Entreprendre un projet en vue de sa réussite n’est pas une chose aisée. Il faut pouvoir être capable de gérer une multitude de facteurs et être bien organisé. Pour cela, les managers ont à leur disposition divers outils afin de mener à bien leurs projets, notamment le diagramme de Gantt. La suite de cet article vous permettra de découvrir un peu plus cet outil et de savoir comment réaliser une version simplifiée de ce diagramme sur Excel.
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est un outil utilisé pour la gestion de projet qui permet de visualiser les différentes tâches d’un projet de manière chronologique. Ainsi, le diagramme présentera le cheminement de toutes les tâches du projet, de la première tâche jusqu’à la dernière tâche, c’est-à-dire la réalisation du projet.
Cet outil permet d’établir un calendrier des tâches. En effet, chaque tâche est représentée par une durée (une date de début et une date de fin). Grâce à cela, il est possible de déterminer la durée nécessaire pour l’élaboration du projet et donc de prédire la date de fin de celui-ci. Les tâches sont aussi caractérisées par leurs dépendances, c’est-à-dire qu’une ou plusieurs tâches nécessitent d’être terminées pour qu’une ou plusieurs autres puissent débuter. Par ailleurs, il est n’est pas anormal que plusieurs tâches aient lieu en même temps dans le déroulement du projet. Enfin, l’outil donne la possibilité d’assigner des responsables pour la réalisation de chacune des tâches.
A quoi sert le diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt permet de planifier l’élaboration d’un projet en le décomposant en plusieurs petites tâches plus faciles à exécuter. Ainsi, l’outil facilite la réflexion pour découvrir l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation finale du projet. De plus, c’est un moyen de communication efficace pour communiquer à l’ensemble des membres du projet les décisions relatives au planning, notamment sur les délais (date de début et de fin des tâches et du projet), les marges disponibles sur certaines tâches, le retard ou l’avancement des tâches du projet, et les dépendances entre celles-ci. Par ailleurs, le diagramme de Gantt aide à répartir ses ressources efficacement selon le nombre et la complexité des tâches, à structurer la mise œuvre du projet et à garantir une vision globale sur l’ensemble de celui-ci.
Les composantes d’un diagramme de Gantt
De manière générale, un diagramme de Gantt se compose des éléments suivants :
- Nom de la tâche : le nom de la tâche est généralement indiqué dans la partie gauche du diagramme et correspond à la description de la tâche. Chaque nom est attribué à une barre horizontale.
- Date : les dates de début et de fin de chaque tâche sont visibles grâce au repère situé (en général) en haut du diagramme. Ce repère permet aussi de montrer la date de début et de fin du projet. Les dates indiquent la durée de chaque tâche et quand celles-ci doivent être terminées dans le calendrier.
- Dépendances : les dépendances montrent que certaines tâches ne peuvent être réalisées qu’après la fin d’une ou plusieurs tâches. Ces dépendances sont représentées par des flèches.
- L’échelle de temps : elle indique le type de la durée d’une tâche (heure, jour, semaine, …).
- La barre de Gantt : il s’agit des barres horizontales dans le diagramme. Chaque barre correspond à une tâche et la représente visuellement dans le calendrier. Une couleur différente est souvent associée au chemin critique du diagramme de Gantt.
- L’état d’avancement : le diagramme montre l’état d’avancement au travers d’une barre verticale et montre où l’on se situe dans le calendrier, en indiquant les tâches qui sont normalement terminées et ce qu’il reste à faire.
Tutoriel : Comment créer un diagramme de Gantt sur Excel ?
Avant toute chose, il est important de préciser qu’Excel ne propose pas de type de diagramme de Gantt prédéfini. Dès lors, Microsoft a mis à disposition un modèle gratuit pour Excel (pour Windows et MacOS) qu’il vous suffit de télécharger via ce lien : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/pr%C3%A9senter-vos-donn%C3%A9es-dans-un-diagramme-de-gantt-dans-excel-f8910ab4-ceda-4521-8207-f0fb34d9e2b6#OfficeVersion=Windows
Si vous souhaitez le faire manuellement, voici un tutoriel pour créer sur Excel un diagramme de Gantt simplifié.
