Dix astuces pour gagner du temps au travail !

Un.e chef.fe d’entreprise, un.e commercial.e, un.e assistant.e de direction, un.e journaliste etc. : à chaque métier, ses particularités. Selon une récente étude menée par le cabinet de communication Havas Worldwide ( menée sur 10 000 salariés de 28 pays), une personne sur trois a l’impression de courir sans arrêt après le temps. Une proportion qui passe à près de 50%, si l’on fait un zoom sur la génération Y. Ainsi, pour parer au « manque de temps » au travail, s’il n’y a nulle panacée, il existe quelques astuces élémentaires et efficaces, un savant mélange d’ organisation et de bien-être. 

 

#1 Les défaillances informatiques

L’ordi qui plante, le réseau wifi qui rame, le papier qui bourre l’imprimante ou qui vient à manquer, le toner à sec : autant de raisons qui – non seulement – font perdre un temps fou, mais qui déconcentrent, énervent et démotivent aussi. Veillez donc à miser sur un équipement informatique au top, avec le service technique qui va avec.

 

#2 Ces mails et messages qui nous inondent

 Se plonger dans un océan de mails, à peine arrivé au boulot : il y en a qui trouvent ça décourageant, là où d’autres estiment que c’est une façon parfaite, pour démarrer la journée. Quoi qu’il en soit, il est nécessaire de planifier un à deux moments par jour (pas plus), pour consulter ses mails.

En moyenne, un employé reçoit 88 mails par jour (Etude Radicati Group, mars 2015). Quant aux cadres, ils barbotent pendant près de six heures par jour, dans leur messagerie.

Afin de ne pas perdre de temps, il est indispensable de s’astreindre à quelques règles élémentaires :

– Idéalement, il vous faudrait pouvoir déléguer la lecture et le classement de vos mails pro à un.e assistant.e qui les classera par degré d’urgence.

– Ne procrastinez pas : une boîte mail laissée à l’abandon est source d’opportunités perdues, de clients mécontents et de stress pour vous, façon tsunami.

– Créez une boîte (ou un dossier) dédiée uniquement aux newsletters.

– Décidez d’un moment (arrivée au boulot, 11h00, 15h00…) pour vous consacrer à la lecture de vos courriels.

– Décidez d’une période (matinée, par ex) pour désactiver les notifications, afin de ne pas être constamment dérangé.e. et pour pouvoir vous concentrer sur une tâche. (Cela vaut aussi pour whatsapp et les textos).

– Mettez en place une réponse automatique du type « J’ai bien reçu votre mail. J’en prendrai connaissance le plus vite possible. En cas d’urgence, appelez-moi ».

– Classez vos mails par statut (« urgent – répondre aujourd’hui », « à régler dans la semaine », « autres », par exemple)

– Classez vos contacts : par exemple, « VIP » pour vos clients importants ou votre chef.fe, etc.

– Répondez idéalement avec une seule phrase : rien de tel (pour vous et le destinataire), qu’un mail concis.

– Soignez l’objet de votre courriel, afin de pouvoir aisément le retrouver et ne pas perdre de temps.

– Ne mettez pas 25 personnes en copie : pensez au temps que les autres vont perdre, en étant inclus dans une boucle de discussion qui ne les concerne pas forcément.

 

#3 Les réunions inutiles et coûteuses

Une réunion sur deux est une réunion inutile qui fait perdre de l’argent à l’entreprise.

Une étude commandée par Sharp (le fabriquant d’électronique), révèle que, en France, les employé.es des petites et moyennes entreprises, passent, chaque mois, 25 heures en réunion. Outre que 56 % d’entre eux/elles les jugent ennuyeuses, ces réunions ont un impact financier important sur les entreprises : selon la même étude, ces réunions constituent une perte de 3000 €/an par employé, les salariés profitant des réunions pour textoter, aller sur les réseaux sociaux ou répondre à leurs mails. Des réunions sans téléphone portable pourraient être une piste de réflexion.

Préparez parfaitement votre réunion et faites-la durer le moins de temps possible, tout en choisissant un créneau intelligent : de fait, couper vos salariés en pleine tâche peut les frustrer. Total : vous ne récolterez qu’agacement, manque d’implication et désintérêt.

Pensez aussi à intégrer des éléments positifs, type résultats de la société, ou félicitations, dans vos réunions et ne critiquez jamais publiquement un salarié.

 

#4 : Ce qui est fait n’est plus à faire : hiérarchisez les tâches et estimez leur durée

 Pour maximiser votre efficacité, il vaut mieux ne pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour. Selon la loi de Pareto (aussi appelée « loi des 80/20 »), 80% des résultats sont obtenus par seulement 20% du travail fourni : c’est le fameux « 80/20 ».

En clair : il y a un tas de choses que l’on fait et qui ne servent pas nos objectifs. Donc, avant de rajouter un item à votre « to-do list », posez-vous la question : « Que se passerait-il si je ne le faisais pas ? Serait-ce catastrophique ? ».

Autre « loi », à garder en tête : la loi de Parkinson, qui pose que, plus nous avons de temps pour terminer une mission, plus nous prendrons de temps pour l’accomplir.

Faites une liste des choses à faire, avec un horaire, et cochez chaque action réalisée. Félicitez-vous. Reste que la « to-do list » ne fait pas l’unanimité : certains experts en management privilégient la « carte mentale », un outil de réflexion visuel, sous forme de représentation graphique (moins rigide et effrayant qu’une liste, qui peut donner l’impression de ne jamais vouloir s’arrêter).

