Depuis son lancement au milieu des années 80, Microsoft Excel est devenu un outil de travail indispensable dans un environnement professionnel en plein essor, qu’importe le secteur d’activité dans lequel vous évoluez. Le logiciel comporte énormément de fonctionnalités, qu’il est intéressant de savoir maîtriser. Spécialiste des formations bureautiques, notre organisme Quality Training vous propose, depuis près de 15 ans, de vous former à ce logiciel, pour en découvrir toutes les fonctionnalités. Ici par exemple, nous allons voir ensemble comment créer un tableau de bord sur Excel.
Pourquoi utiliser un tableau de bord sur Excel ?
Commande souvent utilisée sur le logiciel Microsoft Excel, le tableau de bord (ou Dashboard) est un outil de suivi commercial présentant des données relatives à l’activité ou à la performance commerciale d’une entreprise. Pour mener à bien la conception de cet outil, voyons quels en sont les principaux intérêts.
Centraliser et automatiser les données
La création d’un tableau de bord va permettre de consulter toutes les données relatives à un projet. Grâce à cet outil, vous allez pouvoir centraliser toutes les informations à un seul et même endroit, ce qui aura pour effet la simplification de vos diverses actions. En outre, les données pourront être mises à jour automatiquement. Il faut savoir qu’un tableau de bord ne doit pas être un simple tableau de suivi des ventes pour une équipe commerciale, le but est avant tout de permettre une véritable analyse, tout en prenant en compte la relation client.
Avoir une meilleure vision sur l’avancement d’un projet
En effet, le tableau de bord va servir à définir les objectifs des commerciaux, contrôler régulièrement leurs actions mais également de les alerter sur de potentiels résultats en baisse. C’est finalement le principal objectif de cet outil. Apprendre à mieux déterminer les priorités de chacun et anticiper les meilleures solutions pour pallier de potentielles difficultés. Ainsi, l’équipe commerciale de l’entreprise va pouvoir adapter sa stratégie et ses objectifs en conséquence.
Définir les objectifs du tableau de bord avant sa création
La conception d’un tableau de bord commercial Excel va vous permettre de répondre à plusieurs objectifs que nous allons voir ensemble.
Tout d’abord, le principal objectif de l’outil est d’avoir une vision globale sur votre activité, en suivant la performance commerciale d’un projet. Par ce biais, vous allez pouvoir étoffer votre stratégie en recherchant, par exemple, les causes de potentielles ventes en baisse.
Ensuite, dans la conception de votre tableau de bord, vous allez devoir déterminer quelles sont les données que vous souhaitez extraire et quels KPIs vous voulez traquer pour créer vos feuilles. Il faut savoir qu’un tableau de bord est alimenté par des sources de données externes – par exemple un logiciel de facturation ou de gestion commerciale -, mais également via des saisies directes. L’ensemble va donc permettre de contrôler la performance commerciale de votre structure.
Enfin, pour mener à bien cette mission, il est important d’avoir une vision claire et précise en sachant à qui va être destiné ce tableau, quelle cible vous souhaitez impliquer dans ce travail. Cela peut, en effet, être un outil destiné à votre équipe commerciale toute entière ou simplement un tableau individuel. En fonction de cela, vous allez devoir adapter les vues et le langage.
Comment créer un tableau de bord sur Excel ?
Maintenant que nous avons déterminé les principaux objectifs de la création d’un tableau de bord sur Microsoft Excel, nous allons voir comment créer un tableau de bord en respectant les différentes étapes pour mener à bien l’ensemble de la création.
Créez une maquette de votre tableau de bord
Avant de vous lancer dans la conception d’un tableau de bord commercial Excel, il est important de réaliser un véritable brainstorming de vos objectifs et de vos ambitions, afin que cet outil soit réellement intéressant / opportun pour le bon développement de votre entreprise. Ainsi, nous vous conseillons de dessiner une première esquisse de votre tableau sur un papier. Vous allez pouvoir y déterminer l’emplacement des valeurs clés, les graphiques à insérer, les boutons, etc. Ceci dans l’objectif d’avoir une maquette précise du projet avant de commencer et ainsi éviter de perdre trop de temps dans la conception sur Microsoft Excel.
Créez votre tableau de bord sur Excel
La création de votre tableau de bord va donc se faire via 5 grandes étapes fondamentales, que vous allez pouvoir suivre durant la formation en compagnie de Quality Training, afin d’en maîtriser tous les aspects.
Étape 1 – La première chose à faire avant de vous lancer dans la conception de votre tableau de bord commercial Excel est de savoir précisément quelles sont les données que vous souhaitez importer dans celui-ci. Pour cela, nous vous conseillons donc de lister toutes les données principales, tout en décidant si vous allez avoir besoin de plusieurs feuilles de données pour votre tableau de bord. Ensuite, il est important de savoir si les données sont déjà structurées ou si vous allez devoir les transformer afin de les utiliser de la meilleure façon possible sur le logiciel. Aussi, vous allez décider à quelle fréquence ces données vont être mises à jour sur votre tableau. Ceci est une étape importante pour votre suivi quotidien.
