Bien que le logiciel Microsoft Excel existe désormais depuis de nombreuses décennies – en effet, la première version de l’interface date du milieu des années 80 -, la tendance ne faiblit pas et il reste un logiciel toujours aussi incontournable, et particulièrement en entreprise. Quel que soit votre secteur d’activité, Excel reste un outil de travail qu’il faut savoir maîtriser. Mais plus que de simplement connaître les bases du logiciel, notre organisme Quality Training vous propose des formations qualifiantes, vous permettant de vous former sur de nombreux aspects techniques de l’interface. Par exemple, l’apprentissage de nombreuses fonctions, telles que la fonction Index.
La pertinence d’utiliser Microsoft Excel en entreprise ?
Car après tout, qu’est-ce qui fait de Microsoft Excel une interface si indispensable, notamment dans la gestion de vos tâches professionnelles ? Tout d’abord, il s’agit d’un logiciel qui fourmille de fonctionnalités et qui peut donc vous accompagner dans des tâches très diverses. S’il était vendu comme un logiciel de tableur lors de son développement et de sa sortie en 1985, le logiciel a su évoluer avec son époque, et aujourd’hui, il permet à ses utilisateurs de très nombreuses choses. Le logiciel fort de la suite Office est donc particulièrement adapté pour la gestion de produits, les budgets ou tout simplement pour gérer les comptes d’une entreprise. Cela à travers de nombreuses commandes que vous pourrez retrouver dans notre formation découverte d’Excel, où toutes les bases seront enseignées aux débutants. Notre structure propose néanmoins des sessions beaucoup plus poussées, afin d’être réellement à l’aise avec ce logiciel qui est assez complexe au premier abord.
La fonction Index, c’est quoi ?
Que vous soyez un débutant ou un fervent utilisateur du logiciel Microsoft Excel depuis plusieurs années, vous n’êtes pas sans savoir que les différentes fonctions sont une partie très importante de l’interface. En effet, grâce à des formules précises, vous allez pouvoir mener différentes actions, et certaines d’entre elles sont, par ailleurs, assez complexes pour un utilisateur non-initié. Ici, nous allons tenter d’en savoir plus sur la célèbre fonction Index. Par définition, cette fonction va vous permettre de renvoyer une valeur ou une référence à une autre valeur provenant d’un tableau ou d’une plage bien précise. Pour vous aider à y voir plus clair, durant votre formation en compagnie de nos experts , vous allez apprendre à utiliser cette fonction, notamment à travers des cas concrets, vous aidant à vous servir de la fonction Index dans le cas de vos tâches professionnelles.
Comment utiliser la fonction Index sur Excel ?
Ainsi, la fonction Index va permettre à son utilisateur de renvoyer une valeur à une autre provenant d’un tableau ou d’une plage. Pour cela, il existe deux façons de faire, que nous allons voir ensemble : à travers la forme matricielle et la forme référentielle. Pour être le plus complet possible, nous verrons également comment combiner deux fonctions ensemble, c’est-à-dire la fonction Index et la fonction Equiv.
En utilisant la forme matricielle
La première façon d’utiliser la fonction Index est en se servant de la forme matricielle. Ainsi, cette première solution permet de renvoyer la valeur d’un élément d’une matrice ou d’un tableau, cela à partir de différents éléments sélectionnés à partir des index de numéros de ligne ou de colonne. Nous recommandons d’utiliser cette solution seulement dans le cas où le premier argument de la fonction Index est une constante matricielle. La syntaxe de cette formule va se construire de la façon suivante : INDEX(matrice; no_lig; [no_col]).
Afin de bien comprendre, découpons cette formule et ses différents arguments. La matrice est tout simplement obligatoire, celle-ci va représenter une plage de diverses cellules ou encore une constante matricielle. Attention, si l’argument de la matrice ne contient qu’une seule ligne ou une seule colonne, alors les arguments no_lig et/ou no_col seront facultatifs pour avoir une formule correcte. Par contre, si à l’inverse, l’argument de la matrice contient plusieurs lignes ainsi que plusieurs colonnes, alors ces arguments, précédemment cités, seront utilisés, afin que la fonction Index puisse correctement renvoyer au résultat attendu.
En utilisant la forme référentielle
Il existe une autre solution pour utiliser la fonction Index sur votre logiciel Microsoft Excel, il s’agit de la forme référentielle. Ici, vous allez pouvoir, grâce à une formule bien précise, renvoyer la référence de la cellule qui se situe à l’intersection d’une colonne ou encore d’une ligne bien déterminée. Dans ce cas, si la référence en question se constitue de sélections non adjacentes, alors vous allez pouvoir choisir la sélection à rechercher. La syntaxe de cette forme référentielle va s’écrire de la façon suivante : INDEX(référence; no_lig; [no_col]; [no_zone]).
