé pour automatiser la forme et les couleurs de vos cellules en fonction de leurs valeurs.
La mise en forme conditionnelle, qu’est-ce que c’est ?
La mise en forme conditionnelle est un outil sur Excel qui vous permet d’automatiser la forme et la couleur des cellules de votre tableau selon leurs valeurs. Ainsi, vous pourrez par exemple afficher différentes couleurs aux cellules répondant aux différentes conditions que vous aurez placé dans votre tableau.
L’icône de mise en forme conditionnelle se trouve dans la section « Styles » de l’onglet « Accueil » de votre barre des menus.
Lorsque vous cliquez sur cette icône, vous pouvez remarquer que plusieurs options s’offrent à vous. Pour les utiliser, sélectionnez les données de votre tableau (sans les titres de vos lignes et colonnes) avec votre clic gauche enfoncé et choisissez l’option qui vous intéresse. Vous pouvez aussi cliquer directement sur l’icône et sélectionner la plage de données après avoir cliqué sur la petite icône « importer » située dans la case gauche vide de la nouvelle fenêtre.
Les différentes options sont détaillées dans les points suivants à l’aide de l’exemple présenté sur la photo ci-dessus.
Surbrillance des cellules
Dans notre exemple, nous avons un tableau avec les résultats de certaines matières scolaires de plusieurs élèves. Chaque cours (ainsi que la moyenne) est évalué sur une note de 20 points. Pour mettre en avant les cours qui ont été réussis (c’est-à-dire une note supérieure ou égale à 10 sur 20) par rapport aux cours qui ont été ratés (avec une note inférieure à 10 sur 20), vous pouvez placer une condition pour que les cellules des cours réussis apparaissent en vert et que les cours ratés s’affichent en rouge.
Pour cela, sélectionnez les données de votre tableau, cliquez sur l’icône de mise en forme conditionnelle et puis sur l’option surbrillance. Vous cliquerez dans un premier temps sur « inférieur à… ».
Entrez la valeur 10 dans la case vide et choisissez la couleur (par exemple, rouge).
Ensuite, sélectionnez à nouveau les données du tableau et faites le même processus mais en choisissant cette fois-ci l’option « Entre… ». Vous pouvez aussi choisir l’option « supérieur à… » mais les « 10 » ne seront pas inclus si vous écrivez « 10 » dans la case vide. L’option « Entre… » est donc plus pratique (ou bien choisissez « Supérieur et égal à… » si vous allez dans les paramètres en cliquant sur « Autres règles… »). Ensuite, écrivez les valeurs « 10 » et « 20 » et choisissez la couleur (par exemple, vert).
Vous pouvez bien évidemment faire le même processus en sélectionnant uniquement les données de colonne « moyenne » ou, à l’inverse, en sélectionnant toutes vos données sauf cette colonne.
Valeurs de plage haute/basse
L’option « Règles des valeurs de plage haute/basse » a pour but de mettre en évidence les valeurs les plus hautes ou les plus basses de votre tableau. Par exemple, vous pouvez sélectionner le critère « 10 valeurs les plus élevées » pour appliquer une couleur aux cases de ces valeurs.
Sélectionnez ensuite le nombre de valeurs que vous voulez afficher et la couleur. Dans notre exemple, nous souhaitons afficher les 10 valeurs les plus élevées de notre tableau en vert.
Barres de données
Il est possible d’afficher des barres de données colorée dans vos cellules afin de représenter ces valeurs. Pour cela, cliquez sur l’option « Barre de données » et choisissez l’affichage que vous préférez. Dans notre exemple, nous avons des résultats sur une note maximale de 20. Plus la valeur de la cellule sera proche de 20, plus la barre sera longue. Vous avez le choix entre une couleur dégradée ou un remplissage uni. Vous pouvez bien sûr personnaliser votre affichage en cliquant sur « Autres règles… ».
Nuances de couleurs
Vous pouvez mettre en avant vos données au travers d’un dégradé de couleur. Ainsi, chaque valeur aura sa propre couleur et le dégradé mettra en évidence vos valeurs les plus faibles par rapport à vos valeurs les plus élevées. Pour cela, cliquez sur l’option « Nuances de couleurs » et choisissez l’affichage que vous préférez. Dans notre exemple, nous pouvons voir que la couleur de nos valeurs les plus faibles est rouge foncé. Plus nos valeurs sont élevées et plus la couleur devient orange, puis jaune, puis vert.
Jeux d’icônes
Il est aussi possible d’afficher des icônes pour mettre en évidence vos données. Il vous suffit de cliquer sur l’option « Jeux d’icônes » et de choisir les icônes que vous préférez. Dans notre exemple, nous avons choisi des cercles de couleur vert, orange et rouge. Nous pouvons voir que les valeurs en dessous de la moyenne (= 10) sont mis en évidence par un cercle rouge tandis que les valeurs au-dessus de la moyenne affichent un cercle vert. Enfin, les valeurs autour de la moyenne présentent un cercle orange.
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