Apparu à la moitié des années 80, le logiciel Microsoft Excel est vite devenu un indispensable de la suite Office. Particulièrement utilisé en entreprise, il regorge de nombreuses fonctionnalités, lui permettant d’aller tellement plus loin que la simple feuille de calcul. Ici, nous allons découvrir Power Query Excel, outil de conversion de données directement intégré au logiciel tableur.
Qu’est-ce que l’outil Power Query d’Excel ?
Incorporé à l’interface de Microsoft Excel, l’outil Power Query – connu aussi sous le nom de Get and Transform – vous permet d’importer des données à partir de nombreuses sources, de télécharger celles-ci directement dans un classeur Excel ou encore d’apporter de nombreuses modifications. Lorsque que vous commencez l’étape de l’importation dans Power Query, cela va créer une connexion assez simple et intuitive avec vos données. Grâce à son interface facilement compréhensible pour le plus grand nombre, Power Query va vous permettre d’effectuer toutes les modifications en seulement quelques clics. Celles-ci peuvent aller de l’ajout et la suppression des colonnes de votre table au tri des données en utilisant les filtres Excel, sans oublier la combinaison de deux tables associées.
Comment activer / installer Power Query
Power Query est parfois déjà inclus dans Excel, mais selon la version du logiciel dont vous disposez, une installation ou une activation peut s’avérer nécessaire avant de pouvoir l’utiliser. Voici les étapes à suivre pour vous assurer que l’outil est bien opérationnel sur votre poste.
- Vérifier la version d’Excel. Power Query est nativement intégré à Excel 2016 et aux versions ultérieures. Si vous utilisez Excel 2010 ou 2013, un téléchargement du complément Microsoft est nécessaire.
- Installer le complément si nécessaire. Pour les versions 2010 et 2013, rendez-vous sur le site officiel de Microsoft pour télécharger gratuitement le complément Power Query correspondant à votre version d’Excel.
- Activer Power Query. Une fois le complément installé, rendez-vous dans Fichier > Options > Compléments, sélectionnez « Compléments COM » dans le menu déroulant et cochez Power Query pour l’activer.
- Vérifier que l’installation fonctionne. Un onglet Power Query devrait apparaître dans le ruban Excel. À partir d’Excel 2016, retrouvez directement ces fonctionnalités sous l’onglet Données, dans le groupe « Récupérer et transformer les données ».
Utilisation concrète de Power Query dans Excel
Une fois activé, Power Query s’intègre naturellement dans votre flux de travail Excel. Ses usages les plus courants en entreprise s’articulent autour de trois grandes fonctions.
Importation des données
Power Query vous permet de vous connecter à une grande variété de sources : fichiers Excel, CSV, bases de données SQL, fichiers XML ou texte, données issues du web et bien d’autres encore. Cette connexion s’établit en quelques clics et peut être réutilisée autant de fois que nécessaire, sans refaire les manipulations à chaque mise à jour.
Nettoyage et transformation des données
Une fois les données importées, Power Query offre un environnement dédié – l’Éditeur Power Query – pour les nettoyer et les transformer sans toucher aux fichiers sources. Suppression des doublons, reformatage des colonnes, filtrage des lignes, fusion de tableaux : chaque action est enregistrée comme une étape reproductible, ce qui garantit une cohérence parfaite d’un traitement à l’autre.
Actualisation automatique des données
L’un des atouts majeurs de Power Query réside dans la mise à jour automatique des données. Une fois la requête configurée, il suffit de cliquer sur « Actualiser » pour que l’ensemble du traitement se relance sur les nouvelles données disponibles, sans aucune intervention manuelle supplémentaire. Un gain de temps considérable pour toutes les tâches récurrentes.
Les 4 phases d’utilisation de Power Query
Power Query va vous permettre d’importer et de vous connecter à des données externes, tout en pouvant effectuer diverses modifications au sein de votre interface Excel. L’utilisation de cet outil, directement incorporé à Microsoft Excel, s’effectue via 4 phases, que nous allons développer ensemble.
Connecter
La première phase va vous permettre d’établir des connexions à des données dans le cloud, que ce soit sur un service vous permettant de les accéder en ligne ou localement. Vous allez pouvoir effectuer votre importation dans une seule source, comme votre feuille de calcul, ou dans plusieurs bases de données. Une fois cette étape effectuée, l’outil va vous permettre de réunir toutes ces sources de données pour actualiser celles-ci et y apporter des modifications, réaliser des suppressions, parmi de nombreuses autres actions.