Comme la première solution de la fonction Index, voyons comment se composent les différents arguments de cette syntaxe, pour vous permettre de ne pas commettre d’erreurs. Tout d’abord, l’argument référence est obligatoire, comme son nom l’indique, il va représenter la référence d’une ou plusieurs plages de cellules. Attention, si vous entrez une plage qui est non adjacente pour la référence, alors nous vous invitons à placer cette dernière entre parenthèses. De plus, si les zones de référence contiennent une seule ligne ou une seule colonne, alors les arguments row-num ou column-row seront facultatifs. De ce fait, vous pourrez utiliser l’argument no_col. Quant à l’argument no_lig, celui-ci est obligatoire et représente le numéro de la ligne de référence à partir de laquelle une référence devra être renvoyée. Afin que l’ensemble de cette forme matricielle soit correctement maîtrisée, de nombreux exercices de cas pratiques vous seront proposés durant votre formation en compagnie de notre organisme Quality Training.
Combiner les deux fonctions Index et Equiv
Sur le logiciel Microsoft Excel, vous allez pouvoir également combiner plusieurs fonctions pour avoir un résultat bien précis. Par exemple, la fonction Index d’Excel peut être utilisée avec la fonction Equiv afin de rechercher une certaine valeur dans un tableau. Prenons un exemple concret avec la fonction Equiv, selon ce que vous souhaitez effectuer comme action sur votre logiciel Excel. Par exemple, si la fonction Equiv a pour objectif de renvoyer le numéro de ligne, alors la syntaxe de la formule sera : =INDEX(tableau; EQUIV(valeur_recherchée; plage_de_recherche; 0); no_colonne). Si à l’inverse, la fonction Equiv devra renvoyer le numéro de colonne, alors la bonne syntaxe sera : =INDEX(tableau; no_ligne; EQUIV(valeur_recherchée; plage_de_recherche; 0)).
Index Match, c’est quoi ?
Maintenant que nous avons vu en quoi consistait la fonction Index et comment l’utiliser dans des cas concrets, nous allons étudier la fonction Match qui peut être parfaitement complémentaire. Match va, en effet, vous permettre d’indiquer l’emplacement d’une valeur dans une rangée, que celle-ci soit dans une colonne ou sur une ligne de votre fichier Excel. Par exemple, si vous cherchez à connaître l’emplacement d’une certaine valeur que nous allons appeler “AY2022”, il vous suffira de dire à Match de rechercher ladite valeur. Pour cela, vous allez pouvoir utiliser la formule suivante : =MATCH(“AY2022;D4:D8;0).
Pour résumer, d’un côté, nous avons une fonction Index qui vous permet d’aller chercher une valeur à l’intersection d’une ligne et d’une colonne. De l’autre côté, nous avons la fonction Match qui, à partir d’une valeur précise, va retourner sa position dans une ligne ou dans une colonne. Vous l’aurez compris, ces deux fonctions sont parfaitement complémentaires, pour vous aider à mener différentes actions.
Découvrez Excel avec Quality Training
Depuis son lancement en 2008, notre organisme Quality Training propose de nombreuses formations bureautiques et managériales aux entreprises. Que vous soyez salarié, dirigeant de société ou encore indépendant, notre structure propose diverses formations adaptées à vos besoins et vos ambitions. En effet, tout au long de votre parcours professionnel, vous allez pouvoir découvrir les outils les plus pertinents de notre époque. Cela peut concerner des outils de gestion, les réseaux sociaux les plus en vogue, des façons de mener des stratégies éditoriales ou budgétaires, et bien d’autres choses encore. Pour découvrir nos différentes formations Quality Training, nous vous invitons à visiter notre site internet. Toute notre équipe est présente pour répondre à vos questions.
En soi, le logiciel Microsoft Excel est en vogue depuis plusieurs décennies. Avec un développement et un lancement en plein cœur des années 80, il a rapidement su évoluer pour trouver sa place et devenir indispensable dans le cœur de nombreuses entreprises. L’interface, parmi les plus complètes de la suite Microsoft 365 permet la conception de tableaux croisés dynamiques, la mise en place de formules et de macros ou encore l’intégration de graphiques pour rendre vos analyses encore plus pointues et complètes. Pour vous aider à y voir plus clair, notre structure propose une formation complète reprenant les bases du logiciel. Excel étant une interface assez riche et complexe, cela va vous permettre de vous faire la main sur le logiciel et de comprendre ses principales fonctions. Cependant, nous proposons également des formations plus poussées, qui seront davantage axées sur des commandes plus précises que vous allez pouvoir apprendre à maîtriser totalement. Pour découvrir le logiciel aux côtés de nos professionnels de la formation bureautique, faites le choix d’une formation Excel à nos côtés !