 

#5 : Ne programmez pas 100 % de votre journée

 

La « loi de Hofstadter », un principe fondamental des activités humaines, affirme que « faire quelque chose prend toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter ». De fait, au travail, comme dans la vie, il y a des aléas, des surprises (bonnes ou mauvaises) et des événements fortuits qu’il faut gérer, sans compter la lassitude, ou la fatigue qui peuvent nous tomber dessus.

Ne programmez donc pas toute votre journée, mais seulement 60 % de celle-ci. Objectif : éviter le stress arracheur de cheveux du « je n’aurais jamais terminé tout ce qu’il y a sur ma liste ! » et passer une journée plus détendu.e. Tout comme la déconcentration, le stress est l’ennemi suprême de l’efficacité. Il mène aussi au découragement et – in fine – il peut avoir des répercussions fâcheuses sur l’état de santé. Pour en faire plus, essayez donc d’en faire un peu moins. Si aucun incident ne vient perturber la journée, vous aurez, en sus, le plaisir d’avoir fait « plus que prévu ».

 

#6 : Riez et identifiez vos moments optimums !

Plutôt du matin ? Gérez vos gros dossiers à ce moment-là. Pas un.e lève-tôt ? Consacrez la matinée aux tâches plus rébarbatives. Bref, identifiez, dans la journée, les moments lors desquels vous êtes le plus productif.ve.

Pour tirer le meilleur de soi-même, il s’agit aussi de ne pas considérer votre lieu de travail comme un goulag. Rire au boulot est un élément stratégique de performance, adopté par des sociétés comme Orange, AXA, Mac Donald’s ou Capgemini, qui ont recours à des coachs en humour.

 

Une minute de rire entraîne vingt minutes de relaxation, en faisant baisser le taux de cortisol, l’hormone du stress, tout en redonnant la pêche. Rire est non seulement bon pour la santé, mais en plus, rire crée du lien social, en renforçant la solidarité, l’envie de travailler ensemble, en dégrippant une situation coincée, par exemple. Rire constitue bel et bien un style de management à part entière.

  

#7 : Pauses, relaxation et massage

Nous ne sommes pas des machines. Notre durée optimale de concentration est seulement de 45 mn.  Aussi, pour régénérer notre potentiel de concentration, il est crucial de faire des pauses : pour une efficacité optimale, il ne faut pas passer plus de 2 séances de 45 mn sur une même tâche.

La pause peut, par exemple, être consacrée à un moment calme, dans une salle de détente confortable dotée d’un tableau sur lequel tout un chacun peut laisser un mot, faire un dessin (ce qui donnera des sujets de conversation et donc augmentera la cohésion entre les travailleurs). La pause peut aussi être dédiée…  à un massage. S’il est encore fort peu répandu, en Europe, le massage en entreprise (qui peut sembler une perte d’argent et de temps superflue) a tout bon. La preuve : des géants, comme Google, l’ont adopté. En effet, le massage accroît considérablement la motivation et la productivité ; il réduit l’absentéisme et les arrêts de travail (ce qui est un gain, pour l’entreprise, sur le long terme), en s’attaquant aux maux de dos, douleurs cervicales, tensions musculaires, liés à la position assise. Le massage dope aussi la cote de popularité de la société et de son/sa dirigeant.e.

 

#8 : Imposez des moments « Ne pas déranger » Dans un open space, entre Marco qui est intarissable sur les nuits pénibles de son nourrisson, Rachida qui vous propose une soirée théâtre vendredi qui vient, ou encore Nils qui vous raconte ses vacances au Mexique, on est sans arrêt interrompu. Ceci, couplé aux bruits des coups de fil des uns, des discussions des autres, sape la concentration et vous fait – in fine – perdre un temps fou. N’hésitez pas à vous isoler dans la salle de détente ou encore à sanctuariser votre « box » en imposant à vos collègues un moment « Ne pas déranger ».

 

#9 : Osez dire « non ! »  et déléguez

Déjà surchargé.e ? Si l’on souhaite vous confier une nouvelle tâche, évaluez votre capacité à la mener à bien. Les experts en management estiment qu’il ne faut pas avoir peur de dire non, de manière diplomate. Une réponse honnête, argumentée et justifiée se révélera plus profitable pour l’entreprise ou le/la client.e, qu’un travail mal fichu et bâclé. Par ailleurs, apprenez à déléguer. Faites une liste des tâches que vous pourriez confier à un.e stagiaire, par exemple, en argumentant du nombre d’heures que vous libéreriez ainsi, pour des dossiers plus compliqués.

 

#10 : Misez sur le télétravail

Donner la possibilité à vos salariés de choisir un jour par semaine, pour travailler depuis chez eux, si leur poste le permet, est toujours un pari gagnant.

De fait, en open space, le salarié est interrompu plus ou moins 150 fois par jour, alors que le télétravailleur n’est confronté, lui, qu’à 40 ou 50 perturbations journalières.

Moins de bruit, moins de dérangements : le salarié peut évidemment se concentrer mieux. Autre facteur à prendre en compte : en télétravail, les salariés travaillent généralement plus longtemps, estime l’Observatoire du télétravail.  En effet, comme ils n’ont pas dû « perdre » du temps à s’apprêter et à se rendre au bureau, il semble naturel aux employés de consacrer un peu plus de temps à leur travail.

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