Transformer
L’étape suivante est donc la plus logique, la transformation des données importées. C’est-à-dire les différentes modifications que vous souhaitez apporter à vos divers éléments. Grâce à cet outil Power Query Excel, vous allez pouvoir supprimer une colonne, filtrer des lignes ou encore modifier un type de données. Pour cela, le logiciel met à votre disposition une fenêtre qui s’intitule Editeur Power Query et qui va vous permettre de faciliter les transformations de vos données. Pour lancer cette fenêtre, nous vous invitons à sélectionner les commandes suivantes : Récupérer et transformer les données > Obtenir les données > Lancer l’éditeur de requête. Il faut savoir que cette même fenêtre est paramétrée pour se lancer par défaut dès que vous allez importer de nouvelles données.
Combiner
Lors de la troisième phase, aux côtés de l’outil Power Query, vous allez pouvoir combiner plusieurs requêtes au sein de votre feuille de calcul Excel en les fusionnant ou en les additionnant. L’opération de fusion va vous permettre de créer une requête à partir de deux requêtes déjà existantes. De plus, vous allez pouvoir ajouter des colonnes d’une table liée dans une table primaire. Quant à l’opération d’addition, cela va vous permettre de créer une requête contenant toutes les lignes d’une requête suivie de toutes les lignes d’une autre. Vous allez pouvoir effectuer de nombreuses opérations grâce à cette fonctionnalité.
Load
Dernière étape fondamentale, le chargement des requêtes sur votre espace de travail. Pour cela, vous avez parfaitement la possibilité de passer par l’Éditeur Power Query, à l’aide des commandes suivantes : Accueil > Fermer > Charger ou encore via le volet Requêtes du groupe de travail Excel. Mais ce n’est pas la seule méthode. Vous pouvez tout aussi bien vous servir de la boîte de dialogue Options de requête présente sur la commande Fichier et paramètres, vous permettant de choisir la façon dont vous souhaitez afficher vos données, que cela soit dans une feuille de calcul ou dans un modèle de données.
Pourquoi utiliser Power Query ?
Le recours à Power Query, directement incorporé à Microsoft Excel, vous permet de nombreux avantages dans votre utilisation professionnelle au quotidien.
Simplifier les tâches récurrentes
Power Query permet d’utiliser des sources variées de données afin de les connecter à un seul et même fichier Excel. L’interface permet de nombreuses possibilités :
- Réorganisation des lignes et des colonnes
- Suppressions des valeurs manquantes
- Filtrage ou encore fusion
- Découpage des colonnes
Ces nombreuses options en font un outil indispensable afin de simplifier les tâches récurrentes au travail. Ainsi, lorsque vous allez effectuer des modifications sur une feuille de calcul, celles-ci sont enregistrées en tant qu’étape, vous permettant d’appliquer cet ensemble d’étapes à une autre feuille, représentant un véritable gain de temps.
Obtenir des données d’une pléthore de sources
Power Query peut recueillir des données issues de diverses sources. Cela peut être des fichiers CSV, des bases de données SQL, des fichiers texte ou XML, ou encore des bases de données issues de Microsoft Access.
Réduire les erreurs humaines et gagner en fiabilité
L’un des bénéfices les plus concrets de Power Query est la réduction significative des erreurs de manipulation. En automatisant les étapes de traitement des données – qui seraient autrement réalisées manuellement, cellule par cellule – l’outil supprime les risques liés aux copier-coller, aux mauvaises saisies ou aux oublis. Chaque transformation est enregistrée, tracée et reproductible à l’identique, ce qui garantit une fiabilité accrue des résultats, quel que soit le volume de données traité.
Power Query, Power Bi et Power Pivot, quelles différences ?
Là où l’outil Power Query permet à ses utilisateurs de récupérer, d’extraire et de façonner des données avant de les importer sur Excel, d’autres softwares rattachés à Microsoft vous permettent des possibilités complémentaires. Ainsi, Power Pivot, apparu pour la première fois en 2008, également intégré à Excel, va vous aider à importer des ensembles de données beaucoup plus conséquentes grâce à son langage de formules appelé DAX. Il va permettre d’écrire des colonnes calculées tout en mesurant des formules, à l’aide de différentes sources. Enfin, la solution Power Bi de Microsoft, disponible au public depuis 2015, permet de combiner les deux précédents outils pour ensuite créer des tableaux de bord et des rapports interactifs.
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