Étape 2 – Après l’importation de vos différentes données, il va être important d’organiser vos différentes feuilles par types d’informations. En effet, l’ensemble de votre tableau se doit d’être le plus clair et pertinent possible, vous devez absolument classer le tout. Par exemple, une feuille représentant le taux de conversions des ventes du mois, une autre ajoutant les nouveaux contacts, etc. L’ensemble doit être clair et précis.
Étape 3 – Comme pour de nombreux autres documents professionnels, rien n’est jamais plus parlant qu’un diagramme de Gantt pour faire parler des résultats et afficher la chronologie d’un projet. Ainsi, nous vous conseillons donc d’avoir recours à l’intégration de graphiques ou autres tableaux dynamiques pour afficher l’évolution des ventes de votre équipe commerciale, par exemple. Pour cela, nous vous donnons rendez-vous sur l’onglet Insertion > Graphiques > Groupe 2D Bar avant de cliquer sur l’option Bar empilée. Par ce biais, vous allez pouvoir donner un nom à votre graphique, choisir une date de début, en maîtriser la durée et, bien sûr, avoir recours au bouton Sélectionner les données afin de synchroniser l’ensemble de votre travail.
Étape 4 – Il existe des formules vous permettant de synchroniser les données de vos tableaux entre différents fichiers. L’on retrouve ici des fonctions bien célèbres pour les utilisateurs du logiciel : RECHERCHEV, SIERREUR, SOMME.SI, SOMME.SI.ENS, NB.SI et bien d’autres encore que vous allez pouvoir apprendre à maîtriser en formation.
Étape 5 – Désormais, tous les éléments sont en place et votre tableau de bord va pouvoir être fonctionnel. Pour rendre celui-ci encore plus intuitif et esthétique, vous allez pouvoir personnaliser l’ensemble de votre tableau de bord. Changement de disposition, couleurs et typographies, ajout d’une animation, à vous de jouer !
Conseils pour votre tableau de bord sur Excel
Afin de mener à bien la conception de votre tableau et surtout pour que celui-ci se révèle intuitif et réponde à tous les besoins de votre entreprise, voici quelques conseils que nous pouvons vous donner.
Ajoutez une feuille récapitulative
Pour une meilleure compréhension de l’ensemble de votre tableau de bord, nous vous conseillons d’intégrer une première feuille récapitulative de votre projet. Ainsi, cette “feuille synthèse” reprenant la situation globale de l’entreprise ou du service commercial va permettre de mieux visualiser l’évolution qui va, ainsi, être davantage expliquée sur les volets suivants, avec notamment la possibilité d’intégrer des graphiques ou tableaux pour montrer l’évolution des ventes d’un ou plusieurs produits.
Privilégiez un tableau de bord facile à comprendre
Pour créer un ensemble clair, précis et surtout compréhensible par l’ensemble de vos collaborateurs impliqués dans le projet, il est important de veiller à construire un tableau de bord facile à comprendre. Nous vous conseillons donc d’éviter de mélanger les couleurs mais aussi de veiller à ne pas importer trop de données pour rester le plus précis possible.
Implémentez des alertes
Vous souhaitez suivre les données les plus importantes de votre tableau de bord, et ainsi, surveiller tout changement ou évolution éventuelle ? Pour cela, nous vous conseillons d’ajouter des alertes – symbolisées par des billes rouges, jaunes ou vertes – mettant en surbrillance un aspect de votre tableau de bord commercial Excel.
Utilisez et personnalisez des tableaux de bord existants
Enfin, il existe de nombreux modèles déjà existants pour vous lancer dans la conception de votre propre tableau de bord. Effectivement, ce travail nécessite une véritable implication pour une conception réussie de A à Z. Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper, alors nous vous conseillons vivement d’avoir recours à ces templates vous permettant d’adapter votre projet à des modèles déjà mis en forme.
Maîtrisez Excel pour booster votre productivité avec Quality Training
Depuis 2008, notre organisme Quality Training vous permet d’apprendre à maîtriser de bout en bout de nombreux logiciels bureautiques. Spécialiste de la formation bureautique à destination des entreprises, nous sommes présents pour vous accompagner dans votre découverte du logiciel Microsoft Excel. Notre formation Excel couvre effectivement les nombreuses fonctionnalités du logiciel : intégration de tableaux croisés dynamiques, apprentissage des formules et des fonctions, conception d’un tableau de bord, et bien d’autres choses encore, vous permettant d’être plus productif que jamais dans votre vie professionnelle.
Prochaines formations
Cette formation sera très bientôt programmée en inter-entreprises mais nous serions ravis de l’organiser également en vos locaux, de manière personnalisée pour votre société!