Etape 1 : Etablir une base de données
Tout d’abord, vous devrez créer un tableau de 3 colonnes sur une feuille Excel avec :
- Le nom de toutes vos tâches
- La date de début de toutes vos tâches
- La durée de toutes vos tâches (en soustrayant la date de fin de toutes vos tâches par leur date de début)
Etape 2 : Création du diagramme de Gantt
Grâce à ce tableau, vous pouvez désormais commencer à créer votre diagramme. Pour cela, il vous suffit de sélectionner l’ensemble du tableau. Ensuite, cliquez sur l’onglet « Insertion » et sélectionnez l’icône des histogrammes et graphiques à barres. Choisissez l’histogramme « Barres empilées » parmi la liste qui s’affiche devant vous. Vous venez de réaliser la première partie de votre diagramme de Gantt.
La partie bleue de vos barres reprend les valeurs de la colonne « Début » tandis que la partie orange représente les valeurs de la colonne « Durée ».
La partie bleue n’a aucun intérêt pour la suite de la construction de notre diagramme de Gantt. Il faut donc la supprimer. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Mise en forme » de la section « Outils de graphique » présent dans la barre de menu. Ensuite, sélectionnez la partie bleue de votre graphique. Rendez-vous à nouveau dans la barre de menu en cliquant sur « Remplissage » puis cliquez sur « Aucun remplissage ». La partie bleue a normalement disparu de votre graphique (mais elle est toujours présente, elle est juste devenue « invisible »).
Etape 3 : Ajustement du diagramme
Vous avez désormais votre diagramme mais vous constatez que le nom des tâches ne vous plait pas ou que l’intervalle de temps vous semble inappropriée. Si vous souhaitez simplement changer le nom d’une tâche ou une valeur de début ou de durée, vous pouvez le faire directement dans le tableau Excel. La modification s’effectuera automatiquement sur votre diagramme. En revanche, si vous souhaitez ajouter des valeurs, il vous suffit de cliquer sur le graphique, puis sur la petite icône « Filtre » qui apparait à côté de celui-ci à la suite de votre clic. Cliquez ensuite sur « Sélectionner les données… ». Vous pouvez alors ajouter des données à votre graphique. Pour cela, agrandissez votre plage de données de sorte que vous puissiez insérer une nouvelle tâche. Vous pouvez l’écrire manuellement sur la ligne ou sélectionner la zone à l’aide de votre souris. Vous l’élargirez verticalement si vous voulez entrer de nouvelles tâches. En revanche, si votre tâche se répète dans le temps, vous pouvez élargir la zone horizontalement et ajouter de nouvelles colonnes dans le tableau. Indiquez les nouvelles valeurs, actualisez la plage de données et retirez à nouveau la couleur de remplissage qui est inutile (comme vu à l’étape 2). Vous remarquerez que la deuxième barre est d’une couleur différente aux autres. Pour changer la couleur, il vous suffit de sélectionner cette barre et de mettre la même couleur que les autres barres.
Etape 4 : Peaufinage du diagramme
Pour apporter plus de clarté à votre diagramme, il est possible de donner une couleur différente à vos barres horizontales. Pour cela, il vous suffit de procéder de la même façon que lorsque nous avons effacé la partie bleue du diagramme. Sélectionnez une barre en particulier en double-cliquant dessus et choisissez la couleur dans l’onglet « Remplissage ». Vous pouvez aussi masquer ou afficher certains éléments en cliquant sur le graphique et ensuite sur l’icône « Plus » qui apparait à côté de celui-ci à la suite de votre clic. En sélectionnant « Etiquettes de données », vous pouvez afficher la durée de vos tâches. Enfin, il est possible de changer le titre en cliquant sur « Titre du graphique » directement sur celui-ci ou encore d’adapter vos axes en cliquant dessus à l’aide du clic droit de votre souris. Par exemple, en effectuant un clic droit sur l’axe des abscisses et en cliquant sur « Mise en forme de l’axe… », il est possible de modifier l’intervalle de votre axe en changeant les unités dans le menu qui s’ouvre sur le côté droit de votre page.
Vous savez désormais comment créer une version simplifiée du diagramme de Gantt sur Excel. En revanche, ce diagramme présente quelques limites. Par exemple, il ne permet pas de mettre en évidence les relations de dépendance. Dès lors, nous vous conseillons de travailler sur des modèles prédéfinis et plus complets comme mentionné au début de ce tutoriel afin de gérer au mieux vos projets.
Si vous souhaitez vous perfectionner sur l’outil Excel et en savoir plus sur le diagramme de Gantt et d’autres graphiques, vous pouvez suivre notre formation en cliquant sur ce lien :
